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Il lavoro più duro è la configurazione di un sistema gestionale

Acquistare un ERP per la propria azienda, senza considerare il peso economico, è l’operazione più semplice che si possa fare.

Il vero lavoro, in realtà, nasce da quando si decide di intromettere un sistema ERP all’interno della propria organizzazione.

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Il software gestionale

Per capire cos’è un software gestionale ci sono diversi modi.

E’ possibile descrivere un gestionale in base alle dimensioni:

  • piccole dimensioni se si occupa soltanto di pochi e differenziati processi gestionali,
  • medie dimensioni se si occupa di diversi processi gestionali tra loro connessi,
  • grandi dimensioni se si occupa di tutti o una buona parte dei processi aziendali.

E’ possibile descriverlo in base alle funzionalità:
gestione magazzino, gestione contabilità, gestione anagrafiche, gestione ciclo attivo, gestione ciclo passivo, gestione finanziaria… Leggi tutto “Il software gestionale”

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Studio di fattibilità. modellizzazione delle attività

Esiste un modo per modellizzare le attività dei processi mettendo in relazione il flusso dei processi con gli attori delle varie aree aziendali. In questo modo possiamo semplificare in un diagramma tutte le attività svolte da ciascuna risorsa aziendale in relazione con i processi operativi e di controllo.

Prendendo in considerazione la nostra Azienda srl di esempio ecco le attività del processo di vendita.

Da questo grafico possiamo identificare ogni singola attività del processo di vendita e l’area aziendale che gestisce tale attività. E’ possibile rendere ancora più dettagliato il flusso a seconda del tipo di ottimizzazione che si vuole ottenere sul processo.

Ad esempio, nel flusso, ho omesso le attività della ricerca della quantità minima a stock. Per alcune aziende, invece, questa ricerca potrebbe risultare un fattore critico che incide sul tempo di processo.

Pensiamo ad esempio un’azienda che impiega una risorsa soltanto per la ricerca della quantità di una merce in magazzino. Se la ricerca viene effettuata in maniera automatica attraverso un sistema informatico allora il tutto non incide sul tempo del processo. Se, invece, la ricerca viene effettuata in maniera manuale direttamente nel magazzino allora l’attività potrebbe diventare critica per il tempo di processo ed occorrerebbe inserirla all’interno dei grafici dei processi.

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Perchè è così importante uno studio di fattibilità aziendale?

Come già accennato più volte la prima cosa che si dovrebbe fare prima di valutare i sistemi informatici presenti sul mercato è un buono studio di fattibilità aziendale (AS-IS).
Talvolta è meglio spendere molto più tempo per questo tipo di analisi piuttosto che avventurarsi subito nel processo di migrazione di un nuovo sistema gestionale. Può succedere infatti che, dopo un’analisi accurata, per le effettive esigenze aziendali risulti poco conveniente “acquistare” il miglior o il più conosciuto gestionale presente sul mercato.
Uno dei pricincipali obiettivi dello studio di fattibilità è quello di individuare i fattori critici di successo aziendale, attraverso appositi di indicatori, sul quale fare leva per avere significativi miglioramenti a livello aziendale.
Rimanderemo più avanti, sulla pagina in pratica… di questo portale, come poter individuare ed analizzare gli indicatori aziendali. Per adesso ne ricorderemo solo alcuni.
Tra i vari indicatori possiamo ricordare quelli per i clienti: la qualità del prodotto, il tempo di risposta al cliente, l’assistenza post vendita, il prezzo di vendita…
Esistono anche indicatori per il process owner (o responsabile di processo): costi e tempo di processo, volumi di input, volumi di output…
Ogni azienda dovrà quindi capire, sulla totalità degli indicatori aziendali, quali di questi risultano critici per la propria situazione aziendale. I fattori critici di successo possono essere individuati sulla base dei processi core business, della gerarchia aziendale, della situazione dei processi operativi, direzionali e strategici ecc…
Far leva su questi fattori vuol dire reingegnerizzare i propri processi aziendali ed avere un buon supporto da parte dei sistemi informatici.
A questo punto è possibile scegliere il sistema informatico più adatto che contribuisca positivamente a far leva sulle determinanti critiche aziendali.
Per dirla in breve se per un’azienda che opera nel settore del lusso la determinante principale è la qualità della postvendita allora si attrezzerà per cercare sul mercato tutte le soluzioni informatiche che supportino questa caratteristica.

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Con quale spirito affrontare un nuovo progetto informatico?

Uno degli errori più comuni di un imprenditore che vuole portare in azienda un software gestionale è di non avere la percezione della complessità del progetto. Per questo motivo, molte  volte, i progetti devono essere rifinanziati o addirittura falliscono.
Se il progetto di un nuovo sistema informativo all’interno di un’azienda viene correttamente gestito e pianificato, con il lungo periodo si avranno notevoli miglioramenti in termini di riduzione dei costi e tempi di processo.
Alcuni consigli utili per chi intende affrontare un nuovo progetto informatico:

  1. Fare un’analisi AS-IS dei processi aziendali.
  2. Capire come ottimizzare tali processi al fine di ridurre le criticità aziendali. Esistono numerosi esperti che fanno consulenza su questo tipo di attività.
  3. Capire quale prodotto informatico sarebbe il più adatto con le proprie esigenze aziendali. Anche per questo tipo di attività esistono consulenti esperti.
  4. Affidarsi ad un buon partner aziendale che gestisca, insieme a personale interno aziendale, tutta la migrazione del sistema informatico.

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