Come abbiamo ripetuto più volte su questo portale, prima di affrontare un progetto informatico gestionale, il nostro consiglio è fare un buona valutazione aziendale.
Provate a compilare questo velocissimo test sulla qualità di un vostro processo aziendale!
Per capire cos’è un software gestionale ci sono diversi modi.
E’ possibile descrivere un gestionale in base alle dimensioni:
E’ possibile descriverlo in base alle funzionalità:
gestione magazzino, gestione contabilità, gestione anagrafiche, gestione ciclo attivo, gestione ciclo passivo, gestione finanziaria… (altro…)
L’informazione possiamo definirla come una delle principali risorse dei processi gestionali.
Per poter controllare o monitorare i processi operativi esiste un continuo scambio d’informazioni dal basso verso l’alto della scala gerarchica aziendale.
La stessa cosa vale anche per le direttive direzionali per cui dall’alto, l’informazione, arriva verso i livelli più bassi della scala gerarchica.
Esiste un modo per modellizzare le attività dei processi mettendo in relazione il flusso dei processi con gli attori delle varie aree aziendali. In questo modo possiamo semplificare in un diagramma tutte le attività svolte da ciascuna risorsa aziendale in relazione con i processi operativi e di controllo.
Prendendo in considerazione la nostra Azienda srl di esempio ecco le attività del processo di vendita.
Da questo grafico possiamo identificare ogni singola attività del processo di vendita e l’area aziendale che gestisce tale attività. E’ possibile rendere ancora più dettagliato il flusso a seconda del tipo di ottimizzazione che si vuole ottenere sul processo.
Ad esempio, nel flusso, ho omesso le attività della ricerca della quantità minima a stock. Per alcune aziende, invece, questa ricerca potrebbe risultare un fattore critico che incide sul tempo di processo.
Pensiamo ad esempio un’azienda che impiega una risorsa soltanto per la ricerca della quantità di una merce in magazzino. Se la ricerca viene effettuata in maniera automatica attraverso un sistema informatico allora il tutto non incide sul tempo del processo. Se, invece, la ricerca viene effettuata in maniera manuale direttamente nel magazzino allora l’attività potrebbe diventare critica per il tempo di processo ed occorrerebbe inserirla all’interno dei grafici dei processi.
Lo studio dei processi aziendali è fondamentale per poter avviare un progetto informatico gestionale in azienda. Un processo aziendale per poter essere supportato da un sistema informatico è necessario conoscere tutte le sue caratteristiche: punti di forza, di debolezza, le risorse utilizzate per il normale svolgimento del processo, i processi di input e quelli di output.
La business process view non fa altro che modellizzare questi parametri del processo.
Di seguito un esempio del processo di vendita utilizzato nei nostri esempi nella sezione In pratica…
Inoltre, come per la struttura dei processi, esistono anche i diagrammi per la struttura degli eventi.
Ad esempio, in Azienda srl, avendo come core business la vendita a lotti dei propri prodotti, è necessario che il magazzino, al di sotto di una certa soglia, scateni un’evento (informatizzato o meno) che segnala al reparto acquisti di acquistare nuovo materiale per il riapprovvigionamento.
Altro studio sui processi aziendali è il classico diagramma di flusso dei processi. Questo diagramma non fa altro che modellizzare tutto il processo mettendo in sequenza stati e transazioni dall’inizio fino alla fine.
La prima analisi da effettuare in azienda prima di acquistare un nuovo gestionale è, come abbiamo già ripetuto numerose volte, un analisi AS-IS aziendale.
Per facilitare lo studio esistono dei modelli standard che hanno l’obiettivo di esporre con chiarezza e semplicità tutte le peculiarietà aziendali in modo da poterne individuare subito le criticità.
I tre modelli che citeremo per lo studio saranno:
– business structure view: un esempio è l’organigramma di un’azienda. Si mette in luce la composizione di un’azienda dalla classe dirigente fino alla classe operativa o di supporto.
– business process view: mette in luce la composizione dei principali processi aziendali.
– business behaviour view: mette in luce il comportamento dei processi all’interno della struttura aziendale. Quali attori vengono coinvolti durante l’esecuzione dei processi ed in che modo interagiscono con tutta l’azienda.
