Studio di fattibilità. Prima analisi AS-IS aziendale

La prima analisi da effettuare in azienda prima di acquistare un nuovo gestionale è, come abbiamo già ripetuto numerose volte, un analisi AS-IS aziendale.
Per facilitare lo studio esistono dei modelli standard che hanno l’obiettivo di esporre con chiarezza e semplicità tutte le peculiarietà aziendali in modo da poterne individuare subito le criticità.
I tre modelli che citeremo per lo studio saranno:
business structure view: un esempio è l’organigramma di un’azienda. Si mette in luce la composizione di un’azienda dalla classe dirigente fino alla classe operativa o di supporto.
business process view: mette in luce la composizione dei principali processi aziendali.
business behaviour view: mette in luce il comportamento dei processi all’interno della struttura aziendale. Quali attori vengono coinvolti durante l’esecuzione dei processi ed in che modo interagiscono con tutta l’azienda.

Grafico di un organigramma di un caso aziendale inventato per i nostri esempi nella sezione Laboratorio Gestionale

 

In che modo evitare il fallimento di un gestionale aziendale?

Un gestionale aziendale può considerarsi fallito se non raggiunge gli obiettivi per i quali è stato avviato il progetto.

Un gestionale può considerarsi fallito non solo se non risponde alle esigenze aziendali ma anche se ha peggiorato la sua situazione AS-IS. Quindi, se ha complicato i processi operativi, se non viene sfruttato per tutte le sue potenzialità, se oltre a sfruttarne le potenzialità non vengono ottimizzati i processi aziendali…

Per capire meglio il problema del fallimento di un gestionale aziendale immaginiamo che un’impresa voglia ristrutturare tutto il sistema informativo aziendale. L’azienda acquista a questo punto il gestionale migliore presente sul mercato.
Fino ad oggi l’organizzazione ha sempre gestito la maggiorparte dei propri processi in maniera non informatizzata. L’obiettivo della ristrutturazione è quindi l’automazione dei propri processi con conseguente miglioramento della qualità, dei tempi e dei costi di processo.
Purtroppo, a distanza di qualche mese o anni dalla ristrutturazione, ci si rende conto che il nuovo sistema gestionale non solo non ha raggiunto gli obiettivi ma ha anche ottenuto l’effetto contrario.

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Come impostare le performance aziendali

Dal menù principale entriamo nella sezione contabilità e controllo di gestione.
Nella maschera Calcolo Misure Performance creiamo una nuova misura che chiamiamo numero di prodotti venduti.

Ci sono diversi metodi per fare calcoli di performance. In questo caso non faccio altro che fare delle query sul database per ottenere il numero dei prodotti che ho venduto fino ad oggi.

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Analisi delle performance

Nell’informatica gestionale una delle caratteristiche più importanti non è soltanto il supporto operativo ma anche il supporto direttivo strategico.
Sulla base dei dati a livello produttivo il sistema ci dovrà fornire gli strumenti necessari per supportare processi decisionali e soprattutto strategici aziendali.

Faccio un esempio. Un’azienda ha come Business Core la vendita di particolari prodotti per un particolare target di clienti.

La direzione ha deciso di acquisire un sistema informatico che supportasse in maniera adeguata tutto il ciclo attivo a livello operativo: ordini di vendita, spedizione e fatture verso il cliente.

Supponiamo che questo sistema permetta di studiare particolari performance aziendali sulla base dei dati raccolti a livello operativo.

Ad esempio, supponiamo che il sistema ci rendesse visualizzabile giornalmente (tramite un cruscotto) il numero dei prodotti venduti e ci segnalasse via email i casi in cui il livello delle vendite sia sceso sotto una certa soglia.
In questo modo si darebbe un adeguato supporto ai processi decisionali perché oltre ad avere una immediata rappresentazione delle vendite è possibile intervenire subito per correggere probabili anomalie nel processo di vendita.

Inoltre, se i dati sono stati correttamente registrati a livello operativo si potrebbero prendere anche decisioni strategiche con effetto a lungo periodo. Ad esempio, attraverso la visualizzazione delle performance abbiamo scoperto che in un determinato periodo si vendono più prodotti verso una specifica zona geografica. La prossima volta potremo attrezzare la struttura aziendale in modo da supportare le vendite verso quella determinata area geografica in quel preciso periodo.

Un gestionale integrato dovrebbe già possedere queste funzionalità aggiuntive di supporto. I software costruiti ad-hoc  invece dovranno svilupparli da zero.

Per rendere ancora più chiaro ciò di cui sto parlando farò un esempio pratico attraverso il gestionale ERP Adempiere nella pagina In Pratica…

Quinto passo. Il ciclo attivo – movimentazione merci, ordine di vendita e spedizione

I prossimi passi del nostro esempio riguardano i processi di ciclo attivo: vendita al cliente dei prodotti acquistati tramite ordine di vendita, spedizione e invio fattura.

Dopo l’entrata merci i prodotti acquistati (come spiegato nel quarto passo) presentano disponibilità positiva nel magazzino Standard.

Prima di vendere la merce vogliamo che questi prodotti vengano spostati dal magazzino Standard al magazzino Centrale perché ipotizziamo dovranno subire alcuni controlli di qualità.

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