Quali tipologie di software gestionale esistono attualmente sul mercato?

Con il passare del tempo i software gestionali hanno subito importanti evoluzioni per venire incontro alle esigenze delle aziende e del mercato sul quale esse operano.

Come faccio ad orientarmi nella scelta del miglior software gestionale per l’azienda?

come già accennato in precedenza questa decisione deve essere presa con un certo criterio al fine di evitare spiacevoli inconvenienti. In questo articolo vi daremo alcuni spunti di riflessione che vale la pena prendere in considerazione.

Senza prendere in considerazione tempi e costi di sviluppo la prima tipologia di software presente a grandissima offerta sul mercato riguarda le soluzioni ad-hoc.

Sono molti gli imprenditori che richiedono questo tipo di prodotto. Per loro, infatti, il progetto risulterebbe più veloce, più economico e, sopratutto, più tangibile visto che se ne possono vedere da subito i risultati.

Se l’esigenza aziendale non muta nel tempo e rimane circoscritta al motivo per cui è stato costruito il software ad-hoc allora nessun problema. Se, invece, le esigenze dell’azienda cambiano ed il software costruito non è in grado di supportare tale esigenza allora nascono i primi problemi.

Chi gestisce lo sviluppo si troverà di fronte al problema se utilizzare lo stesso software per creare le nuove funzionalità oppure se costruirne uno da zero. La seconda strada in genere non è mai la migliore perchè un domani si potrebbero avere seri problemi di integrazione tra software eterogenei con possibile perdita di dati o di performance. La prima strada invece incrementa di nuove funzionalità un software già esistente con conseguente riduzione di tempi e costi di sviluppo.
Seguendo costantemente la prima strada ci si troverà prima o poi ad avere una soluzione ricca di funzionalità create ad-hoc per l’azienda. In poche parole ci si avvicinerà di molto ad un gestionale aziendale integrato (come ad esempio un ERP).

Che cos’è un ERP lo rimandiamo ad un altro articolo. Per adesso ci basta sapere che si tratta di un sistema complesso che integra in un unica soluzione tutte le funzionalità che di base dovrebbe avere un’azienda: gestione magazzino, gestione anagrafiche cliente, fornitore, dipendenti, gestione contabilità, gestione produzione, gestione progetti…

Il sistema integrato ERP fa parte di un’altra tipologia di gestionale presente sul mercato. Con una buona analisi aziendale ed una buona valutazione del progetto informatico si potrebbe da subito capire in cosa vale la pena investire. Se in un sistema integrato o in un software ad-hoc che sarà continuamente aggiornato.

Un‘ altra tipologia di gestionale che dovrebbero avere tutte le aziende è il software per la contabilità. Sul mercato esistono centinaia di questi prodotti e tutti con le stesse principali funzionalità: scritture in prima nota, gestione dei registri IVA e delle liquidazioni IVA, report per il bilancio contabile.

Esistono poi altri software standard come quelli per la gestione della produzione, gestione del budgeting, controllo di gestione che nella maggiorparte dei casi vengono inglobati in sistemi ERP.

Come affrontare l’ingresso di un nuovo gestionale in azienda?