Grafico di un organigramma di un caso aziendale inventato per i nostri esempi nella sezione Laboratorio Gestionale…
Un gestionale aziendale può considerarsi fallito se non raggiunge gli obiettivi per i quali è stato avviato il progetto.
Un gestionale può considerarsi fallito non solo se non risponde alle esigenze aziendali ma anche se ha peggiorato la sua situazione AS-IS. Quindi, se ha complicato i processi operativi, se non viene sfruttato per tutte le sue potenzialità, se oltre a sfruttarne le potenzialità non vengono ottimizzati i processi aziendali…
Per capire meglio il problema del fallimento di un gestionale aziendale immaginiamo che un’impresa voglia ristrutturare tutto il sistema informativo aziendale. L’azienda acquista a questo punto il gestionale migliore presente sul mercato.
Fino ad oggi l’organizzazione ha sempre gestito la maggiorparte dei propri processi in maniera non informatizzata. L’obiettivo della ristrutturazione è quindi l’automazione dei propri processi con conseguente miglioramento della qualità, dei tempi e dei costi di processo.
Purtroppo, a distanza di qualche mese o anni dalla ristrutturazione, ci si rende conto che il nuovo sistema gestionale non solo non ha raggiunto gli obiettivi ma ha anche ottenuto l’effetto contrario.
Dal menù principale entriamo nella sezione contabilità e controllo di gestione.
Nella maschera Calcolo Misure Performance creiamo una nuova misura che chiamiamo numero di prodotti venduti.
Ci sono diversi metodi per fare calcoli di performance. In questo caso non faccio altro che fare delle query sul database per ottenere il numero dei prodotti che ho venduto fino ad oggi.
Nell’informatica gestionale una delle caratteristiche più importanti non è soltanto il supporto operativo ma anche il supporto direttivo strategico.
Sulla base dei dati a livello produttivo il sistema ci dovrà fornire gli strumenti necessari per supportare processi decisionali e soprattutto strategici aziendali.
Faccio un esempio. Un’azienda ha come Business Core la vendita di particolari prodotti per un particolare target di clienti.
La direzione ha deciso di acquisire un sistema informatico che supportasse in maniera adeguata tutto il ciclo attivo a livello operativo: ordini di vendita, spedizione e fatture verso il cliente.
Supponiamo che questo sistema permetta di studiare particolari performance aziendali sulla base dei dati raccolti a livello operativo.
Ad esempio, supponiamo che il sistema ci rendesse visualizzabile giornalmente (tramite un cruscotto) il numero dei prodotti venduti e ci segnalasse via email i casi in cui il livello delle vendite sia sceso sotto una certa soglia.
In questo modo si darebbe un adeguato supporto ai processi decisionali perché oltre ad avere una immediata rappresentazione delle vendite è possibile intervenire subito per correggere probabili anomalie nel processo di vendita.
Inoltre, se i dati sono stati correttamente registrati a livello operativo si potrebbero prendere anche decisioni strategiche con effetto a lungo periodo. Ad esempio, attraverso la visualizzazione delle performance abbiamo scoperto che in un determinato periodo si vendono più prodotti verso una specifica zona geografica. La prossima volta potremo attrezzare la struttura aziendale in modo da supportare le vendite verso quella determinata area geografica in quel preciso periodo.
Un gestionale integrato dovrebbe già possedere queste funzionalità aggiuntive di supporto. I software costruiti ad-hoc invece dovranno svilupparli da zero.
Per rendere ancora più chiaro ciò di cui sto parlando farò un esempio pratico attraverso il gestionale ERP Adempiere nella pagina In Pratica…
I prossimi passi del nostro esempio riguardano i processi di ciclo attivo: vendita al cliente dei prodotti acquistati tramite ordine di vendita, spedizione e invio fattura.
Dopo l’entrata merci i prodotti acquistati (come spiegato nel quarto passo) presentano disponibilità positiva nel magazzino Standard.
Prima di vendere la merce vogliamo che questi prodotti vengano spostati dal magazzino Standard al magazzino Centrale perché ipotizziamo dovranno subire alcuni controlli di qualità.