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Sistemi informativi

Come affrontare l’ingresso di un nuovo gestionale in azienda?

In questo articolo si vogliono dare alcune indicazioni per non andare incontro a brutte sorprese o, addirittura, rischiare di far fallire il progetto.
Un progetto informatico gestionale, come già accennato più volte, richiede una grossa disponibilità di risorse. Sono progetti di lunga durata e, molto presumibilmente, potrebbero subire variazioni in futuro.
Una buona analisi e pianificazione iniziale potrebbe ridurre di molto il rischio di fallimento.
Una prima regola da tenere in considerazione è che un progetto informatico gestionale non è composto soltanto dalla componente tecnica informatica. Un nuovo sistema informativo aziendale prevede anche una buona dose di pianificazione e riprogettazione dei processi operativi, direzionali e talvolta strategici aziendali.
Questo vuol dire che tutto il personale interno all’azienda (con le loro competenze e background culturale) verrà coinvolto all’interno del progetto. E’ indispensabile quindi prevedere da subito sessioni di formazione, laddove ce ne sia necessità, per migliorare l’utilizzo dei sistemi informatici soprattutto nei reparti operativi.
Senza un “buon utilizzo” dei sistemi informatici nei processi operativi si produrrebbe una perdita di informazioni che comprometterebbero la qualità del dato anche ai livelli alti della gerarchia aziendale. Il risultato più comune è che i responsabili aziendali non si fidano più delle informazioni che gli arrivano dai reparti produttivi e ricercano il “dato” nella solita maniera tradizionale alla quale sono più abituati (verbalmente o attraverso informazioni cartacee) .
Sotto questo punto di vista l’azienda potrebbe aver investito molti soldi per un buon sistema informatico ma, di fatto, non riesce a sfruttarne i benefici per problemi interni (come quello descritto sopra) che non sono stati presi in considerazione.
Ecco i principali punti da prendere in considerazione prima di affrontare un processo di migrazione ad un nuovo sistema informatico:
  1. Analisi AS-IS aziendale: situazione attuale aziendale ed individuazione dei principali processi critici di business al fine di ottimizzarli
  2. Analisi TO-BE: analisi effettuata dopo le ipotesi di reingegnerizzazione e di “ristrutturazione” aziendale
  3. Scelta di un buon prodotto informatico che rispetti i canoni di scalabilità ed estendibilità e sia facilmente configurabile a livello utente
  4. Scelta di un buon partner che accompagni l’azienda lungo tutto il suo processo d’informatizzazione
  5. Pianificare sessioni di formazione e di test
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Informatica e piccole medie imprese italiane. Da che parte iniziare?

Oramai già da diverso tempo è in atto un vero e proprio boom di offerta nel mondo dell’informatica gestionale. Vengono proposti software più o meno specializzati per determinati settori sia in forma OpenSource che commerciale.

Come fa un piccolo medio imprenditore a scegliere il software più adatto alle sue esigenze in questa jungla vastissima di informazioni e proposte?

La risposta è che è improbabile trovare un software gestionale perfettamente “calzante” con i processi operativi di una PMI. Anche il gestionale più vicino alle esigenze aziendali avrà bisogno, prima o poi,  di essere personalizzato. Questo per via della natura flessibile del mercato in cui operano le aziende.

Sotto questo punto di vista l’imprenditore, prima di investire soldi, dovrà scegliere il proprio partner gestionale con la consapevolezza che gli venga garantito un buon servizio con costi non eccessivamente alti e per un lungo periodo di tempo.

A nostro avviso un buon software dovrebbe avere le seguenti caratteristiche:

–          Ampio portafoglio applicativo per una buona copertura funzionale dell’azienda: di base un gestionale dovrebbe già ottimizzare e gestire i processi core business di un’azienda.

–          Buona flessibilità e capacità di adattarsi velocemente alle esigenze del business aziendale: il software deve dare la possibilità alle aziende di poter configurare i propri processi operativi in maniera semplice e sicura.

–          Buona manutenzione: il gestionale, visto che dovrà durare per molto tempo all’interno di un’azienda, dovrà essere adeguatamente mantenuto dai suoi fornitori nelle sue funzionalità di base. In questo modo si potranno ottimizzare le procedure, correggere eventuali errori, migliorare la tecnologia informatica ecc… La manutenzione del software è di per se un’attività molto costosa e complessa. I fornitori di un sistema gestionale con questa caratteristica dovranno essere abbastanza grandi e strutturati per affrontare tali costi.