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Evitare inutili incomprensioni con chi “vende” il sistema: com’è fatto un gestionale?

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Purtroppo molti imprenditori non conoscono la vera complessità di un gestionale aziendale. Questa mancanza d’informazione potrebbe far nascere incomprensioni tra chi “compra” e chi lo “vende”.
Tante volte, infatti, un’imprenditore chiede al fornitore di arricchire il proprio gestionale con una nuova funzionalità. In alcuni casi, però, tale funzionalità (su alcuni tipi di sistemi) potrebbe richiedere molto tempo e alti costi di sviluppo. Da quì nascono le incomprensioni.
Un sistema gestionale con una buona architettura potrebbe far ridurre notevolmente il costo di futuri sviluppi ed adattamenti aziendali. Sotto questo punto di vista l’architettura risulta essere di fondamentale importanza e per tale motivo ne faremo un rapido accenno.
Come è fatta l’architettura di un gestionale aziendale?
Per fare un esempio possiamo paragonare un software gestionale ad un’abitazione:
una casa è composta da tanti sistemi che interagiscono tra loro. Per ognuno di questi sistemi esistono esperti del settore capaci di intervenire, ottimizzarli e migliorarli nel tempo. Pensiamo ad esempio all’impianto idraulico, all’impianto elettrico oppure alla struttura portante ecc…
Un software gestionale, come per un’abitazione, è composto da tanti sistemi tra loro interagenti:
  • Il database è un sistema capace di mantenere e gestire tutti i dati aziendali. Senza di esso un gestionale aziendale sarebbe “vuoto” e non produrrebbe niente. Il database è già di per se un sistema molto complesso e la modalità con cui fornisce i dati al software potrebbe compromettere le performance del sistema in generale. Gli esperti di questo sistema si chiamano amministratori del database e molte volte, se l’azienda non ha personale interno esperto in materia, viene fornito direttamente da chi offre il software.
  • Il codice sorgente è come se fosse il materiale con cui viene costruita l’intera struttura portante dell’abitazione. Migliore è questo materiale e come viene impiegato e migliore sarà la qualità del software. Un software OpenSource, ad esempio, viene sviluppato in modo tale che il codice sorgente possa essere continuamente aggiornato senza che nuove versioni rendano instabile il sistema.
  • Il portafoglio applicativo di un gestionale è l’insieme di tutte le funzionalità del sistema. Un po’ come una casa dotata di riscaldamento centralizzato o sistema di allarme ecc… l’imprenditore dovrebbe essere messo in condizione di capire se il portafoglio applicativo del gestionale ha una buona copertura funzionale per l’azienda. In poche parole dovrebbe capire se, allo stato attuale, il gestionale copre già una buona parte dei propri processi operativi, direzionali e strategici aziendali. Nel caso contrario dovrebbe capire quanto costa predisporre l’applicazione affinchè vengano coperte buona parte delle esigenze dell’azienda. Esistono sistemi in grado di coprire buona parte dei processi semplicemente modificando la configurazione del software a livello utente o a livello di database.

Gestionale commerciale VS OpenSource

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Nel confronto tra software commerciale e software Open Source, uno degli aspetti più discussi riguarda spesso la struttura dei costi e le modalità di gestione delle soluzioni. Sebbene a prima vista la differenza sembri limitata al pagamento della licenza, in realtà esistono ulteriori elementi organizzativi e operativi che caratterizzano entrambe le tipologie e che incidono sul loro utilizzo e sulla loro gestione.

L’unica vera differenza tra le due tipologie di licenze, ragionando solo in termini di costi, è che nel commerciale si paga la licenza e nell’OpenSource invece no.

In realtà un software per poter definirsi OpenSource ha bisogno di una comunità che gestisca tutte le normali attività per lo sviluppo software (progettazione, implementazione e test) ma anche per la vendita e configurazione presso il cliente attraverso la rete di distribuzione.

La comunità di sviluppo (partner) è un insieme di collaboratori (privati o aziende) che condividono le proprie forze per l’implementazione e la vendita di un progetto. In genere, una comunità utilizza metodi e tecnologie di implementazione software standard ed il progetto è aperto a chiunque volesse contribuire.

In linea generale, nel mondo dei gestionali aziendali, i fornitori di software OpenSource ed i fornitori di software commerciale hanno prevalentemente le stesse attività: implementazione gestionali a supporto dei processi, assistenza e manutenzione, formazione e configurazione. Molte volte nei software commerciali questi costi sono contenuti nella licenza o manutenzione mentre, in quelli OpenSource, questi costi vengono dichiarati direttamente sui contratti di fornitura.

E’ molto importante, quindi, affidarsi a software di buona qualità e gestito da aziende o, nel caso di OpenSource, a comunità ben strutturate e capaci di far fronte a grossi investimenti per la manutenzione del gestionale.

Ad ogni modo, qualsiasi software, sia esso commerciale che OpenSource, potrebbe far lievitare i costi solo durante la fase  di configurazione. In molti casi, non potendo preventivare questi costi, l’imprenditore si trova a dover affrontare ulteriori spese aggiuntive per la corretta configurazione del sistema o per la terminazione del processo di migrazione del gestionale aziendale.

Talvolta, per i motivi descritti sopra, si potrebbero incrinare anche i rapporti con i fornitori del sistema gestionale.

In conclusione, la scelta tra software commerciale e Open Source non può basarsi esclusivamente sul costo della licenza, ma deve considerare l’intero ciclo di vita del software, inclusi i servizi, la configurazione e la manutenzione. Entrambe le soluzioni possono essere valide, a condizione che siano supportate da strutture affidabili e adeguate alle esigenze dell’azienda. Una valutazione attenta di questi aspetti consente di ridurre i rischi economici e organizzativi e di garantire una gestione più efficace del sistema informatico.