A quale partner posso affidare il progetto di un nuovo sistema informatico gestionale?

Un imprenditore che vuole avere un sistema informatico per gestire i propri processi operativi aziendali si rivolge molto spesso ad un partner già presente in azienda. Ad esempio un’ impresa potrebbe chiedere al partner che fornisce il sistema di contabilità se può sviluppare un modulo per gestire anche altre funzionalità.
Questa tipologia di approccio al problema potrebbe essere una soluzione ma occorre sempre tenere in considerazione alcune cose che sono state ampiamente discusse su questo portale.

Ecco secondo noi i requisiti da chiedere al vostro fornitore:

  • affidabilità e qualità dei dati: in un sistema i dati dovrebbero teoricamente essere sempre corretti. Purtroppo per via della natura complessa di un gestionale (che interagisce con diversi sistemi) questo non sempre accade.
  • nel caso in cui i parametri di qualità e affidabilità del dato non vengano rispettati come si comporta il fornitore partner? corregge solo il caso in questione oppure cerca di individuare qual è stato il problema ed interviene nel sistema affinchè non si verifichi più?
  • esistono dei parametri di sicurezza? è possibile che chiunque possa eliminare un dato aziendale dal sistema oppure esistono dei controlli di eliminazione dei dati?
  • quanto è configurabile il sistema a livello utente? è necessario ogni volta chiamare il fornitore oppure molte cose sono personalizzabili a livello utente?
  • se si volessero apportare modifiche al sistema il partner è in grado di sviluppare e testare in tempi e costi ragionevoli? in genere questa caratteristica dipende dalla metodologia di sviluppo software del fornitore. Esistono fornitori che non avendo procedure di sviluppo adeguate rischiano di rendere un sistema ancora più instabile con perdita di qualità del dato e di performance.
  • il partner ha una buona qualità di assistenza? ad esempio, se il sistema si dovesse bloccare di sabato il partner prevede la reperibilità?
  • sono previste le normali manutenzioni al sistema al di fuori dagli orari di lavoro aziendali?
  • sono previste sessioni di test e formazione per gli utenti aziendali?

Inserire un nuovo sistema informatico aziendale non è un’ operazione semplice. Un sistema potrebbe rispondere molto bene a livello funzionale ma potrebbe presentare anche seri problemi di performance o qualità dei dati. La qualità del dato è molto importante per un’azienda.
Qualsiasi informazione che si vuole estrarre a livello direttivo o strategico presuppone che i dati prelevati a livello operativo siano sicuri, corretti ed affidabili.

Secondo passo. Importazione dei primi dati aziendali

Entrare nel sistema con il ruolo di amministratore azienda come in figura.

Una delle tante funzionalità dell’amministratore del sistema aziendale è tutto ciò che riguarda l’importazione dei dati aziendali.
Ovviamente un sistema gestionale, prima di essere utilizzato, ha bisogno di essere aggiornato di tutti i dati aziendali: anagrafiche dei clienti, dei prodotti, dei fornitori, dei dipendenti, del magazzino, del listino prezzi…

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Primo passo. Configurazione iniziale dell’azienda

Il primo passo è la configurazione iniziale dell’azienda. Come avevamo già accennato utilizzeremo per questi scopi un gestionale openSource Adempiere abbastanza flessibile con il quale possiamo vedere i principali passi per configurare correttamente un gestionale aziendale.

In Adempiere prima di iniziare a lavorare con il sistema gestionale è necessario fare un setup iniziale delle informazioni aziendali.
Per fare questo tipo di operazione è possibile entrare in Adempiere attraverso il logIn come amministratore di sistema.

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A quale partner posso affidare il progetto di un nuovo sistema informatico gestionale?

Un imprenditore che vuole avere un sistema informatico per gestire i propri processi operativi aziendali si rivolge molto spesso ad un partner già presente in azienda. Ad esempio un’ impresa potrebbe chiedere al partner che fornisce il sistema di contabilità se può sviluppare un modulo per gestire anche altre funzionalità.
Questa tipologia di approccio al problema potrebbe essere una soluzione ma occorre sempre tenere in considerazione alcune cose che sono state ampiamente discusse su questo portale.

