A quale partner posso affidare il progetto di un nuovo sistema informatico gestionale?

Un imprenditore che vuole avere un sistema informatico per gestire i propri processi operativi aziendali si rivolge molto spesso ad un partner già presente in azienda. Ad esempio un’ impresa potrebbe chiedere al partner che fornisce il sistema di contabilità se può sviluppare un modulo per gestire anche altre funzionalità.
Questa tipologia di approccio al problema potrebbe essere una soluzione ma occorre sempre tenere in considerazione alcune cose che sono state ampiamente discusse su questo portale.

affidabilità e qualità dei dati: in un sistema i dati dovrebbero teoricamente essere sempre corretti. Purtroppo per via della natura complessa di un gestionale (che interagisce con diversi sistemi) questo non sempre accade.
– nel caso in cui i parametri di qualità e affidabilità del dato non vengano rispettati come si comporta il fornitore partner? corregge solo il caso in questione oppure cerca di individuare qual è stato il problema ed interviene nel sistema affinchè non si verifichi più?
– esistono dei parametri di sicurezza? è possibile che chiunque possa eliminare un dato aziendale dal sistema oppure esistono dei controlli di eliminazione dei dati?
– quanto è configurabile il sistema a livello utente? è necessario ogni volta chiamare il fornitore oppure molte cose sono personalizzabili a livello utente?
– se si volessero apportare modifiche al sistema il partner è in grado di sviluppare e testare in tempi e costi ragionevoli? in genere questa caratteristica dipende dalla metodologia di sviluppo software del fornitore. Esistono fornitori che non avendo procedure di sviluppo adeguate rischiano di rendere un sistema ancora più instabile con perdita di qualità del dato e di performance.
– il partner garantisce una buona qualità di assistenza? ad esempio, se il sistema si dovesse bloccare di sabato il partner prevede la reperibilità?
– sono previste le normali manutenzioni al sistema al di fuori dagli orari di lavoro aziendali?
– sono previste sessioni di test e formazione per gli utenti aziendali?

Inserire un nuovo sistema informatico aziendale non è un’ operazione semplice. Un sistema potrebbe rispondere molto bene a livello funzionale ma potrebbe presentare anche seri problemi di performance o qualità dei dati. La qualità del dato è molto importante per un’azienda.
Qualsiasi informazione che si vuole estrarre a livello direttivo o strategico presuppone che i dati prelevati a livello operativo siano sicuri, corretti ed affidabili.

Per la mia azienda è meglio un gestionale costruito ad-hoc oppure un gestionale integrato?

Si potrebbe dare una risposta rispondendo a quest’altra domanda: preferite un gestionale che a partire da zero (o da un modulo già installato in azienda) venga a poco alla volta sviluppato per le nuove necessità aziendali oppure un gestionale che a partire da una vastità di funzionalità venga a poco alla volta ritagliato e configurato per le effettive necessità aziendali?

Per aiutarvi nella risposta vi forniremo alcuni spunti di riflessione.

Il primo parametro che incide molto sulla risposta potrebbe essere il costo dell’ investimento.  “Costa di meno farmi costruire un gestionale ad-hoc soltanto per le mie necessità piuttosto che comprare da subito un gestionale integrato e poi farmelo ritagliare su misura”. Questo è quello che pensano molti imprenditori prima di affrontare un investimento. In realtà non è detto che costa di meno farsi costruire da zero un gestionale aziendale.

Faccio un esempio,
se un imprenditore volesse gestire il suo magazzino in modo tale che al di sotto di un certo valore di soglia minima in stock parta in automatico un ordine di acquisto materiali, in che modo potrebbe affrontare il progetto?

Potrebbe decidere di costruire un software ad-hoc. Sicuramente gli costa poco e segue perfettamente le specifiche da lui richieste. In realtà, però, in questo modo non è stato previsto lo sviluppo di tutta una parte che è intrinseca nei gestionali aziendali ma che l’imprenditore non conosce: il controllo degli accessi al sistema, la limitazione alle maschere d’inserimento soltanto ad alcuni utenti, il controllo sulla sicurezza e qualità dei dati. Sono tutte caratteristiche che un sistema gestionale dovrebbe avere e che costerebbe molto svilupparle da zero. Molte volte infatti non sono neanche prese in considerazione dagli sviluppatori di software ad-hoc.
Tutte queste funzionalità aggiuntive, invece, sono già presenti in un gestionale integrato perchè sono il frutto di anni di sviluppo. Non solo sono già presenti ma sono anche già state testate dai professionisti in modo tale da rendere più stabile il sistema. Quando si acquista un gestionale integrato, quindi, si acquista anche questo tipo di garanzia.

