Il responsabile del sistema informatico aziendale

Come avevamo scritto almeno 7 anni fa su questo blog  la figura del responsabile informatico ad oggi risulta ancora più importante proprio per gli stessi motivi di cui parlavamo tempo fa.

In tutti questi anni di esperienza l’informatica ha subito enormi cambiamenti: soluzioni più o meno innovative, mode passeggere, il boom dei dispositivi mobili…

quello che però, secondo me, ha inciso più di tutto sull’innovazione tecnologica informatica è stata la facilità con cui le applicazioni interagiscono con il mondo esterno (sia in termini di condivisione dei dati che in termini di interazione con altri servizi applicativi) e la semplicità di utilizzo delle applicazioni (tanto che è l’applicazione stessa a suggerirti come fare cosa in pochissimi click).

L’informatica si è messa a disposizione del grande pubblico migliorando principalmente ciò che riguarda la user experience, ovvero, l’interfaccia utente.

Tutto questo va a scapito della necessità di privacy e spesso e volentieri troviamo aziende che, pur di mantenere la comodità applicativa, è disposta a cedere anche alle proprie informazioni aziendali.

In questo scenario la figura del responsabile informatico è ancora più importante rispetto a qualche anno fa. Infatti, se le applicazioni oggi aprono grandi scenari, è anche vero che tutto ciò che si vede non è altro che la punta di un’iceberg di architetture applicative molto articolate.

E’ necessario quindi puntare a software di nuova generazione (che abbiano quindi infrastrutture capaci di aprirsi all’esterno sia nei contenuti che nelle funzionalità, ad esempio integrando plugin) e puntare sulle customizzazioni che rendano il software flessibile a qualsiasi esigenza dovesse presentarsi. Le customizzazioni per essere implementate in tempi brevi devono essere affidate a colui che conosce la realtà aziendale, ovvero, il responsabile aziendale.

Le aziende che puntano su un buon consulente informatico e su software di ultima generazione riescono a gestire in tempi brevi qualsiasi esigenza aziendale. In questo modo riescono ad essere molto più reattive e più competitive dei concorrenti sul mercato.

Problemi con i fornitori del gestionale aziendale

Se state leggendo questo articolo vuol dire che state avendo grossi problemi con i vostri fornitori dei sistemi informatici aziendali.

Su questo blog sono state ripetute più volte le ragioni per cui bisogna essere sicuri non solo del sistema informatico ma anche del fornitore a cui affidarsi. Questa scelta potrebbe rilevarsi cruciale anche per la buona riuscita del progetto.

Più un’azienda lavora in un mercato altamente flessibile e più la scelta del software e del fornitore deve essere fatta in maniera altamente professionale e specializzata.

Introdurre un ERP in azienda non è mai una soluzione semplice. Se il progetto è gestito bene allora tutto il business ne trarrà un grosso vantaggio. Se, invece, è gestito male allora i costi “indiretti” potrebbero aumentare esponenzialmente.

Ma quali sono le problematiche più comuni quando si parte con un progetto ERP.

Ci sono problematiche endogene cioè che dipendono dalla struttura organizzativa, dal grado di informatizzazione del personale e così via… e problematiche esogene che dipendono da fattori esterni tra cui anche i rapporti con i fornitori.

In questo articolo ci concentriamo sui rapporti con i fornitori e come possa incidere sulla buona gestione di un ERP aziendale. Al di là della definizione degli aspetti contrattuali (su cui l’azienda dovrebbe farsi seguire più da un legale che da un tecnico) che stabiliscono i prezzi, la manutenzione, le date del go-live e così via è necessario anzitutto trovare fornitori che ispirino fiducia su lungo periodo.

Aziende ben strutturate e con un buon modello di business in grado di lavorare in maniera agevole in un mercato in continua evoluzione e cambiamenti.