affidabilità e qualità dei dati: in un sistema i dati dovrebbero teoricamente essere sempre corretti. Purtroppo per via della natura complessa di un gestionale (che interagisce con diversi sistemi) questo non sempre accade.
– nel caso in cui i parametri di qualità e affidabilità del dato non vengano rispettati come si comporta il fornitore partner? corregge solo il caso in questione oppure cerca di individuare qual è stato il problema ed interviene nel sistema affinchè non si verifichi più?
– esistono dei parametri di sicurezza? è possibile che chiunque possa eliminare un dato aziendale dal sistema oppure esistono dei controlli di eliminazione dei dati?
– quanto è configurabile il sistema a livello utente? è necessario ogni volta chiamare il fornitore oppure molte cose sono personalizzabili a livello utente?
– se si volessero apportare modifiche al sistema il partner è in grado di sviluppare e testare in tempi e costi ragionevoli? in genere questa caratteristica dipende dalla metodologia di sviluppo software del fornitore. Esistono fornitori che non avendo procedure di sviluppo adeguate rischiano di rendere un sistema ancora più instabile con perdita di qualità del dato e di performance.
– il partner garantisce una buona qualità di assistenza? ad esempio, se il sistema si dovesse bloccare di sabato il partner prevede la reperibilità?
– sono previste le normali manutenzioni al sistema al di fuori dagli orari di lavoro aziendali?
– sono previste sessioni di test e formazione per gli utenti aziendali?

Inserire un nuovo sistema informatico aziendale non è un’ operazione semplice. Un sistema potrebbe rispondere molto bene a livello funzionale ma potrebbe presentare anche seri problemi di performance o qualità dei dati. La qualità del dato è molto importante per un’azienda.
Qualsiasi informazione che si vuole estrarre a livello direttivo o strategico presuppone che i dati prelevati a livello operativo siano sicuri, corretti ed affidabili.

Per la mia azienda è meglio un gestionale costruito ad-hoc oppure un gestionale integrato?

Si potrebbe dare una risposta rispondendo a quest’altra domanda: preferite un gestionale che a partire da zero (o da un modulo già installato in azienda) venga a poco alla volta sviluppato per le nuove necessità aziendali oppure un gestionale che a partire da una vastità di funzionalità venga a poco alla volta ritagliato e configurato per le effettive necessità aziendali?

Per aiutarvi nella risposta vi forniremo alcuni spunti di riflessione.

Il primo parametro che incide molto sulla risposta potrebbe essere il costo dell’ investimento.  “Costa di meno farmi costruire un gestionale ad-hoc soltanto per le mie necessità piuttosto che comprare da subito un gestionale integrato e poi farmelo ritagliare su misura”. Questo è quello che pensano molti imprenditori prima di affrontare un investimento. In realtà non è detto che costa di meno farsi costruire da zero un gestionale aziendale.

Faccio un esempio,
se un imprenditore volesse gestire il suo magazzino in modo tale che al di sotto di un certo valore di soglia minima in stock parta in automatico un ordine di acquisto materiali, in che modo potrebbe affrontare il progetto?

Potrebbe decidere di costruire un software ad-hoc. Sicuramente gli costa poco e segue perfettamente le specifiche da lui richieste. In realtà, però, in questo modo non è stato previsto lo sviluppo di tutta una parte che è intrinseca nei gestionali aziendali ma che l’imprenditore non conosce: il controllo degli accessi al sistema, la limitazione alle maschere d’inserimento soltanto ad alcuni utenti, il controllo sulla sicurezza e qualità dei dati. Sono tutte caratteristiche che un sistema gestionale dovrebbe avere e che costerebbe molto svilupparle da zero. Molte volte infatti non sono neanche prese in considerazione dagli sviluppatori di software ad-hoc.
Tutte queste funzionalità aggiuntive, invece, sono già presenti in un gestionale integrato perchè sono il frutto di anni di sviluppo. Non solo sono già presenti ma sono anche già state testate dai professionisti in modo tale da rendere più stabile il sistema. Quando si acquista un gestionale integrato, quindi, si acquista anche questo tipo di garanzia.

Tutti gli ulteriori sviluppi del gestionale integrato sono fatti all’interno di un contesto affidabile con la consappevolezza che qualsiasi nuova implementazione non renda instabile il sistema.
I gestionali integrati sono sicuramente più costosi rispetto ad un software ad-hoc.

L’imprenditore potrebbe, comunque, scegliere di acquistare un solo modulo di un gestionale integrato e, nel caso un domani dovesse servire, acquistarne altri all’interno dello stesso sistema.

Nell’esempio di prima un imprenditore potrebbe acquistare soltanto il modulo di magazzino di un gestionale integrato e, in un secondo momento, configurare tale modulo per le esigenze aziendali: configurazione delle locazioni di magazzino, dei piani di riapprovvigionamento, dei gruppi di prodotto, dei processi di entrata ed uscita dei materiali.

Acquistando un gestionale integrato gli verranno fornite anche tutte le garanzie che dovrebbe necessariamente avere un gestionale aziendale: controllo degli accessi utente, controllo della qualità ed affidabilità dei dati, ottimizzazione delle performance del sistema, reportistica, modulo delle anagrafiche ed un alto livello di configurabilità (a livello utente) senza aver bisogno di chiamare il fornitore del gestionale.