Tutti gli ulteriori sviluppi del gestionale integrato sono fatti all’interno di un contesto affidabile con la consappevolezza che qualsiasi nuova implementazione non renda instabile il sistema.
I gestionali integrati sono sicuramente più costosi rispetto ad un software ad-hoc.

L’imprenditore potrebbe, comunque, scegliere di acquistare un solo modulo di un gestionale integrato e, nel caso un domani dovesse servire, acquistarne altri all’interno dello stesso sistema.

Nell’esempio di prima un imprenditore potrebbe acquistare soltanto il modulo di magazzino di un gestionale integrato e, in un secondo momento, configurare tale modulo per le esigenze aziendali: configurazione delle locazioni di magazzino, dei piani di riapprovvigionamento, dei gruppi di prodotto, dei processi di entrata ed uscita dei materiali.

Acquistando un gestionale integrato gli verranno fornite anche tutte le garanzie che dovrebbe necessariamente avere un gestionale aziendale: controllo degli accessi utente, controllo della qualità ed affidabilità dei dati, ottimizzazione delle performance del sistema, reportistica, modulo delle anagrafiche ed un alto livello di configurabilità (a livello utente) senza aver bisogno di chiamare il fornitore del gestionale.

Perchè è così importante uno studio di fattibilità aziendale?

Come già accennato più volte la prima cosa che si dovrebbe fare prima di valutare i sistemi informatici presenti sul mercato è un buono studio di fattibilità aziendale (AS-IS).
Talvolta è meglio spendere molto più tempo per questo tipo di analisi piuttosto che avventurarsi subito nel processo di migrazione di un nuovo sistema gestionale. Può succedere infatti che, dopo un’analisi accurata, per le effettive esigenze aziendali risulti poco conveniente “acquistare” il miglior o il più conosciuto gestionale presente sul mercato.
Uno dei pricincipali obiettivi dello studio di fattibilità è quello di individuare i fattori critici di successo aziendale, attraverso appositi di indicatori, sul quale fare leva per avere significativi miglioramenti a livello aziendale.
Rimanderemo più avanti, sulla pagina in pratica… di questo portale, come poter individuare ed analizzare gli indicatori aziendali. Per adesso ne ricorderemo solo alcuni.
Tra i vari indicatori possiamo ricordare quelli per i clienti: la qualità del prodotto, il tempo di risposta al cliente, l’assistenza post vendita, il prezzo di vendita…
Esistono anche indicatori per il process owner (o responsabile di processo): costi e tempo di processo, volumi di input, volumi di output…
Ogni azienda dovrà quindi capire, sulla totalità degli indicatori aziendali, quali di questi risultano critici per la propria situazione aziendale. I fattori critici di successo possono essere individuati sulla base dei processi core business, della gerarchia aziendale, della situazione dei processi operativi, direzionali e strategici ecc…
Far leva su questi fattori vuol dire reingegnerizzare i propri processi aziendali ed avere un buon supporto da parte dei sistemi informatici.
A questo punto è possibile scegliere il sistema informatico più adatto che contribuisca positivamente a far leva sulle determinanti critiche aziendali.
Per dirla in breve se per un’azienda che opera nel settore del lusso la determinante principale è la qualità della postvendita allora si attrezzerà per cercare sul mercato tutte le soluzioni informatiche che supportino questa caratteristica.

Quali tipologie di software gestionale esistono attualmente sul mercato?

Con il passare del tempo i software gestionali hanno subito importanti evoluzioni per venire incontro alle esigenze delle aziende e del mercato sul quale esse operano.

Come faccio ad orientarmi nella scelta del miglior software gestionale per l’azienda?

come già accennato in precedenza questa decisione deve essere presa con un certo criterio al fine di evitare spiacevoli inconvenienti. In questo articolo vi daremo alcuni spunti di riflessione che vale la pena prendere in considerazione.

Senza prendere in considerazione tempi e costi di sviluppo la prima tipologia di software presente a grandissima offerta sul mercato riguarda le soluzioni ad-hoc.

Sono molti gli imprenditori che richiedono questo tipo di prodotto. Per loro, infatti, il progetto risulterebbe più veloce, più economico e, sopratutto, più tangibile visto che se ne possono vedere da subito i risultati.

Se l’esigenza aziendale non muta nel tempo e rimane circoscritta al motivo per cui è stato costruito il software ad-hoc allora nessun problema. Se, invece, le esigenze dell’azienda cambiano ed il software costruito non è in grado di supportare tale esigenza allora nascono i primi problemi.

