Che differenza c’è tra un gestionale integrato ed un software costruito ad-hoc per risolvere singole esigenze aziendali?
Iniziamo col dire che un gestionale si chiama integrato perchè integra all’interno dello stesso sistema la gestione di più funzioni aziendali.
In questo modo noi possiamo gestire il magazzino, la produzione, la contabilità fiscale, il ciclo passivo e ciclo attivo, le performance, la gestione dei materiali…all’interno di un unico sistema aziendale.
Molti software che nascono, invece, da una specifica esigenza aziendale risolvono soltanto quella particolare caratteristica senza tenere conto di tutte le altre funzioni aziendali.
Facciamo un esempio pratico,
un responsabile informatico vuole un sistema, per la propria azienda, che supporti i processi di magazzino: riapprovvigionamento, inventario fisico e movimentazione scorte.
L’obiettivo è di catalogare tutte le materie prime e mantenere un certo livello di scorta che prenda in considerazione anche i picchi di maggior produzione. In azienda esiste già un sistema per l’acquisto delle materie prime.
Il responsabile informatico può rispondere a tale esigenza costruendo un software adatto solo per questa caratteristica, oppure, customizzando un gestionale ERP all’interno dei processi operativi di magazzino.
Mettiamo il caso che il responsabile decide di intraprendere la prima strada. Dopo un tempo di implementazione software l’azienda riesce a gestire il magazzino in maniera più automatizzata. Un grande passo avanti rispetto ad una gestione completamente manuale.
Una volta andato a regime, il sistema risponde molto bene alle esigenze del magazzino. L’unica cosa è che, non essendo integrato, una volta che il livello di soglia minimo a stock viene raggiunto, il sistema invia automaticamente una richiesta d’ordine d’acquisto al programma per la gestione degli ordini d’acquisto presente storicamente in azienda.
Apparentemente un’infrastruttura di questo tipo può sembrare vantaggiosa. In realtà, possono verificarsi una serie di complicanze anche durante le normali procedure di lavoro.
Una prima complicazione riguarda un aspetto puramente tecnico. Quando si raggiunge il livello minimo di scorta, in maniera automatica il sistema trasferisce alcune informazioni da un database all’altro. Questo passaggio d’informazione, seppur possibile su tabelle eterogenee, richiede la manutenzione e la gestione su due diversi database.
La stessa cosa vale per la bolla di ingresso materiali. Una volta registrata la bolla, il sistema deve indicare al gestionale per gli ordini di acquisto che è entrata la bolla Y relativa all’ordine X. L’ordine X deve essere presente, a questo punto, sia su un database che sull’altro. In questo caso si parla di ridondanza d’informazioni. Ovvero informazioni duplicate che necessitano di un controllo ulteriore.
Ci possono essere casi in cui, dopo diverse operazioni fatte sia su un sistema che sull’altro, l’ordine ridondato su un database non è uguale all’ordine sull’altro database.
Per sfuggire a questi inconvenienti i fornitori cercano soluzioni come la “risincronizzazione di tutti i dati tra i due database (a volte con cali evidenti di prestazione del sistema in generale)”.
Un’altra complicanza riguarda aspetti relativi ai processi direttivi. E’ molto più difficile eseguire analisi incrociate dei dati fatto su sistemi gestionali eterogenei (in questo caso ordine d’acquisto e gestione magazzino). Ad esempio, è più complicato acquisire informazioni relative agli ordini d’acquisto attraverso il gestionale del magazzino. Gli ordini d’acquisto sono informazioni che provengono soltanto dal gestionale degli ordini d’acquisto e non sono interpretabile dal gestionale del magazzino. E’ necessario, quindi, costruire un qualcosa che traduca il significato dei dati in modo da renderli comprensibili a tutti i sistemi.
Supponiamo invece che il responsabile avesse scelto la seconda strada, ovvero, l’acquisizione di un gestionale integrato. La gestione sarebbe stata molto più semplice. Di seguito un esempio dei vantaggi più tangibili:
Formazione utenti per un singolo sistema, acquisizione informazioni di natura eterogenea da un unico database, costi di gestione e manutenzione concentrati per un unico sistema informatico, condivisione delle informazioni degli ordini d’acquisto e del magazzino all’interno dello stesso gestionale, procedure di analisi più semplificate, riduzione problemi tecnici legati alla connessione, alla ridondanza ed alla correttezza dei dati.
Il nostro consiglio è quello di valutare l’acquisizione di un gestionale integrato anche se l’esigenza aziendale è circoscritta per una singola funzionalità. I benefici derivanti da un sistema integrato, se il progetto è stato gestito correttamente, ripagano abbondantemente gli alti investimenti iniziali.
