Terzo passo. Il ciclo passivo – ordine di acquisto e magazzino

Prima di iniziare a vedere le fasi principali di ciclo attivo e ciclo passivo della nostra Azienda srl dovremo configurare i magazzini necessari per il processo di vendita e di acquisto.

Noi vogliamo, infatti, che una volta acquistati i prodotti, la merce entri nel magazzino standard, venga spostata nel magazzino Centrale e da qui venga spedita al cliente.

Il magazzino standard è già impostato di default dal sistema. A questo punto entriamo in Magazzino e aree stoccaggio, come in figura, per configurare il magazzino MagazzinoCentrale.

Come possiamo vedere nella figura successiva il sistema ci chiede d’impostare l’indirizzo del magazzino (nel quale sarà ubicata la merce).

L’element separator è un carattere speciale che separa, all’interno del nome del magazzino, le tre dimensioni per individuare la locazione del prodotto. Esempio, MagazzinoCentrale*3*2*3. Questo nome identifica la locazione di MagazzinoCentrale di altezza 3, larghezza 2 e profondità 3.

Nel TAB area Stoccaggio possiamo identificare il nome dell’area di stoccaggio da utilizzare e come è composta. Le tre variabili X, Y, Z identifica rispettivamente l’altezza, larghezza e profondità. Oppure, corridoio, altezza e scaffale a seconda di come preferiamo configurarlo.

In questo caso utilizziamo le tre variabili con posizione fissa a 1. Questa locazione sarà utilizzata per default. In realtà se ne potrebbero generare centinaia di locazioni ma per adesso ci limitiamo ad averne una sola.

Tornando sulla schermata di anagrafica prodotti possiamo impostare la locazione dei prodotti in maniera predefinita.

Selezionando locator comparirà questa finestra sulla quale è possibile selezionare la locazione del prodotto in questione. Su questa finestra possiamo inserire nuove locazioni a nostro piacimento.

Una volta configurati i magazzini iniziamo con il processo di ciclo passivo. Questi sono solo esempi, in realtà ogni configurazione di processo si dovrebbe studiare a tavolino in modo da ottenere la configurazione ottima per la nostra realtà aziendale, ad esempio: si dovrebbe decidere quante e quali persone possono gestire il processo a livello operativo, quale personale di controllo del processo…

Selezionando dal menù di ciclo passivo la finestra ordine di acquisto otteniamo la schermata come nella figura successiva. Per ogni ordine si dovrà compilare una testata del documento, con informazioni relative al fornitore, all’azienda che esegue l’ordine… e delle righe di dettaglio con le informazioni sugli oggetti dell’ordine (prodotti, prezzi, tasse…)

Nel caso seguente stiamo per fare un ordine di acquisto verso Fornitore1 (precedentemente configurato) in cui la spedizione dovrà arrivare nel magazzino Standard e si utilizzerà il listino acquisti per i prezzi dei prodotti. Tutte queste informazioni sono state inserite automaticamente dal sistema perché precedentemente configurate all’interno delle anagrafiche.
E’ possibile inserire anche un’agente della nostra società come responsabile dell’acquisto.
Impostiamo inoltre come termine di pagamento 30 giorni.

Sulle righe degli ordini registriamo tutti i singoli prodotti che vogliamo acquistare. Nell’esempio successivo vogliamo fare un ordine di prodotto1, prodotto10, prodotto11. Anche nelle righe dell’ordine alcuni valori sono impostati automaticamente una volta che scegliamo il prodotto: la locazione, il prezzo…
Tutti questi valori si possono modificare manualmente al momento dell’ordine.

Adesso possiamo tornare alla testata del documento ordine di acquisto e cliccare su completa. In questo modo l’ordine non si ritroverà più in stato bozza ma, se non ci sono stati problemi, andrà in stato completato in modo da poterlo stampare ed inviarlo al fornitore.

Una volta completato l’ordine possiamo visualizzare il TAB imposta per verificare lo stato e l’ammontare delle imposte sui singoli prodotti.

Torniamo per un attimo alla visualizzazione delle informazioni sui prodotti. Come si vede nella schermata seguente la disponibilità dei prodotti è 0. Ciò vuol dire che, una volta importati i prodotti, non abbiamo ancora fatto un inventario fisico di magazzino. L’inventario serve per aggiornare il sistema in merito alle quantità fisiche di prdootto che devono essere registrate.

Per il momento supponiamo che tutte le disponibilità sono a 0. Dato che vogliamo vendere il prodotto1, prodotto10 e prodotto11 non avendoli disponibili in magazzino, li acquistiamo da Fornitore1.
Se selezioniamo su un prodotto si apre un dettaglio in basso alla schermate che ci visualizza la situazione delle quantità in magazzino del prodotto selezionato. Nel nostro esempio non abbiamo ancora nessuna quantità, per tanto, non esistono righe da visualizzare.

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