Negli ultimi anni le imprese italiane hanno accelerato gli investimenti in sistemi informatici per migliorare efficienza, produttività e capacità decisionale. Tuttavia, non tutti i progetti IT producono i risultati attesi. Molte implementazioni finiscono per generare costi imprevisti, rallentamenti operativi o addirittura l’abbandono del sistema introdotto.
Il problema raramente riguarda la tecnologia in sé. Nella maggior parte dei casi il successo o il fallimento di un progetto informatico dipende da fattori organizzativi, metodologici e di gestione del cambiamento.
Prima di introdurre un nuovo sistema è quindi necessario comprendere con precisione quale problema si vuole risolvere e quale tipo di progetto si sta affrontando.
Partire sempre dal processo o dall’attività che si vuole ottimizzare
Il primo errore che molte organizzazioni commettono è introdurre un sistema informatico senza aver chiarito quale processo o quale attività si desidera migliorare.
Un progetto IT dovrebbe sempre nascere da una domanda molto semplice: quale attività vogliamo rendere più efficiente?
Se non si conosce il processo da ottimizzare, diventa impossibile capire come il sistema informatico dovrà essere utilizzato, quali funzionalità saranno davvero necessarie e quali invece rappresentano soltanto complessità inutile.
Spesso le aziende adottano nuovi strumenti perché lo fanno i concorrenti o perché temono di rimanere indietro rispetto al mercato. Questo approccio porta a implementazioni forzate, in cui la tecnologia viene inserita all’interno dell’organizzazione senza una reale integrazione con i processi operativi.
L’obiettivo di un progetto informatico non è introdurre tecnologia, ma migliorare il funzionamento dell’azienda nel tempo. In particolare, un buon progetto dovrebbe contribuire a:
- contenere nel tempo i costi dell’infrastruttura informatica
- ridurre i processi di manutenzione grazie a una buona progettazione iniziale
- garantire robustezza e affidabilità dell’infrastruttura
- coprire il maggior numero possibile di processi aziendali critici
- mantenere un adeguato livello di flessibilità di software e hardware per adattarsi alle esigenze del mercato
Quando questi elementi vengono analizzati prima dell’avvio del progetto, aumenta significativamente la probabilità di successo.
Le tre tipologie di progetto informatico nelle organizzazioni
Non tutti i progetti informatici hanno lo stesso livello di complessità. Un errore frequente è affrontare iniziative molto diverse con la stessa metodologia di lavoro.
È possibile distinguere tre grandi categorie di progetti informatici all’interno delle organizzazioni.
Strumenti gestionali per l’ottimizzazione dei processi tra reparti
La prima tipologia riguarda i sistemi informativi che supportano processi aziendali che coinvolgono più reparti e più persone.
Rientrano in questa categoria, ad esempio:
- sistemi ERP
- piattaforme di gestione documentale
- sistemi CRM condivisi
- strumenti di gestione dei workflow aziendali
In questi casi la complessità non è solo tecnologica ma soprattutto organizzativa. Più persone devono utilizzare il sistema e più aumenta la difficoltà di coordinamento.
Ogni reparto ha esigenze diverse, abitudini operative consolidate e priorità differenti. L’introduzione di un nuovo sistema modifica spesso il modo in cui le informazioni circolano all’interno dell’azienda e richiede un cambiamento nelle modalità di lavoro.
Per questo motivo i progetti che coinvolgono più reparti dovrebbero essere gestiti con metodologie di sviluppo Agile. Un approccio iterativo consente di:
- rilasciare funzionalità progressivamente
- raccogliere feedback dagli utenti reali
- correggere rapidamente eventuali problemi
- adattare il sistema alle reali dinamiche organizzative
- ideale quando l’analisi iniziale risulta approssimativa (comune in progetti di questo tipo)
La gestione tradizionale a cascata (waterfall) aumenta il rischio di realizzare sistemi poco aderenti ai bisogni operativi.
Strumenti per l’ottimizzazione delle attività del singolo individuo
La seconda tipologia riguarda i sistemi che migliorano l’efficienza della singola persona nel proprio lavoro quotidiano.
In questo caso il sistema non coordina un processo tra reparti, ma supporta direttamente l’attività individuale.
