Analisi dei processi aziendali: un esempio su come iniziare un progetto informatico

Facciamo una piccola premessa. Il progetto informatico di cui ci occupiamo riguarda l’ottimizzazione dei flussi operativi e direttivi all’interno delle organizzazioni.

Prima di iniziare un nuovo progetto informatico è necessario eseguire un’ analisi AS-IS per valutare gli impatti e le sinergie che si andrebbero a creare nella propria organizzazione. Di seguito schematizzo le principali attività che un responsabile informatico (interno o esterno) dovrebbe eseguire per compilare una buona analisi AS-IS:

  1. interviste agli operatori (nei diversi reparti aziendali) per capire quali attività svolgono e quali strumenti utilizzano per svolgerle
  2. raccolta delle informazioni disegnando i primi flussi di processo, eventualmente chiedendo conferma agli operatori ed al process owner (se è presente) o al manager.
  3. il documento finale è un analisi AS-IS  su cui vengono evidenziati i processi con i rispettivi diagrammi e le criticità (presenza cicli, lavori ripetitivi, colli di bottiglia…). Il miglior diagramma da utilizzare, in questi casi, è il Business Behaviour View che mostra le attività ed il flusso operativo tra i vari reparti. In allegato un esempio molto semplificato

dall’analisi AS-IS si produrranno (a seconda di preselezionate KPI) una o più proposte di reingegnerizzazione del processo (da scegliere in base ai costi-benefici) in allegato alcuni esempi: nella prima soluzione ipotizziamo di introdurre un software di gestione magazzino. Nella seconda ipotizziamo di introdurre un software gestionale ERP integrato tra i vari reparti aziendali.


PRIMA SOLUZIONE

SECONDA SOLUZIONE

Ognuno di questi diagrammi (che sono solo una parte del documento TO-BE) diventerà patrimonio informativo aziendale e possono essere utili per eventuali audit interni.

Una volta definito il TO-BE, si apre un nuovo capitolo che riguarda la messa in opera del progetto che tratteremo in un altro capitolo.

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