Nel contesto aziendale attuale, caratterizzato da processi sempre più complessi e da una crescente disponibilità di dati, comprendere come funzionano realmente i processi operativi è diventato un fattore critico di competitività.
Il Process Mining di InformaticaGestionale.it (IG) nasce proprio con questo obiettivo: trasformare i dati già presenti nel gestionale in conoscenza operativa, supportando decisioni basate su evidenze oggettive.
Cos’è il Process Mining e perché è strategico
Il process mining è una disciplina che consente di ricostruire, analizzare e ottimizzare i processi aziendali reali (AS-IS) partendo dai dati generati dai sistemi informativi.
A differenza delle mappature teoriche o delle interviste, il process mining si basa su ciò che accade realmente, utilizzando le tracce digitali lasciate dai documenti e dalle transazioni.
Il process mining di InformaticaGestionale.it permette di:
- individuare inefficienze e colli di bottiglia,
- analizzare tempi e sequenze operative,
- comprendere le relazioni tra documenti e cicli aziendali,
- supportare la pianificazione e il forecasting.
Il tutto senza modificare il gestionale, ma partendo semplicemente dalle sue esportazioni dati.
Come funziona il Process Mining di InformaticaGestionale.it
1. Import intelligente di file Excel dal gestionale
Il punto di partenza è l’importazione di uno o più file Excel, tipicamente derivanti dall’esportazione del gestionale aziendale.
I file possono contenere:
- documenti di testata (ordini, fatture, DDT, movimenti di magazzino, ecc.),
- righe di documento, con dettagli su articoli, quantità, valori economici e riferimenti.
Il sistema è progettato per lavorare con strutture eterogenee, tipiche dei diversi ERP presenti sul mercato.
cliccando su carica file in alto a destra è possibile caricare uno o più excel
2. Classificazione automatica dei documenti per ciclo aziendale
Una volta importati i dati, il process mining di IG cataloga in modo intelligente i documenti, riconoscendo automaticamente il contesto operativo di appartenenza, ad esempio:
- Ciclo Attivo (offerte, ordini clienti, DDT, fatture),
- Ciclo Passivo (ordini fornitori, carichi, fatture di acquisto),
- Operations e Logistica,
- Produzione.
Questa classificazione consente di avere una visione chiara e strutturata dei flussi, anche in aziende con processi articolati e trasversali.
Una volta importati gli excel è possibile modificare i documenti nella colonna a sinistra. E’ anche possibile aggiungere documento custom
E’ possibile modificare la tipologia delle colonne per ogni documento importato. In questo modo si possono identificare le colonne che sono riferimenti verso altri documenti, le colonne “causali” che creano nuove connessioni con il documento di destinazione, le colonne di tipo quantità, valore economico, valore data.
3. Riconoscimento automatico delle colonne e analisi dei collegamenti
Uno degli elementi distintivi del process mining di InformaticaGestionale.it è la capacità di riconoscere automaticamente il significato delle colonne Excel, anche quando i nomi non sono standard.
Cliccando su una connessione si apre una finestra di dialogo in basso a sinistra con i dettagli della transazione dal documento di origine (ordine cliente) a quello di destinazione (DDT): la causale che ha generato la transazione, i nomi dei documenti, il volume dei dati che passano da quella transazione ed il lead time medio della connessione
Il sistema identifica, ad esempio:
- quantità (
qty,quantità,qta), - valori economici (prezzi, importi, costi),
- riferimenti ad altri documenti (numero ordine, riferimento DDT, documento origine).
A partire da queste informazioni, il process mining:
- ricostruisce i collegamenti tra i documenti,
- evidenzia i cicli operativi completi,
- mostra i colli di bottiglia,
- analizza il timing tra un documento e l’altro (lead time, attese, ritardi),
- visualizza le connessioni in base a causali, stati e sequenze reali.
Il risultato è una rappresentazione chiara e oggettiva dei processi aziendali, basata sui dati.
Nell’immagine sopra sono stati selezionati due valori diversi sull’asse delle ascisse (quantità e valore economico)
Cliccando su forecast AI è possibile verificare il forecast dei dati (per il forecast viene utilizzato l’algoritmo che ha un errore di predizione minore)
4. Dashboard, analisi avanzata e forecast per singolo documento
Il process mining di IG non si limita alla mappatura dei flussi.
È possibile selezionare uno specifico documento o una tipologia di processo e accedere a una dashboard dedicata, che mostra:
- indicatori chiave (KPI),
- valori aggregati,
- trend storici.
Inoltre, il sistema integra un modulo di forecasting avanzato:
- il forecast viene calcolato utilizzando l’algoritmo con errore di predizione minimo, selezionato automaticamente,
- viene mostrata anche una descrizione del modello utilizzato, a supporto della trasparenza decisionale.
Questo consente di passare dall’analisi AS-IS a una visione predittiva, utile per pianificazione, controllo di gestione e operations.
Caso d’uso: azienda produttrice di bicchieri di plastica
Immaginiamo un’azienda manifatturiera che produce bicchieri di plastica per il settore alimentare.
L’azienda utilizza un gestionale per gestire:
- ordini clienti,
- pianificazione della produzione,
- approvvigionamenti di materia prima,
- logistica e fatturazione.
Analisi AS-IS con il Process Mining di IG
Esportando dal gestionale i documenti in Excel, l’azienda utilizza il process mining di InformaticaGestionale.it per:
- ricostruire il flusso reale dall’ordine cliente alla fattura,
- analizzare i tempi tra ordine, produzione, spedizione e fatturazione,
- individuare colli di bottiglia, ad esempio ritardi nella produzione o nell’approvvigionamento del granulo plastico,
- comprendere le relazioni tra ordini, lotti di produzione e DDT.
Valore per il business
Grazie alle dashboard e al forecasting:
- il responsabile operations può prevedere i volumi futuri di produzione,
- il controllo di gestione ottiene stime affidabili dei ricavi,
- la direzione individua aree di miglioramento basate su dati oggettivi.
Il risultato è una maggiore efficienza operativa, una migliore pianificazione e decisioni più rapide e informate.
Conclusione
Il Process Mining di InformaticaGestionale.it rappresenta uno strumento strategico per tutte le aziende che vogliono:
- capire davvero come funzionano i propri processi,
- ottimizzare tempi e costi,
- trasformare i dati del gestionale in valore concreto.
Partendo da semplici file Excel, IG consente di passare dall’analisi AS-IS a una gestione evoluta, predittiva e data-driven dei processi aziendali.