La standardizzazione è possibile definirla come un processo di reingegnerizzazione che tende a far avere lo stesso comportamento a tutte le istanze di un determinato processo aziendale.
Ad esempio, un processo di ciclo attivo prevede, nella maggioranza dei casi, un ordine di vendita, una spedizione merci ed una fattura verso il cliente. Tutte le istanze di questo processo si comportano esattamente allo stesso modo; ciò vuol dire che per tutti gli ordini di vendita seguono spedizione merce e fattura verso il cliente.
Idealmente se tutti i processi si comportassero allo stesso modo allora sarà molto semplice applicare un sistema gestionale integrato.
Infatti, supponendo che un gestionale ERP supporta un’istanza del processo di ciclo attivo, in un processo standardizzato il sistema riesce a supportare anche tutte le altre istanze di processo (senza aver bisogno di nuove implementazioni). In poche parole in un processo standardizzato tutte le vendite verranno gestite allo stesso modo: ordini, spedizioni e fatture senza alcuna eccezione.
Se un processo contiene invece molte eccezioni allora sarà molto più complicato per un gestionale supportare tutte le sue istanze di processo. Se, ad esempio, durante il ciclo attivo si rompe il materiale durante la spedizione merce o la merce non viene fatta passare in dogana oppure il cliente vuole la fattura fatta in un certo modo ecc.. insomma, se esistono tante eccezioni allora un gestionale aziendale farà molta più fatica a supportare tutti i processi.
Questa è una delle pricincipali cause di insuccesso di un ERP in una piccola e media impresa.
La piccola e media impresa lavora, purtroppo, con un altissimo grado di eccezioni. Questo è dovuto all’altissima flessibilità del mercato nel quale opera e dalle richieste dei clienti sempre più esigenti.
Un gestionale integrato ERP per trovare spazio all’interno di una piccola e media impresa deve tenere in considerazione anche l’altissimo grado di flessibilità a cui sono sottoposti i processi aziendali.
Su questo portale abbiamo dato moltissima importanza al grado di customizzazione di un gestionale direttamente a livello utente. Il responsabile informatico deve essere messo in condizione di supportare le diverse richieste di mercato senza dover necessariamente chiamare i fornitori del sistema gestionale.
Dall’altra parte è anche vero che la PMI, quando è possibile, potrebbe comunque ottimizzare i suoi processi aziendali cercando di standardizzarli il più possibile.
Il responsabile del sistema informatico, conoscendo la realtà aziendale, dovrà trovare delle soluzioni in modo da gestire le frequenti eccezioni in tempi brevi (soprattutto su processi core-business) ma pretendere la standardizzazione dei processi (o attività) non core-business.
In questo modo è possibile introdurre, in maniera molto graduale, un gestionale integrato e sfruttarne tutti i vantaggi senza rischiare malfunzionamenti.