In questo articolo si vogliono dare alcune indicazioni per non andare incontro a brutte sorprese o, addirittura, rischiare di far fallire il progetto.
Un progetto informatico gestionale, come già accennato più volte, richiede una grossa disponibilità di risorse. Sono progetti di lunga durata e, molto presumibilmente, potrebbero subire variazioni in futuro.
Una buona analisi e pianificazione iniziale potrebbe ridurre di molto il rischio di fallimento.
Una prima regola da tenere in considerazione è che un progetto informatico gestionale non è composto soltanto dalla componente tecnica informatica. Un nuovo sistema informativo aziendale prevede anche una buona dose di pianificazione e riprogettazione dei processi operativi, direzionali e talvolta strategici aziendali.
Questo vuol dire che tutto il personale interno all’azienda (con le loro competenze e background culturale) verrà coinvolto all’interno del progetto. E’ indispensabile quindi prevedere da subito sessioni di formazione, laddove ce ne sia necessità, per migliorare l’utilizzo dei sistemi informatici soprattutto nei reparti operativi.
Senza un “buon utilizzo” dei sistemi informatici nei processi operativi si produrrebbe una perdita di informazioni che comprometterebbero la qualità del dato anche ai livelli alti della gerarchia aziendale. Il risultato più comune è che i responsabili aziendali non si fidano più delle informazioni che gli arrivano dai reparti produttivi e ricercano il “dato” nella solita maniera tradizionale alla quale sono più abituati (verbalmente o attraverso informazioni cartacee) .
Sotto questo punto di vista l’azienda potrebbe aver investito molti soldi per un buon sistema informatico ma, di fatto, non riesce a sfruttarne i benefici per problemi interni (come quello descritto sopra) che non sono stati presi in considerazione.
Ecco i principali punti da prendere in considerazione prima di affrontare un processo di migrazione ad un nuovo sistema informatico:
  1. Analisi AS-IS aziendale: situazione attuale aziendale ed individuazione dei principali processi critici di business al fine di ottimizzarli
  2. Analisi TO-BE: analisi effettuata dopo le ipotesi di reingegnerizzazione e di “ristrutturazione” aziendale
  3. Scelta di un buon prodotto informatico che rispetti i canoni di scalabilità ed estendibilità e sia facilmente configurabile a livello utente
  4. Scelta di un buon partner che accompagni l’azienda lungo tutto il suo processo d’informatizzazione
  5. Pianificare sessioni di formazione e di test

Evitare inutili incomprensioni con chi “vende” il sistema: com’è fatto un gestionale?

Purtroppo molti imprenditori non conoscono la vera complessità di un gestionale aziendale. Questa mancanza d’informazione potrebbe far nascere incomprensioni tra chi “compra” e chi lo “vende”.
Tante volte, infatti, un’imprenditore chiede al fornitore di arricchire il proprio gestionale con una nuova funzionalità. In alcuni casi, però, tale funzionalità (su alcuni tipi di sistemi) potrebbe richiedere molto tempo e alti costi di sviluppo. Da quì nascono le incomprensioni.
Un sistema gestionale con una buona architettura potrebbe far ridurre notevolmente il costo di futuri sviluppi ed adattamenti aziendali. Sotto questo punto di vista l’architettura risulta essere di fondamentale importanza e per tale motivo ne faremo un rapido accenno.
Come è fatta l’architettura di un gestionale aziendale?
Per fare un esempio possiamo paragonare un software gestionale ad un’abitazione:
una casa è composta da tanti sistemi che interagiscono tra loro. Per ognuno di questi sistemi esistono esperti del settore capaci di intervenire, ottimizzarli e migliorarli nel tempo. Pensiamo ad esempio all’impianto idraulico, all’impianto elettrico oppure alla struttura portante ecc…
Un software gestionale, come per un’abitazione, è composto da tanti sistemi tra loro interagenti:
  • Il database è un sistema capace di mantenere e gestire tutti i dati aziendali. Senza di esso un gestionale aziendale sarebbe “vuoto” e non produrrebbe niente. Il database è già di per se un sistema molto complesso e la modalità con cui fornisce i dati al software potrebbe compromettere le performance del sistema in generale. Gli esperti di questo sistema si chiamano amministratori del database e molte volte, se l’azienda non ha personale interno esperto in materia, viene fornito direttamente da chi offre il software.
  • Il codice sorgente è come se fosse il materiale con cui viene costruita l’intera struttura portante dell’abitazione. Migliore è questo materiale e come viene impiegato e migliore sarà la qualità del software. Un software OpenSource, ad esempio, viene sviluppato in modo tale che il codice sorgente possa essere continuamente aggiornato senza che nuove versioni rendano instabile il sistema.
  • Il portafoglio applicativo di un gestionale è l’insieme di tutte le funzionalità del sistema. Un po’ come una casa dotata di riscaldamento centralizzato o sistema di allarme ecc… l’imprenditore dovrebbe essere messo in condizione di capire se il portafoglio applicativo del gestionale ha una buona copertura funzionale per l’azienda. In poche parole dovrebbe capire se, allo stato attuale, il gestionale copre già una buona parte dei propri processi operativi, direzionali e strategici aziendali. Nel caso contrario dovrebbe capire quanto costa predisporre l’applicazione affinchè vengano coperte buona parte delle esigenze dell’azienda. Esistono sistemi in grado di coprire buona parte dei processi semplicemente modificando la configurazione del software a livello utente o a livello di database.

