Evitare inutili incomprensioni con chi “vende” il sistema: com’è fatto un gestionale?

Purtroppo molti imprenditori non conoscono la vera complessità di un gestionale aziendale. Questa mancanza d’informazione potrebbe far nascere incomprensioni tra chi “compra” e chi lo “vende”.
Tante volte, infatti, un’imprenditore chiede al fornitore di arricchire il proprio gestionale con una nuova funzionalità. In alcuni casi, però, tale funzionalità (su alcuni tipi di sistemi) potrebbe richiedere molto tempo e alti costi di sviluppo. Da quì nascono le incomprensioni.
Un sistema gestionale con una buona architettura potrebbe far ridurre notevolmente il costo di futuri sviluppi ed adattamenti aziendali. Sotto questo punto di vista l’architettura risulta essere di fondamentale importanza e per tale motivo ne faremo un rapido accenno.
Come è fatta l’architettura di un gestionale aziendale?
Per fare un esempio possiamo paragonare un software gestionale ad un’abitazione:
una casa è composta da tanti sistemi che interagiscono tra loro. Per ognuno di questi sistemi esistono esperti del settore capaci di intervenire, ottimizzarli e migliorarli nel tempo. Pensiamo ad esempio all’impianto idraulico, all’impianto elettrico oppure alla struttura portante ecc…
Un software gestionale, come per un’abitazione, è composto da tanti sistemi tra loro interagenti:
  • Il database è un sistema capace di mantenere e gestire tutti i dati aziendali. Senza di esso un gestionale aziendale sarebbe “vuoto” e non produrrebbe niente. Il database è già di per se un sistema molto complesso e la modalità con cui fornisce i dati al software potrebbe compromettere le performance del sistema in generale. Gli esperti di questo sistema si chiamano amministratori del database e molte volte, se l’azienda non ha personale interno esperto in materia, viene fornito direttamente da chi offre il software.
  • Il codice sorgente è come se fosse il materiale con cui viene costruita l’intera struttura portante dell’abitazione. Migliore è questo materiale e come viene impiegato e migliore sarà la qualità del software. Un software OpenSource, ad esempio, viene sviluppato in modo tale che il codice sorgente possa essere continuamente aggiornato senza che nuove versioni rendano instabile il sistema.
  • Il portafoglio applicativo di un gestionale è l’insieme di tutte le funzionalità del sistema. Un po’ come una casa dotata di riscaldamento centralizzato o sistema di allarme ecc… l’imprenditore dovrebbe essere messo in condizione di capire se il portafoglio applicativo del gestionale ha una buona copertura funzionale per l’azienda. In poche parole dovrebbe capire se, allo stato attuale, il gestionale copre già una buona parte dei propri processi operativi, direzionali e strategici aziendali. Nel caso contrario dovrebbe capire quanto costa predisporre l’applicazione affinchè vengano coperte buona parte delle esigenze dell’azienda. Esistono sistemi in grado di coprire buona parte dei processi semplicemente modificando la configurazione del software a livello utente o a livello di database.

Con quale spirito affrontare un nuovo progetto informatico?

Uno degli errori più comuni di un imprenditore che vuole portare in azienda un software gestionale è di non avere la percezione della complessità del progetto. Per questo motivo, molte  volte, i progetti devono essere rifinanziati o addirittura falliscono.
Se il progetto di un nuovo sistema informativo all’interno di un’azienda viene correttamente gestito e pianificato, con il lungo periodo si avranno notevoli miglioramenti in termini di riduzione dei costi e tempi di processo.
Alcuni consigli utili per chi intende affrontare un nuovo progetto informatico:

  1. Fare un’analisi AS-IS dei processi aziendali.
  2. Capire come ottimizzare tali processi al fine di ridurre le criticità aziendali. Esistono numerosi esperti che fanno consulenza su questo tipo di attività.
  3. Capire quale prodotto informatico sarebbe il più adatto con le proprie esigenze aziendali. Anche per questo tipo di attività esistono consulenti esperti.
  4. Affidarsi ad un buon partner aziendale che gestisca, insieme a personale interno aziendale, tutta la migrazione del sistema informatico.