Purtroppo, buona parte dei fornitori di sistemi ERP, utilizzano ancora schemi che andavano bene qualche decennio fa ma che oggi sono completamente inadatti. Ad esempio, se i fornitori lavorano con prodotti ERP poco flessibili e poco adattabili a livello utente, è facile immaginarsi che si trovano in un periodo di grosse difficoltà sia per i rapporti con i propri clienti che per l’aspetto economico finanziario. Infatti, oggi il mercato richiede continue evoluzioni al sistema informatico. Se il sistema è predisposto per essere facilmente adattato alle nuove esigenze allora nessun problema (a volte potrebbe modificarlo direttamente il cliente) se il sistema è poco flessibile (come la maggior parte dei sistemi ERP) allora i fornitori sono continuamente chiamati a nuovi e costosi sviluppi. In alcuni casi gli sviluppi possono anche essere fatturati al cliente (previa trattativa), in altri invece, devono essere per forza gestiti extra fattura.

Faccio un esempio, se il fornitore è partner  di un prodotto ERP che ha da poco aggiornato la release, è certo che dovrà aggiornare la versione anche per i suoi clienti. Ciò comporta test e sviluppi per ogni personalizzazione fatta per ogni cliente e queste modifiche, non potendo essere fatturate, sono soltanto costi extra per il fornitore.

A questo punto pare chiaro che un fornitore in grado di rimanere bene sul mercato è colui che utilizza anzitutto un software facilmente customizzabile a livello utente e poi che le varie personalizzazioni fatte ai clienti siano sviluppate in modo che qualsiasi aggiornamento futuro non implichi problematiche che dovranno essere gestiti con nuovi sviluppi extra.

Per questo motivo, se un’azienda non ha esperienza di sistemi informatici, sarebbe bene che si facesse seguire da un consulente esperto prima di adottare qualsiasi sistema ERP.

Se vuoi saperne di più non esitare a contattarci.

Informatizzazione Aziendale

Uno dei principali motivi che spinge un’azienda ad adottare un nuovo sistema informatico è l’esigenza di migliorare il proprio livello di informatizzazione. Ciò si tradurrà in una più efficiente gestione dei propri processi e, di conseguenza, in un netto miglioramento dei tempi e dei costi di processo.

Vogliamo ricordare, sopratutto alle piccole e medie imprese che non hanno competenza in materia di sistemi informativi, che non è detto che cambiando un sistema informatico (magari acquisendo un sistema molto più costoso) si possa riscontrare un netto miglioramento dei processi aziendali; anzi, talvolta abbiamo assistito anche a veri e propri peggioramenti.

Per eseguire una buona informatizzazione aziendale sono due le domande alle quali dobbiamo saper rispondere:

1. Qual è la nostra reale esigenza

2. Qual è il software più adatto alla nostra esigenza

Più rispondiamo correttamente a queste domande e più il processo di informatizzazione avrà buon fine.

Per rispondere alla prima domanda è necessario conoscere fino in fondo la nostra reale situazione. Ciò vuol dire che, oltre a ”sentire” l’esigenza per colpa di inefficienze facilmente individuabili (ad esempio: personale oberato di lavoro, mancanza di informazioni tra i vari reparti…), è necessario eseguire un’ analisi dettagliata della propria organizzazione come correttamente illustrato in questo articolo.

Solo con una buona analisi della reale situazione aziendale si avranno in mano le informazioni necessarie per poter avviare progetti di miglioramento. A volte non sarà neanche necessario adottare nuove soluzioni software. Semplicemente, basterebbe modificare alcune impostazioni aziendali per migliorare di molto il flusso informativo e di conseguenza rendere più efficienti i processi.

Devo dire, per esperienza personale, che molte aziende fanno l’errore di passare direttamente alla seconda domanda rischiando, inconsapevolmente, di non beneficiare degli adeguati vantaggi di un software gestionale.

Per rispondere alla seconda domanda è necessario conoscere molto bene i software gestionali presenti sul mercato. L’obiettivo è di “acquisire” un software che risponda esattamente all’esigenza della prima domanda.

Di ogni software bisognerebbe conoscere ad esempio: la copertura funzionale, i dettagli tecnici, i fornitori, la flessibilità, la possibilità di creare facilmente estensioni…Tutto ciò serve ad avere una valutazione oggettiva e decidere se adottare o meno un gestionale.

Bisogna anche tenere in considerazione che di solito, i software gestionali, saranno impiegati in azienda per un periodo medio lungo. Ciò vuol dire che se un software non è adeguato l’azienda dovrà comunque mantenerlo per diverso tempo senza mai ottenere i risultati sperati.

