Progetto ERP in azienda, best practice per massimizzarne i vantaggi

Viste le domande che negli anni mi sono pervenute direttamente sul blog InformaticaGestionale.it provo a scrivere qui alcune considerazioni sul tema ERP in azienda.

Inizierei la discussione a partire dalle prime domande alle quali deve rispondere chi gestirà il progetto di migrazione (project owner) del gestionale: chi promuove l’ERP in azienda? quali sono i principali obiettivi che si vogliono raggiungere? quali sono i reali bisogni?

Questo perchè è necessario rendersi conto sin da subito che massimizzare i vantaggi di un progetto ERP in azienda dipende da tantissimi fattori che non riguardano semplicemente una determinata applicazione software.

BEST PRACTICE PER IL CLIENTE PRIMA DI INIZIARE IL PROGETTO

  1. fare una buona analisi AS-IS partendo dall’osservazione diretta dell’operatività e produrre un documento TO-BE con le soluzioni proposte: in alcuni casi, dopo una buona analisi, ci si può rendere conto che non per forza adottare un sistema ERP può essere la soluzione più adatta
  2. automatizzare ed ottimizzare il più possibile i processi aziendali. Un software ERP è più facilmente adattabile su processi ottimizzati e standardizzati. In generale, la reingegnerizzazione dei processi è sempre una buona pratica aziendale.
  3. coinvolgere tutta l’organizzazione nel progetto di migrazione: informare i vari reparti (anche quelli meno impattati) su come cambieranno i processi e quali sono i risultati che si vogliono ottenere. Creare, laddove possibile, enfasi e promuovere in maniera positiva il cambiamento. Quest’attività deve essere fatta in qualsiasi momento ed in qualsiasi situazione, anche (o sopratutto) in caso di “fallimento” del progetto: un fallimento può essere gestito nel tempo in modo da correggere gli errori e cercare di migliorare. La valutazione negativa delle persone al primo ostacolo in merito al cambiamento rende i miglioramenti più difficili da affrontare.
  4. partner e software selection: soltanto dopo aver affrontato la fase di analisi si può procedere con la software e la partner selection. Esistono tantissimi software ERP presenti sul mercato; ognuno ha una propria copertura funzionale che dovrà essere studiata dal responsabile del progetto per capire come integrare l’ERP in azienda e, sopratutto, da dove iniziare.
  5. incaricare un responsabile del progetto: affidare il progetto ad un esperto del settore ERP che lavori per conto del cliente. Può essere un interno oppure un esterno. Non deve essere una persona legata al fornitore per evitare problemi di conflitto di interessi. La persona indicata dovrà conoscere i processi aziendali (abbia almeno partecipato alla fase di analisi), dovrà saper dialogare sia livello tecnico (riesca ad intervenire in caso di soluzioni tecniche non idonee o non ottimizzate) che a livello decisionale sia con i partner che con gli stakeholder aziendali. Dovrà lavorare e collaborare in stretto contatto con i fornitori in modo da mettersi a disposizione per qualsiasi domanda, per visualizzare gli stati di avanzamento, per dare valuazioni sui MVP, per dare feedback, per trasferire le nuove esigenze dei clienti ecc…
  6. contrattualizzare con il fornitore un approccio “agile” che promuova una stretta collaborazione ed una flessibilità tra le parti al fine di raggiungere gli obiettivi prefissati nei tempi e nei costi stabiliti. In buona sostanza: non più “raccolta esigenze”, “sviluppo”, “test” e “deploy” ma un approccio che si basa su continui feedback di valutazione MVP ed in modo che le decisioni possano essere prese anche in tempo reale. Prevedere in questa fase anche le attività di formazione del personale e degli utenti chiave.
  7. contrattualizzare con il fornitore (o includere nel contratto) la manutenzione del software (manutenzione ordinaria meglio se a canone, quella straordinaria di solito definito come “costo a giornata”) specificando chiaramente i campi di applicazione: interventi di aggiornamento del software, bug fixing, prevenzione guasti, adeguamento normative ecc.