Chi gestisce lo sviluppo si troverà di fronte al problema se utilizzare lo stesso software per creare le nuove funzionalità oppure se costruirne uno da zero. La seconda strada in genere non è mai la migliore perchè un domani si potrebbero avere seri problemi di integrazione tra software eterogenei con possibile perdita di dati o di performance. La prima strada invece incrementa di nuove funzionalità un software già esistente con conseguente riduzione di tempi e costi di sviluppo.
Seguendo costantemente la prima strada ci si troverà prima o poi ad avere una soluzione ricca di funzionalità create ad-hoc per l’azienda. In poche parole ci si avvicinerà di molto ad un gestionale aziendale integrato (come ad esempio un ERP).

Che cos’è un ERP lo rimandiamo ad un altro articolo. Per adesso ci basta sapere che si tratta di un sistema complesso che integra in un unica soluzione tutte le funzionalità che di base dovrebbe avere un’azienda: gestione magazzino, gestione anagrafiche cliente, fornitore, dipendenti, gestione contabilità, gestione produzione, gestione progetti…

Il sistema integrato ERP fa parte di un’altra tipologia di gestionale presente sul mercato. Con una buona analisi aziendale ed una buona valutazione del progetto informatico si potrebbe da subito capire in cosa vale la pena investire. Se in un sistema integrato o in un software ad-hoc che sarà continuamente aggiornato.

Un‘ altra tipologia di gestionale che dovrebbero avere tutte le aziende è il software per la contabilità. Sul mercato esistono centinaia di questi prodotti e tutti con le stesse principali funzionalità: scritture in prima nota, gestione dei registri IVA e delle liquidazioni IVA, report per il bilancio contabile.

Esistono poi altri software standard come quelli per la gestione della produzione, gestione del budgeting, controllo di gestione che nella maggiorparte dei casi vengono inglobati in sistemi ERP.

Come affrontare l’ingresso di un nuovo gestionale in azienda?

In questo articolo si vogliono dare alcune indicazioni per non andare incontro a brutte sorprese o, addirittura, rischiare di far fallire il progetto.
Un progetto informatico gestionale, come già accennato più volte, richiede una grossa disponibilità di risorse. Sono progetti di lunga durata e, molto presumibilmente, potrebbero subire variazioni in futuro.
Una buona analisi e pianificazione iniziale potrebbe ridurre di molto il rischio di fallimento.
Una prima regola da tenere in considerazione è che un progetto informatico gestionale non è composto soltanto dalla componente tecnica informatica. Un nuovo sistema informativo aziendale prevede anche una buona dose di pianificazione e riprogettazione dei processi operativi, direzionali e talvolta strategici aziendali.
Questo vuol dire che tutto il personale interno all’azienda (con le loro competenze e background culturale) verrà coinvolto all’interno del progetto. E’ indispensabile quindi prevedere da subito sessioni di formazione, laddove ce ne sia necessità, per migliorare l’utilizzo dei sistemi informatici soprattutto nei reparti operativi.
Senza un “buon utilizzo” dei sistemi informatici nei processi operativi si produrrebbe una perdita di informazioni che comprometterebbero la qualità del dato anche ai livelli alti della gerarchia aziendale. Il risultato più comune è che i responsabili aziendali non si fidano più delle informazioni che gli arrivano dai reparti produttivi e ricercano il “dato” nella solita maniera tradizionale alla quale sono più abituati (verbalmente o attraverso informazioni cartacee) .
Sotto questo punto di vista l’azienda potrebbe aver investito molti soldi per un buon sistema informatico ma, di fatto, non riesce a sfruttarne i benefici per problemi interni (come quello descritto sopra) che non sono stati presi in considerazione.
Ecco i principali punti da prendere in considerazione prima di affrontare un processo di migrazione ad un nuovo sistema informatico:
  1. Analisi AS-IS aziendale: situazione attuale aziendale ed individuazione dei principali processi critici di business al fine di ottimizzarli
  2. Analisi TO-BE: analisi effettuata dopo le ipotesi di reingegnerizzazione e di “ristrutturazione” aziendale
  3. Scelta di un buon prodotto informatico che rispetti i canoni di scalabilità ed estendibilità e sia facilmente configurabile a livello utente
  4. Scelta di un buon partner che accompagni l’azienda lungo tutto il suo processo d’informatizzazione
  5. Pianificare sessioni di formazione e di test