Dopo l’ordine di acquisto, secondo i nostri processi aziendali, ci sarà un’ entrata merci che dovrà incrementare le quantità dei prodotti nel magazzino.
Cliccando su entrata merci è possibile registrare il tipo di documento ed il fornitore dal quale abbiamo acquistato il materiale.
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Quarto passo. Il ciclo passivo – magazzino, entrata merci e fattura
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Terzo passo. Il ciclo passivo – ordine di acquisto e magazzino
Prima di iniziare a vedere le fasi principali di ciclo attivo e ciclo passivo della nostra Azienda srl dovremo configurare i magazzini necessari per il processo di vendita e di acquisto.
Noi vogliamo, infatti, che una volta acquistati i prodotti, la merce entri nel magazzino standard, venga spostata nel magazzino Centrale e da qui venga spedita al cliente.
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A quale partner posso affidare il progetto di un nuovo sistema informatico gestionale?
Un imprenditore che vuole avere un sistema informatico per gestire i propri processi operativi aziendali si rivolge molto spesso ad un partner già presente in azienda. Ad esempio un’ impresa potrebbe chiedere al partner che fornisce il sistema di contabilità se può sviluppare un modulo per gestire anche altre funzionalità.
Questa tipologia di approccio al problema potrebbe essere una soluzione ma occorre sempre tenere in considerazione alcune cose che sono state ampiamente discusse su questo portale.Ecco secondo noi i requisiti da chiedere al vostro fornitore:
- affidabilità e qualità dei dati: in un sistema i dati dovrebbero teoricamente essere sempre corretti. Purtroppo per via della natura complessa di un gestionale (che interagisce con diversi sistemi) questo non sempre accade.
- nel caso in cui i parametri di qualità e affidabilità del dato non vengano rispettati come si comporta il fornitore partner? corregge solo il caso in questione oppure cerca di individuare qual è stato il problema ed interviene nel sistema affinchè non si verifichi più?
- esistono dei parametri di sicurezza? è possibile che chiunque possa eliminare un dato aziendale dal sistema oppure esistono dei controlli di eliminazione dei dati?
- quanto è configurabile il sistema a livello utente? è necessario ogni volta chiamare il fornitore oppure molte cose sono personalizzabili a livello utente?
- se si volessero apportare modifiche al sistema il partner è in grado di sviluppare e testare in tempi e costi ragionevoli? in genere questa caratteristica dipende dalla metodologia di sviluppo software del fornitore. Esistono fornitori che non avendo procedure di sviluppo adeguate rischiano di rendere un sistema ancora più instabile con perdita di qualità del dato e di performance.
- il partner ha una buona qualità di assistenza? ad esempio, se il sistema si dovesse bloccare di sabato il partner prevede la reperibilità?
- sono previste le normali manutenzioni al sistema al di fuori dagli orari di lavoro aziendali?
- sono previste sessioni di test e formazione per gli utenti aziendali?
Inserire un nuovo sistema informatico aziendale non è un’ operazione semplice. Un sistema potrebbe rispondere molto bene a livello funzionale ma potrebbe presentare anche seri problemi di performance o qualità dei dati. La qualità del dato è molto importante per un’azienda.
Qualsiasi informazione che si vuole estrarre a livello direttivo o strategico presuppone che i dati prelevati a livello operativo siano sicuri, corretti ed affidabili. -
Secondo passo. Importazione dei primi dati aziendali
Entrare nel sistema con il ruolo di amministratore azienda come in figura.
Una delle tante funzionalità dell’amministratore del sistema aziendale è tutto ciò che riguarda l’importazione dei dati aziendali.
Ovviamente un sistema gestionale, prima di essere utilizzato, ha bisogno di essere aggiornato di tutti i dati aziendali: anagrafiche dei clienti, dei prodotti, dei fornitori, dei dipendenti, del magazzino, del listino prezzi… -
Primo passo. Configurazione iniziale dell’azienda
Il primo passo è la configurazione iniziale dell’azienda. Come avevamo già accennato utilizzeremo per questi scopi un gestionale openSource Adempiere abbastanza flessibile con il quale possiamo vedere i principali passi per configurare correttamente un gestionale aziendale.
In Adempiere prima di iniziare a lavorare con il sistema gestionale è necessario fare un setup iniziale delle informazioni aziendali.
Per fare questo tipo di operazione è possibile entrare in Adempiere attraverso il logIn come amministratore di sistema. -
A quale partner posso affidare il progetto di un nuovo sistema informatico gestionale?
Un imprenditore che vuole avere un sistema informatico per gestire i propri processi operativi aziendali si rivolge molto spesso ad un partner già presente in azienda. Ad esempio un’ impresa potrebbe chiedere al partner che fornisce il sistema di contabilità se può sviluppare un modulo per gestire anche altre funzionalità.
Questa tipologia di approccio al problema potrebbe essere una soluzione ma occorre sempre tenere in considerazione alcune cose che sono state ampiamente discusse su questo portale.– affidabilità e qualità dei dati: in un sistema i dati dovrebbero teoricamente essere sempre corretti. Purtroppo per via della natura complessa di un gestionale (che interagisce con diversi sistemi) questo non sempre accade.
– nel caso in cui i parametri di qualità e affidabilità del dato non vengano rispettati come si comporta il fornitore partner? corregge solo il caso in questione oppure cerca di individuare qual è stato il problema ed interviene nel sistema affinchè non si verifichi più?
– esistono dei parametri di sicurezza? è possibile che chiunque possa eliminare un dato aziendale dal sistema oppure esistono dei controlli di eliminazione dei dati?
– quanto è configurabile il sistema a livello utente? è necessario ogni volta chiamare il fornitore oppure molte cose sono personalizzabili a livello utente?
