I rapporti di collaborazione dipendono molto dalla tipologia del software gestionale, dalla necessità informatica e dal mercato sul quale opera l’azienda.
Un ERP è un sistema informatico che gestisce in maniera integrata i più importanti processi di business di un azienda.
La gestione integrata dei processi permette una serie di vantaggi sia di natura tecnologica (software o hardware) che di natura gestionale.
Se provassimo a ragionare per assurdo il gestionale ideale per una piccola e media impresa si misurerebbe in base a questi parametri:
La prima configurazione da effettuare è l’inserimento di un nuovo stato del processo. Per fare questo accedere dal menù principale di amministratore sulla finestra “stati di processo aziendale”.
Ipotizziamo che il processo di vendita da noi configurato sul paragrafo Come configurare un processo aziendale con un ERP dovrà subire, per esigenze di mercato, dei cambiamenti. In che modo il sistema gestionale si adatterà ai cambiamenti?
Nella maggior parte dei casi il cambiamento sul gestionale avviene in maniera molto lenta, costosa ed alcune volte saranno i processi operativi aziendali a doversi adattare al sistema per essere supportati.
Vi mostriamo come con il “configuratore di processo” verranno rispettate:
Supponiamo che il processo di vendita da noi configurato subirà una modifica tale per cui dallo stato “preparazione ordine” il processo dovrà necessariamente andare in “approvazione ordine” da parte del responsabile acquisti.
L’approvazione sarà eseguita manualmente ma il sistema deve bloccare l’approvazione qualora la quantità del prodotto risulta essere maggiore di 5. Dopo l’approvazione allora il processo può essere inserito sul documento di vendita.
Il flusso sarà strutturato in questo modo (in rosso le modifiche dal processo iniziale):
continua la lettura con l’articolo successivo per la guida pratica.
Facciamo un altro esempio.
Generiamo un nuovo processo aziendale e chiamiamolo “esempio processo di vendita 3”.
Dal diagramma del processo aziendale disegnato all’inizio di questa guida abbiamo impostato che il processo debba iniziare dallo stato “start” e dal reparto degli acquisti.
Ci aspettiamo quindi che sia stata preventivamente configurata, all’interno del ruolo “acquisti” del nostro gestionale, una finestra per la gestione del processo.
Nella figura successiva accediamo ad “Adempiere” attraverso il ruolo di “acquisti” in modo da visualizzare e gestire il primo processo operativo di vendita precedentemente configurato.
Fino ad adesso abbiamo impostato sul “configuratore di processo” che per completare la transazione ogni prodotto registrato in magazzino deve avere una quantità disponibile superiore a 9.
Se compiliamo i campi “tabella join” e “colonna join” allora indichiamo al configuratore che questa condizione è da applicarsi soltanto ai valori registrati sui processi operativi.
Accedere al menù principale di Adempiere ed aprire la cartella “plugin gestione processi aziendali”.
Come possiamo vedere dall’immagine successiva, come prima configurazione di un processo aziendale, occorre definire un nome ed una descrizione del processo aziendale.
Nel nostro esempio vogliamo configurare uno dei processi di vendita aziendale.
Registriamo quindi il nome: “processo vendita” e la descrizione del processo: “principale processo operativo di vendita”.
In questa guida pratica vi mostreremo come poter configurare un qualsiasi processo aziendale in un gestionale integrato ERP.
Per questo scopo utilizzeremo il solito Adempiere ERP con un plug-in per la configurazione dei processi aziendali.
L’obiettivo fondamentale è riuscire a far configurare un processo operativo direttamente dall’azienda stessa durante l’operatività. In questo modo si rende flessibile un processo ed adattabile a qualsiasi esigenza di mercato.
Prima di iniziare la configurazione consigliamo di disegnare il flusso dei processi mettendo in evidenza gli stati, le transazioni e gli utenti. Per questo scopo potete utilizzare il diagramma “business behaviour view”.
Ipotizziamo che un’azienda intenda configurare il seguente processo operativo all’interno del proprio gestionale.
L’esempio mostra solo una bozza del processo.
procedere con il prossimo articolo per leggere i prossimi passi.