Con quale spirito affrontare un nuovo progetto informatico?

Uno degli errori più comuni di un imprenditore che vuole portare in azienda un software gestionale è di non avere la percezione della complessità del progetto. Per questo motivo, molte  volte, i progetti devono essere rifinanziati o addirittura falliscono.
Se il progetto di un nuovo sistema informativo all’interno di un’azienda viene correttamente gestito e pianificato, con il lungo periodo si avranno notevoli miglioramenti in termini di riduzione dei costi e tempi di processo.
Alcuni consigli utili per chi intende affrontare un nuovo progetto informatico:

  1. Fare un’analisi AS-IS dei processi aziendali.
  2. Capire come ottimizzare tali processi al fine di ridurre le criticità aziendali. Esistono numerosi esperti che fanno consulenza su questo tipo di attività.
  3. Capire quale prodotto informatico sarebbe il più adatto con le proprie esigenze aziendali. Anche per questo tipo di attività esistono consulenti esperti.
  4. Affidarsi ad un buon partner aziendale che gestisca, insieme a personale interno aziendale, tutta la migrazione del sistema informatico.

Gestionale commerciale VS OpenSource

L’unica vera differenza tra le due tipologie di licenze, ragionando solo in termini di costi, è che nel commerciale si paga la licenza e nell’OpenSource invece no.

In realtà un software per poter definirsi OpenSource ha bisogno di una comunità di sviluppo che gestisca tutte le normali attività per lo sviluppo software: progettazione, implementazione e test.

La comunità di sviluppo è un insieme di collaboratori (privati o aziende) che condividono le proprie forze per l’implementazione di un progetto che benefici ciascuno di loro. In genere una comunità utilizza metodi e tecnologie di implementazione software standard ed il progetto è aperto a chiunque volesse contribuire.

Tra i servizi proposti dai fornitori di software OpenSource che da fornitori di software commerciale non ci sono più grosse differenze.

Tutte le attività gestite sia da fornitori di software OpenSource che dai  fornitori di software commerciale, oramai, stanno progressivamente convergendo ad uniche attività per l’assistenza al cliente, la formazione e la configurazione del sistema gestionale. Molte volte nei software commerciali questi costi sono contenuti nella licenza mentre in quelli OpenSource questi costi vengono dichiarati direttamente sui contratti di fornitura.

E’ molto importante, quindi, affidarsi a software di buona qualità e gestito da aziende o, nel caso di OpenSource, a comunità ben strutturate e capaci di far fronte a grossi investimenti per la manutenzione del gestionale.

Ad ogni modo, qualsiasi software, sia esso commerciale che OpenSource, potrebbe far lievitare i costi solo durante la fase  di configurazione. In molti casi, non potendo preventivare questi costi, l’imprenditore si trova a dover affrontare ulteriori spese aggiuntive per la corretta configurazione del sistema o per la terminazione del processo di migrazione del gestionale aziendale.

Talvolta, per i motivi descritti sopra, si potrebbero incrinare anche i rapporti con i fornitori del sistema gestionale.