Esempi tipici sono:
- strumenti di intelligenza artificiale a supporto delle attività lavorative
- software di produttività individuale
- strumenti di analisi dei dati personali
- il personal computer stesso, che ha rappresentato una delle prime grandi rivoluzioni nella produttività individuale
La complessità organizzativa in questo tipo di progetto è generalmente più bassa. L’adozione dipende soprattutto dalla capacità del singolo utente di comprendere il valore dello strumento e integrarlo nel proprio metodo di lavoro.
Quando il beneficio è immediatamente percepibile, l’adozione tende ad avvenire in modo spontaneo e rapido.
Agenti AI collegati tra loro: la nuova evoluzione dei sistemi aziendali
Negli ultimi anni sta emergendo una terza tipologia di progetto informatico: ecosistemi di agenti di intelligenza artificiale tra loro collegati.
Questi sistemi combinano le caratteristiche delle due categorie precedenti. Da un lato ottimizzano l’attività individuale, dall’altro contribuiscono alla gestione di processi aziendali più ampi.
Un agente AI può supportare il lavoro di un singolo dipendente, ma allo stesso tempo scambiare informazioni con altri agenti presenti in azienda, creando una rete di automazione distribuita.
In questo scenario i processi aziendali non sono più gestiti esclusivamente da persone o da software tradizionali, ma da una collaborazione continua tra utenti umani e agenti intelligenti.
Perché questi progetti abbiano successo è necessaria anche una maturazione culturale dell’organizzazione rispetto all’uso dei sistemi informatici.
Spesso è utile procedere per fasi:
prima abituare il personale a lavorare con strumenti di supporto individuale basati su intelligenza artificiale
successivamente introdurre sistemi in cui più agenti collaborano tra loro e supportano i flussi informativi aziendali
I numeri dei progetti informatici nelle imprese italiane
Diversi studi mostrano come il tasso di successo dei progetti informatici nelle imprese non sia particolarmente elevato.
Secondo il CHAOS Report dello Standish Group, uno dei riferimenti più citati nel settore della gestione dei progetti IT, a livello internazionale circa:
- il 31% dei progetti IT viene completato con successo
- il 50% presenta ritardi, costi superiori al previsto o funzionalità ridotte
- il 19% viene cancellato prima del completamento
Per quanto riguarda il contesto italiano, i dati dell’Osservatorio Agenda Digitale del Politecnico di Milano evidenziano che negli ultimi anni molte imprese hanno aumentato gli investimenti in digitalizzazione, ma una parte significativa dei progetti incontra difficoltà nella fase di implementazione.
Tra le principali cause di criticità emergono:
- scarsa analisi iniziale dei processi aziendali
- resistenza al cambiamento da parte degli utenti
- sottovalutazione dell’impatto organizzativo dei sistemi informatici
Fonte
https://www.osservatori.net/it/ricerche/osservatori-attivi/agenda-digitale
Quando un progetto informatico può essere considerato davvero di successo
Tradizionalmente il successo di un progetto informatico viene valutato utilizzando tre parametri principali:
- rispetto dei tempi
- rispetto dei costi
- qualità del risultato finale
Un progetto può essere considerato ben riuscito quando i valori a consuntivo si avvicinano il più possibile alle stime previste in fase di preventivo.
Tuttavia, nelle implementazioni aziendali esiste anche un quarto parametro spesso sottovalutato: la percezione degli stakeholder coinvolti.
Durante tutto il ciclo di vita del progetto è fondamentale che le persone coinvolte mantengano fiducia nel percorso intrapreso. Se gli utenti chiave percepiscono il progetto come disorganizzato, poco utile o imposto dall’alto, la probabilità di insuccesso aumenta drasticamente.
Basta anche un solo utente influente con una percezione negativa per generare un effetto domino all’interno dell’organizzazione. Il malcontento tende infatti a diffondersi rapidamente tra colleghi e reparti.
Per questo motivo la scelta degli utenti chiave e della squadra di progetto è una delle decisioni più importanti nelle fasi iniziali. Le persone coinvolte devono avere credibilità all’interno dell’organizzazione, capacità di collaborazione e disponibilità al cambiamento.