Cerchiamo di rispondere a questa domanda attraverso un ragionamento logico e servendoci di un esempio.
Supponiamo che in un paesino esista un artigiano che produce particolari tipi di oggetti in vimini. Gli abitanti del paesino, conoscendo l’artigiano e la qualità dei suoi prodotti, si rivolgono a lui per fare acquisti.
L’artigiano però riesce a fabbricare non più di 20 prodotti al giorno e non riesce a far fronte alle numerose richieste dei concittadini.
Col tempo, il sovraccarico di lavoro dell’artigiano incide, purtroppo, sulla qualità dei suoi prodotti e, come se non bastasse, inizia ad aumentare il tempo di attesa dei clienti prima di essere soddisfatti.
Passano i mesi e, visti i tempi di attesa, alcuni clienti infastiditi rinunciano al prodotto dell’artigiano mentre altri si lamentano per la scarsa qualità.
A questo punto l’artigiano decide di istruire un apprendista di fiducia che lo aiutasse a gestire tutte le sue vendite.
I primi tempi sono stati un pò faticosi in quanto oltre al normale lavoro, per non far perdere di qualità ai prodotti, l’artigiano doveva insegnare tutti i trucchi del mestiere all’apprendista.
Una volta superato questo periodo finalmente l’artigiano è riuscito a raddoppiare la sua produttività con 40 prodotti al giorno.
Col passare del tempo la soddisfazione dei clienti e la qualità dei prodotti hanno fatto sì che il nome dell’artigiano fosse conosciuto anche nei paesi limitrofi. Tutto ciò ha portato ad un aumento delle richieste dei prodotti che l’artigiano ed il suo collaboratore non riuscivano più gestire.
A questo punto l’artigiano poteva aumentare ulteriormente la sua produttività prendendo un altro collaboratore; il problema è che gli avrebbe complicato le procedure di gestione e controllo dei collaboratori. Lavoro tutt’altro che semplice.
L’artigiano decide allora di fare i primi passi verso l’ informatizzazione. Organizzare quindi l’informazione in modo da portare vantaggio alla produttività aziendale.
Iniziò a catalogare e studiare le richieste d’acquisto dei suoi clienti. Notò che in un certo periodo dell’anno aumentavano le vendite dei cestini ed in un altro periodo aumentavano le vendite di oggetti vari. Classificò e strutturò i prodotti attraverso i componenti e ne studiò le possibili ottimizzazioni di costruzione.
Sulla base dei risultati delle analisi riorganizzò il lavoro tra lui ed il suo collaboratore in modo da rendere più efficaci le attività.
Ad esempio, prima di entrare nel periodo di maggiore vendita dei cestini, il collaboratore iniziava a preparare i “componenti base” per essere poi completati durante il periodo critico. In questo modo si riuscivano a costruire i cestini in maniera molto più veloce.
Questo modo di lavorare, organizzando e adattando le attività di lavoro in funzione delle analisi delle informazioni ha reso più efficace l’organizzazione interna. La conseguenza diretta è l’aumento notevole della produttività.
La quantità di informazioni da gestire e da elaborare, però, dipendono molto dalla capacità elaborativa dell’artigiano. Più aumentano le informazioni e più l’artigiano farà fatica ad elaborarle.
Per riuscire a mantenere alti i livelli di produttività l’artigiano decide di far elaborare le informazioni direttamente da un software gestionale adatto per il suo caso. Un software che, ad esempio, sulla base delle tantissime informazioni riuscisse a determinare automaticamente il periodo di maggior vendita dei cestini e consigliare al collaboratore quando iniziare a preparare i “componenti base”.
Questo banalissimo esempio è solo un modo per capire come la tecnologia e l’informatizzazione dovrebbe fare i primi passi in azienda. L’informatica gestionale deve essere di supporto alle procedure operative e decisionali. Non viceversa.
Se l’artigiano avesse voluto acquistare un gestionale qualsiasi semplicemente per seguire una moda o perchè ha sentito dire che avrebbe migliorato la sua produttività molto probabilmente avrebbe abbandonato il progetto dopo i primi pessimi risultati. I primi tempi avrebbe cercato di adattare il più possibile le sue attività al gestionale (anche se ciò era controproducente) e poi, non vedendo i risultati sperati, o avrebbe abbandonato il gestionale o avrebbe utilizzato il gestionale in maniera molto limitata.
Si può concludere dicendo che l’informatizzazione non è e non deve essere una moda. Oggi giorno fanno scalpore le tantissime nuove tecnologie a supporto delle aziende. Ognuno deve trovare il modo giusto di adattare ed intromettere tali tecnologie nella propria realtà aziendale per sfruttarne tutti i vantaggi. Un lavoro abbastanza complicato tanto che sono necessarie figure competenti.
