Reingegnerizzazione dei processi aziendali

Dal nostro punto di vista la “reingegnerizzazione” dei processi aziendali è uno dei punti fondamentali di uno studio di fattibilità aziendale.
Modellizzare su diagrammi i propri processi consente di avere sotto mano tutte le criticità in modo da poterne studiare, con calma, tutti i miglioramenti o le ottimizzazioni (magari con il supporto dei process owner).

Per capire meglio l’importanza di mettere su carta i propri processi aziendali faremo un esempio concreto.

In un’azienda che lavora su commessa esiste il processo di consuntivazione finale. Questo processo è in stretto legame con il processo di ciclo attivo (legato alla vendita ed alle fatturazioni al cliente della commessa) e con il processo di ciclo passivo (legato con la fatture dei fornitori che hanno partecipato alla commessa).

Il processo di consuntivazione risulta, a distanza di tempo, un processo abbastanza lento e poco preciso: la consuntivazione avviene attraverso il calcolo della differenza tra i costi previsti ed i costi effettivi. Inoltre, il processo prevede anche il calcolo del fatturato sulla base del prezzo di vendita della commessa. In base al fatturato è possibile, in un secondo momento, calcolare la provvigione per l’agente di vendita.

Studiando bene il processo ci siamo resi conto dei molteplici fattori esterni ed interni che tendono a rendere il processo di bassa qualità (sia in termini di tempi e costi che di precisione dei dati).
Dopo attente analisi sul diagramma del processo abbiamo individuato che il fattore principale del peggioramento della qualità era dovuto alla “registrazione tardiva dei costi effettivi legati al trasporto della merce”.
La consuntivazione può, infatti, avere luogo soltanto se si hanno i costi effettivi di tutta la commessa. Purtroppo, per motivi di complessità della merce venduta (dimensioni e peso diversi per ogni commessa) e per mancanza di un modulo di registrazione dei costi di trasporto, non era possibile registrare i costi dei vettori nel momento in cui veniva spedita la merce.
Questo era, inoltre, la causa di altri problemi: consuntivazione ritardata, riconoscimento provvigioni ritardate (ed approssimative) e ritardo nella registrazione a sistema delle fatture dei trasportatori.
Questo ritardo nella gestione delle fatture ha complicato, nel corso degli anni, tutto il processo di consuntivazione: le fatture cartacee dei trasportatori, prima di essere utilizzate per la consuntivazione, venivano registrate in contabilità e poi accumulate in faldoni. A lungo andare e con l’aumentare delle commesse, il faldone è cresciuto al punto che diventava sempre più difficile individuare le fatture di trasporto per ogni singola commessa. Tutto ciò ha portato ad un ulteriore allungamento del tempo di consuntivazione.

A questo punto, per ottimizzare il processo, insieme ai process owner, si è deciso di intervenire su due fronti: il primo era di aggiungere il modulo di gestione dei costi di trasporto sul sistema ERP ed il secondo era di trovare degli accordi con i trasportatori in modo da rendere più semplice la determinazione dei costi effettivi di traporto per ogni singola commessa.

Gli interventi sono stati inseriti sul diagramma dei processi in modo da poterne comprendere gli effettivi benefici direttamente su carta.  Una volta approvati dalla direzione sono state implementate all’interno dell’organizzazione aziendale.
I risultati sulla riduzione del tempo di consuntivazione sono stati subito notati e con essi un miglioramento progressivo di tutta la consuntivazione.

Tutto questo per capire l’importanza della modellizzazione dei propri processi critici in modo da poterne studiare tutte le ottimizzazioni.
Sempre su questo portale abbiamo dato delle linee guida su come si modellizzano i processi operativi e come si esegue un analisi AS-IS.

Lascia un commento

Il tuo indirizzo email non sarà pubblicato. I campi obbligatori sono contrassegnati *