Creazione ordini e fatture automatizzate per tutte le aziende

Con la crisi, il cambiamento e la nascita di nuovi mercati assistiamo ad un forte aumento di nuove aziende (anche startup) che dovranno essere dotate di un sistema per la creazione e la gestione dei documenti contabili.

Tra le opzioni più comuni (sopratutto nelle startup) la gestione dei documenti avviene in maniera manuale: spesso si utilizza office per la creazione di documenti e si utilizza un server centralizzato per l’archiviazione digitale. Molte volte il documento viene salvato nel PC dell’amministratore.

Sebbene questa soluzione risulta molto comoda ed economica il rischio è che con il tempo si potrebbero avere alcune difficoltà a gestire la quantità di informazioni (sopratutto se l’azienda presenta un aumento del proprio business).

Inoltre, questa soluzione non sfrutta i dati già in possesso per fare valutazioni economiche sull’andamento del proprio business. Gli amministratori sono quindi costretti ad aggiornare di volta in volta un foglio excel con tutti i dati di vendita e acquisto.

E’ indispensabile, secondo noi, dotarsi già da subito di uno strumento per la gestione del ciclo passivo e  attivo in modo da tenere sempre aggiornati i costi e i ricavi ed in modo da tenere traccia (su un server centralizzato) di tutti i documenti creati.

Software per la gestione del ciclo attivo e passivo esistono e sono anche facilmente reperibili sul mercato a prezzi più o meno vantaggiosi. Potete provare a cercarlo con il nostro servizio gratuito di ricerca software: http://www.informaticagestionale.it/CercaSoftware/

 Quello che vi proponiamo è di fare un passo in più; non solo avere la gestione del ciclo attivo e passivo ma “allacciare” questi documenti (con tutti gli importi) al vostro processo di business durante tutti gli stati di avanzamento.

In questo modo conoscerete l’incidenza di costi e ricavi durante tutte le fasi del vostro core business.

Ad esempio, supponiamo che il vostro core business è la vendita di progetti su commessa. Durante la lavorazione vi servite di un fornitore. Nel momento stesso in cui il fornitore vi invia la fattura voi potete registrarla nel sistema associandola direttamente (come costo) sul vostro progetto. (operazione che viene fatta automaticamente dal sistema)

Quando in un secondo momento venderete il progetto al cliente potete creare la fattura di vendita ed associarla direttamente al progetto in modo da determinarne istantaneamente i ricavi (prezzo vendita – costi sostenuti del fornitore).

 Se questa operazione la moltiplicate per tutti i progetti venduti noterete che, alla fine, sarete in possesso di informazioni economiche fondamentali per l’azienda e, cosa più importante, avrete ottimizzato il processo di gestione e creazione dei documenti contabili.


Nel prossimo tutorial vedremo un esempio pratico con il sistema gestionale Adempiere (che ricordiamo è libero di licenza e completamente gratuito).

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