– se si volessero apportare modifiche al sistema il partner è in grado di sviluppare e testare in tempi e costi ragionevoli? in genere questa caratteristica dipende dalla metodologia di sviluppo software del fornitore. Esistono fornitori che non avendo procedure di sviluppo adeguate rischiano di rendere un sistema ancora più instabile con perdita di qualità del dato e di performance.
– il partner garantisce una buona qualità di assistenza? ad esempio, se il sistema si dovesse bloccare di sabato il partner prevede la reperibilità?
– sono previste le normali manutenzioni al sistema al di fuori dagli orari di lavoro aziendali?
– sono previste sessioni di test e formazione per gli utenti aziendali?Inserire un nuovo sistema informatico aziendale non è un’ operazione semplice. Un sistema potrebbe rispondere molto bene a livello funzionale ma potrebbe presentare anche seri problemi di performance o qualità dei dati. La qualità del dato è molto importante per un’azienda.
Qualsiasi informazione che si vuole estrarre a livello direttivo o strategico presuppone che i dati prelevati a livello operativo siano sicuri, corretti ed affidabili. -
Perchè è così importante uno studio di fattibilità aziendale?
Come già accennato più volte la prima cosa che si dovrebbe fare prima di valutare i sistemi informatici presenti sul mercato è un buono studio di fattibilità aziendale (AS-IS).Talvolta è meglio spendere molto più tempo per questo tipo di analisi piuttosto che avventurarsi subito nel processo di migrazione di un nuovo sistema gestionale. Può succedere infatti che, dopo un’analisi accurata, per le effettive esigenze aziendali risulti poco conveniente “acquistare” il miglior o il più conosciuto gestionale presente sul mercato.Uno dei pricincipali obiettivi dello studio di fattibilità è quello di individuare i fattori critici di successo aziendale, attraverso appositi di indicatori, sul quale fare leva per avere significativi miglioramenti a livello aziendale.Rimanderemo più avanti, sulla pagina in pratica… di questo portale, come poter individuare ed analizzare gli indicatori aziendali. Per adesso ne ricorderemo solo alcuni.
Tra i vari indicatori possiamo ricordare quelli per i clienti: la qualità del prodotto, il tempo di risposta al cliente, l’assistenza post vendita, il prezzo di vendita…
Esistono anche indicatori per il process owner (o responsabile di processo): costi e tempo di processo, volumi di input, volumi di output…Ogni azienda dovrà quindi capire, sulla totalità degli indicatori aziendali, quali di questi risultano critici per la propria situazione aziendale. I fattori critici di successo possono essere individuati sulla base dei processi core business, della gerarchia aziendale, della situazione dei processi operativi, direzionali e strategici ecc…Far leva su questi fattori vuol dire reingegnerizzare i propri processi aziendali ed avere un buon supporto da parte dei sistemi informatici.A questo punto è possibile scegliere il sistema informatico più adatto che contribuisca positivamente a far leva sulle determinanti critiche aziendali.Per dirla in breve se per un’azienda che opera nel settore del lusso la determinante principale è la qualità della postvendita allora si attrezzerà per cercare sul mercato tutte le soluzioni informatiche che supportino questa caratteristica. -
Come affrontare l’ingresso di un nuovo gestionale in azienda?
In questo articolo si vogliono dare alcune indicazioni per non andare incontro a brutte sorprese o, addirittura, rischiare di far fallire il progetto.Un progetto informatico gestionale, come già accennato più volte, richiede una grossa disponibilità di risorse. Sono progetti di lunga durata e, molto presumibilmente, potrebbero subire variazioni in futuro.
Una buona analisi e pianificazione iniziale potrebbe ridurre di molto il rischio di fallimento.
Una prima regola da tenere in considerazione è che un progetto informatico gestionale non è composto soltanto dalla componente tecnica informatica. Un nuovo sistema informativo aziendale prevede anche una buona dose di pianificazione e riprogettazione dei processi operativi, direzionali e talvolta strategici aziendali.Questo vuol dire che tutto il personale interno all’azienda (con le loro competenze e background culturale) verrà coinvolto all’interno del progetto. E’ indispensabile quindi prevedere da subito sessioni di formazione, laddove ce ne sia necessità, per migliorare l’utilizzo dei sistemi informatici soprattutto nei reparti operativi.
Senza un “buon utilizzo” dei sistemi informatici nei processi operativi si produrrebbe una perdita di informazioni che comprometterebbero la qualità del dato anche ai livelli alti della gerarchia aziendale. Il risultato più comune è che i responsabili aziendali non si fidano più delle informazioni che gli arrivano dai reparti produttivi e ricercano il “dato” nella solita maniera tradizionale alla quale sono più abituati (verbalmente o attraverso informazioni cartacee) .Sotto questo punto di vista l’azienda potrebbe aver investito molti soldi per un buon sistema informatico ma, di fatto, non riesce a sfruttarne i benefici per problemi interni (come quello descritto sopra) che non sono stati presi in considerazione.Ecco i principali punti da prendere in considerazione prima di affrontare un processo di migrazione ad un nuovo sistema informatico:- Analisi AS-IS aziendale: situazione attuale aziendale ed individuazione dei principali processi critici di business al fine di ottimizzarli
- Analisi TO-BE: analisi effettuata dopo le ipotesi di reingegnerizzazione e di “ristrutturazione” aziendale
- Scelta di un buon prodotto informatico che rispetti i canoni di scalabilità ed estendibilità e sia facilmente configurabile a livello utente
- Scelta di un buon partner che accompagni l’azienda lungo tutto il suo processo d’informatizzazione
- Pianificare sessioni di formazione e di test