BEST PRACTICE PER IL FORNITORE

Il cliente soddisfatto di un progetto ERP è fonte di profitto di lungo periodo ed anche di tanti altri progetti satelliti di innovazione che necessariamente dovranno interagire con l’ERP. Quindi, mantenere un’alto grado di soddisfazione del cliente, si rileva molto vantaggioso in termini economici. Al contrario, avere un basso grado di soddisfazione del cliente equivale anche ad esporsi a problematiche di tipo legale (nel caso in cui il cliente si ritenga danneggiato) e di tipo economico (nel caso in cui il sistema presenta molti bug e necessita di continui interventi per funzionare correttamente. Interventi che, in buona parte, sono a carico del fornitore).

Concludo individuando 3 punti di best practice per il fornitore

  1. interagire continuamente con il cliente ad ogni milestone raggiunto per capire se si sta andando nella direzione corretta e se, nel frattempo, le esigenze non sono cambiate.
  2. eseguire adeguate sessioni di formazione rilasciando anche manuali d’uso. Un cliente che non sa usare l’applicativo, anche se fatto bene, sarà sempre insoddisfatto.
  3. contrattualizzare il lavoro con il cliente focalizzandosi su un approccio di stretta collaborazione e di flessibilità. Il cliente è da considerarsi un partner.

Come creare un orto da balcone con irrigazione automatizzata con l’intelligenza artificiale

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In questo tutorial spiegherò come creare un orto da balcone dall’assemblaggio dei materiali all’aggiunta dell’intelligenza artificiale per l’irrigazione automatizzata.

vantaggi irrigazione attraverso AI

  • Si autoadatta al microclima esterno: se ci sono giornate di sole e/o ventilate, il sistema fa irrigazione con più frequenza. Altrimenti riduce la frequenza di irrigazione “autoimparando” dall’ambiente esterno.
  • Riduzione sprechi d’acqua con irrigazione più efficiente.
  • Si autoadatta alle apparacchiature elettroniche utilizzate riducendo gli errori legati alle approssimazioni dei sensori (chiunque può scegliere il sensore che meglio crede)
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Come capire se il cliente sarà un cattivo pagatore con l’intelligenza artificiale, un pratico esempio

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Oggi scopriremo, grazie ad un algoritmo che implementa il classificatore di Naive-Bayes (un classificatore che si basa sul teorema delle probabilità di Bayes), come individuare preventivamente se i clienti (o potenziali clienti) saranno buoni o cattivi “pagatori” per un particolare prodotto o servizio.

Buona parte dei sistemi gestionali permettono di esportare l’elenco dei clienti e la rispettiva situazione delle fatture saldate o insolute.

Queste informazioni sono fondamentali per il riconoscimento predittivo e rappresentano il training set dell’algoritmo.

Più l’esportazione è dettagliata e migliore sarà l’accuratezza della predizione.

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Analisi dei processi aziendali: un esempio su come iniziare un progetto informatico

Facciamo una piccola premessa. Il progetto informatico di cui ci occupiamo riguarda l’ottimizzazione dei flussi operativi e direttivi all’interno delle organizzazioni.

Prima di iniziare un nuovo progetto informatico è necessario eseguire un’ analisi AS-IS per valutare gli impatti e le sinergie che si andrebbero a creare nella propria organizzazione. Di seguito schematizzo le principali attività che un responsabile informatico (interno o esterno) dovrebbe eseguire per compilare una buona analisi AS-IS:

  1. interviste agli operatori (nei diversi reparti aziendali) per capire quali attività svolgono e quali strumenti utilizzano per svolgerle
  2. raccolta delle informazioni disegnando i primi flussi di processo, eventualmente chiedendo conferma agli operatori ed al process owner (se è presente) o al manager.
  3. il documento finale è un analisi AS-IS  su cui vengono evidenziati i processi con i rispettivi diagrammi e le criticità (presenza cicli, lavori ripetitivi, colli di bottiglia…). Il miglior diagramma da utilizzare, in questi casi, è il Business Behaviour View che mostra le attività ed il flusso operativo tra i vari reparti. In allegato un esempio molto semplificato
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Digital Transformation Manager

Il digital transformation manager o responsabile dell’innovazione aziendale è una figura professionale strategica che si occupa dell’innovazione digitale di un’azienda. Questa figura studierà i processi aziendali, rileverà eventuali inefficienze ed applicherà soluzioni digitali per ottimizzarne il flusso. L’ottimizzazione avviene attraverso l’ausilio di strumenti digitali che, a seconda dei costi e benefici, potranno essere introdotti gradualmente all’interno della struttura organizzativa.

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