Rispondere alla seconda domanda non è affatto semplice, sopratutto per le piccole e medie imprese che non lavorano nel campo dell’informatica.

Quello che intende fare questo blog è proprio di aiutarvi a rispondere alla seconda domanda:

Quali software sono più adatti alla mia esigenza?

Mettendo in vetrina gestionali di diverso tipo con le caratteristiche funzionali ed i contatti dei fornitori e dandovi la possibilità di effettuare una ricerca accurata attraverso il servizio CercaSoftware

 

Le piccole e medie imprese ed i sistemi informativi: possibile soluzione in tempo di crisi

Nelle piccole e medie imprese i sistemi informativi possono diventare o sono già diventati un serio “problema”:

  • i sistemi esistenti sono poco flessibili e non si adeguano ai cambiamenti dei mercati nei quali le aziende si trovano ad operare.

 

  • le necessarie modifiche ai sistemi comportano molto tempo ed alti costi; la modifica, inoltre, può causare ulteriori problemi non preventivati in fase di progettazione. Modificare un software nato per fare solo una cosa può comportare seri rischi di stabilità e di sicurezza.

 

  • i fornitori dei sistemi informatici, in molti casi, conoscono poco la realtà aziendale e propongono soluzioni che, una volte attuate, non risolvono del tutto le esigenze delle aziende.

 

  • il “software” in molti casi è obsoleto. Questo è un problema perchè le architetture di una volta non erano studiate per integrare “velocemente”, a bassi costi e con il minimo intervento al codice, nuove funzionalità. Occorre quindi un aggiornamento dell’infrastruttura. Purtroppo per i software obsoleti non è facile parlare di aggiornamento. Non è come l’hardware dove, ad esempio, puoi aggiornare la RAM a seconda delle reali necessità. Un software obsoleto è stato “costruito” con vecchie tecnologie. L’aggiornamento alle nuove tecnologie è un’operazione abbastanza delicata ed i fornitori utilizzano diversi metodi di aggiornamento (in base a quanto hanno intenzione di investire): l’aggiornamento più veloce è di implementare ulteriore codice sul sistema preesistente in modo da adeguare il software alle tecnologie di ultima generazione. In questo modo, però, si rischia di avere un sistema instabile e poco affidabile. La soluzione più corretta sarebbe quella di riprogettare e reimplementare lo stesso sistema con le nuove architetture e tecnologie. Questa soluzione è però molto costosa e sono poche le aziende che possono permetterselo. Bisogna quindi fare attenzione quando si acquisisce un software solo perchè opera su quel mercato da decenni. Proprio per questo motivo il software potrebbe essere obsoleto e tutte le necessarie personalizzazioni potrebbero costarvi parecchio.

 

  • il personale informatico aziendale che gestisce l’infrastruttura, in molti casi, o non esiste o non ha le competenze adeguate per intervenire sui sistemi e per guidare (o anche scegliere) i fornitori. Il rischio è di portare in casa sistemi informatici che non “funzionano” per la propria azienda. Si dovrà, in un secondo momento, far fronte ad altri costi di manutenzione per essere adeguato alla realtà aziendale, si attivano nuovi sottoprogetti per integrare il sistema con nuove funzionalità…in poche parole la gestione del sistema informatico diventerà molto costosa e poco efficiente nel supporto all’azienda.

Se, prima della crisi, un imprenditore era disposto ad accettare tutte queste inefficienze pur di delegare il “problema” a terzi, “collaboratori e non”. Adesso che i finanziamenti scarseggiano inizia, quantomeno, a rendere più efficienti gli investimenti.

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Sistemi obsoleti e sistemi eterogenei: difficoltà di gestione, di manutenzione e di sviluppo di nuovi progetti

Ad oggi, sopratutto per le aziende che operano sui mercati da più di dieci anni, esistono diversi problemi legati alla natura dei sistemi informativi.

I problemi sono anzitutto relativi ai sistemi informatici utilizzati dall’azienda: difficoltà nel gestire errori di codice, difficoltà di controllo di un sistema obsoleto inserito in un contesto di mercato attuale e quindi diverso dalla condizioni iniziali.

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