Gestionale commerciale VS OpenSource

L’unica vera differenza tra le due tipologie di licenze, ragionando solo in termini di costi, è che nel commerciale si paga la licenza e nell’OpenSource invece no.

In realtà un software per poter definirsi OpenSource ha bisogno di una comunità di sviluppo che gestisca tutte le normali attività per lo sviluppo software: progettazione, implementazione e test.

La comunità di sviluppo è un insieme di collaboratori (privati o aziende) che condividono le proprie forze per l’implementazione di un progetto che benefici ciascuno di loro. In genere una comunità utilizza metodi e tecnologie di implementazione software standard ed il progetto è aperto a chiunque volesse contribuire.

Tra i servizi proposti dai fornitori di software OpenSource che da fornitori di software commerciale non ci sono più grosse differenze.

Tutte le attività gestite sia da fornitori di software OpenSource che dai  fornitori di software commerciale, oramai, stanno progressivamente convergendo ad uniche attività per l’assistenza al cliente, la formazione e la configurazione del sistema gestionale. Molte volte nei software commerciali questi costi sono contenuti nella licenza mentre in quelli OpenSource questi costi vengono dichiarati direttamente sui contratti di fornitura.

E’ molto importante, quindi, affidarsi a software di buona qualità e gestito da aziende o, nel caso di OpenSource, a comunità ben strutturate e capaci di far fronte a grossi investimenti per la manutenzione del gestionale.

Ad ogni modo, qualsiasi software, sia esso commerciale che OpenSource, potrebbe far lievitare i costi solo durante la fase  di configurazione. In molti casi, non potendo preventivare questi costi, l’imprenditore si trova a dover affrontare ulteriori spese aggiuntive per la corretta configurazione del sistema o per la terminazione del processo di migrazione del gestionale aziendale.

Talvolta, per i motivi descritti sopra, si potrebbero incrinare anche i rapporti con i fornitori del sistema gestionale.

Informatica e piccole medie imprese italiane. Da che parte iniziare?

Oramai già da diverso tempo è in atto un vero e proprio boom di offerta nel mondo dell’informatica gestionale. Vengono proposti software più o meno specializzati per determinati settori sia in forma OpenSource che commerciale.

Come fa un piccolo medio imprenditore a scegliere il software più adatto alle sue esigenze in questa jungla vastissima di informazioni e proposte?

La risposta è che è improbabile trovare un software gestionale perfettamente “calzante” con i processi operativi di una PMI. Anche il gestionale più vicino alle esigenze aziendali avrà bisogno, prima o poi,  di essere personalizzato. Questo per via della natura flessibile del mercato in cui operano le aziende.

Sotto questo punto di vista l’imprenditore, prima di investire soldi, dovrà scegliere il proprio partner gestionale con la consapevolezza che gli venga garantito un buon servizio con costi non eccessivamente alti e per un lungo periodo di tempo.

A nostro avviso un buon software dovrebbe avere le seguenti caratteristiche:

–          Ampio portafoglio applicativo per una buona copertura funzionale dell’azienda: di base un gestionale dovrebbe già ottimizzare e gestire i processi core business di un’azienda.

–          Buona flessibilità e capacità di adattarsi velocemente alle esigenze del business aziendale: il software deve dare la possibilità alle aziende di poter configurare i propri processi operativi in maniera semplice e sicura.

–          Buona manutenzione: il gestionale, visto che dovrà durare per molto tempo all’interno di un’azienda, dovrà essere adeguatamente mantenuto dai suoi fornitori nelle sue funzionalità di base. In questo modo si potranno ottimizzare le procedure, correggere eventuali errori, migliorare la tecnologia informatica ecc… La manutenzione del software è di per se un’attività molto costosa e complessa. I fornitori di un sistema gestionale con questa caratteristica dovranno essere abbastanza grandi e strutturati per affrontare tali costi.