Come affrontare l’ingresso di un nuovo gestionale in azienda?

In questo articolo si vogliono dare alcune indicazioni per non andare incontro a brutte sorprese o, addirittura, rischiare di far fallire il progetto.
Un progetto informatico gestionale, come già accennato più volte, richiede una grossa disponibilità di risorse. Sono progetti di lunga durata e, molto presumibilmente, potrebbero subire variazioni in futuro.
Una buona analisi e pianificazione iniziale potrebbe ridurre di molto il rischio di fallimento.
Una prima regola da tenere in considerazione è che un progetto informatico gestionale non è composto soltanto dalla componente tecnica informatica. Un nuovo sistema informativo aziendale prevede anche una buona dose di pianificazione e riprogettazione dei processi operativi, direzionali e talvolta strategici aziendali.
Questo vuol dire che tutto il personale interno all’azienda (con le loro competenze e background culturale) verrà coinvolto all’interno del progetto. E’ indispensabile quindi prevedere da subito sessioni di formazione, laddove ce ne sia necessità, per migliorare l’utilizzo dei sistemi informatici soprattutto nei reparti operativi.
Senza un “buon utilizzo” dei sistemi informatici nei processi operativi si produrrebbe una perdita di informazioni che comprometterebbero la qualità del dato anche ai livelli alti della gerarchia aziendale. Il risultato più comune è che i responsabili aziendali non si fidano più delle informazioni che gli arrivano dai reparti produttivi e ricercano il “dato” nella solita maniera tradizionale alla quale sono più abituati (verbalmente o attraverso informazioni cartacee) .
Sotto questo punto di vista l’azienda potrebbe aver investito molti soldi per un buon sistema informatico ma, di fatto, non riesce a sfruttarne i benefici per problemi interni (come quello descritto sopra) che non sono stati presi in considerazione.
Ecco i principali punti da prendere in considerazione prima di affrontare un processo di migrazione ad un nuovo sistema informatico:
  1. Analisi AS-IS aziendale: situazione attuale aziendale ed individuazione dei principali processi critici di business al fine di ottimizzarli
  2. Analisi TO-BE: analisi effettuata dopo le ipotesi di reingegnerizzazione e di “ristrutturazione” aziendale
  3. Scelta di un buon prodotto informatico che rispetti i canoni di scalabilità ed estendibilità e sia facilmente configurabile a livello utente
  4. Scelta di un buon partner che accompagni l’azienda lungo tutto il suo processo d’informatizzazione
  5. Pianificare sessioni di formazione e di test

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