Fatturazione elettronica per le aziende

Dal primo Gennaio del 2019 ci sarà l’obbligo per le aziende private di inviare e ricevere la fattura elettronica.  Che cos’è effettivamente la fattura elettronica?

La fattura elettronica non è nient’altro che un file digitale con estensione xml (es, Invoice002.xml) che potrà essere emesso, trasmesso e conservato esattamente come fosse una fattura cartacea.

Per fatturazione elettronica si intende il sistema informatico in grado di permettere l’emissione, la trasmissione e la conservazione delle fatture direttamente con il sistema di interscambio dell’agenzia delle entrate (SDI).

La fatturazione elettronica (o digitale), oltre a permettere le normali operazioni che si svolgevano su una fattura cartacea, porta con sè tutti i vantaggi e le peculiarità tipiche di un sistema digitale: controllo automatizzato sulla correttezza dei dati (ad esempio se la partita IVA esiste ancora), sulla completezza dei dati (tutti i campi devono essere correttamente compilati: data documento, partita IVA, ragione sociale, importo…), sulla conformità dei dati (una partita IVA dovrà necessariamente essere riconosciuta dall’agenzia delle entrate), integrità ed inalterabilità nel tempo ed emissione da parte di un solo proprietario (grazie alla firma digitale rilasciata da un ente terzo).

La fatturazione elettronica è un sistema informatico che coinvolge diversi attori e diversi sistemi eterogenei tra loro:

  • sistema gestionale. Il sistema dovrà essere in grado di generare la fattura in formato digitale (.xml). Sicuramente il fornitore del sistema gestionale dovrà aggiornare il software in tal senso oppure fornire un tool per la conversione in xml dei dati di fattura che attualmente risiedono nel database. (esistono molti tool anche gratuiti che permettono la generazione di xml da database preesistenti).
  • Operatore economico. L’entità che emette la fattura
  • Sistema di interscambio (SDI)Il sistema di interscambio è un sistema digitale dell’agenzia delle entrate che permette di effettuare controlli sulle fatture ricevute (ogni non conformità viene segnalato con messaggi di errori standard), permette di ricevere le fatture in formato xml secondo un preciso template, permette di inoltrare le fatture ai legittimi destinatari. Il sistema di interscambio non svolge ruoli amministrativi e di conservazione delle fatture.
  • Portali HUB accreditati per la fatturazione elettronica. I portali si interpongono tra l’operatore economico ed il sistema di interscambio in modo da gestire l’interscambio, il controllo e, talvolta, anche la conservazione delle fatture per conto degli operatori economici. Non è obbligatorio ma consente alle aziende un notevole risparmio di tempo per la gestione delle fatturazione elettronica. In genere questi portali creano indirizzi univoci di destinazione delle fatture.
  • Indirizzo di destinazione. Può essere una PEC (va bene per aziende che producono una limitata quantità di fatture, infatti la PEC è soggetta ai limiti di una normale casella di posta; una volta piena allora non riceve più nulla) oppure l’indirizzo univoco nel caso ci sia un portale che fa da tramite per le fatture.

Esistono tantissimi software gratuiti o meno (a seconda delle necessità aziendali) che aiutano le aziende a produrre le fatture elettroniche.

Come responsabile informatico ritengo che questa sia una grossa opportunità di ottimizzazione dei propri processi operativi aziendali sopratutto di ciclo passivo ed attivo e le aziende dovrebbero agevolare questa innovazione anziché subirla passivamente.