Dopo decenni di progetti di migrazione di software gestionali, in aziende di dimensioni e settori molto diversi, ho notato che cambia l’offerta tecnologica sul mercato (a volte la tecnologia diventa più flessibile, copre più esigenze di mercato)…ma i punti critici sono quasi sempre gli stessi.
Ogni azienda ha la propria storia e le proprie particolarità, soprattutto nelle PMI, dove i processi sono spesso costruiti negli anni seguendo le esigenze quotidiane. Eppure, quando arriva il momento di sostituire un gestionale, ci sono alcuni aspetti che, se trascurati, rischiano di trasformare un progetto promettente in un costoso fallimento.
Ecco i quattro aspetti che, nella mia esperienza, meritano sempre la massima attenzione.
1. L’analisi dei processi
La prima domanda non dovrebbe essere “Cosa deve fare il gestionale?”, ma “Come lavorano le persone in azienda?” e soprattutto “dove si vuole andare a parare”? “quali processi si intendono ottimizzare”?
Un processo aziendale può essere considerato come un insieme di stati ed eventi posti in sequenza che supporta un flusso informativo all’interno di un’organizzazione.
Un sistema informatico sono uno o più software, più o meno integrati, che supportano un processo operativo, ovvero, un flusso informativo o uno scambio di informazioni tra persone o reparti.
Un progetto di migrazione di un sistema informatico non consiste nel trasferire dati da un programma a un altro. Significa capire come vengono svolte le attività operative e individuare il modo migliore per renderle più efficienti.
Nella maggior parte dei casi l’obiettivo è trovare il giusto equilibrio tra standardizzazione e personalizzazione.
Standardizzare significa adottare le funzionalità già offerte dal gestionale quando i processi operativi rappresentano una buona pratica consolidata. Personalizzare, invece, dovrebbe essere una scelta riservata solo ai processi che rappresentano un reale vantaggio competitivo per l’azienda.
Nelle PMI questo tema è ancora più evidente. È frequente trovare procedure nate anni prima per risolvere un’esigenza specifica e che, nel tempo, sono diventate “la normalità” ma che non hanno più senso di essere manutenute.
2. Il progetto riguarda prima di tutto le persone: coinvolgerli già nelle prime fasi di progetto
Un gestionale non è un software che si utilizza una volta ogni tanto. È lo strumento con cui gli operatori lavoreranno tutti i giorni, probabilmente per molti anni.
Per questo motivo, se l’obiettivo è rispettare i tempi della migrazione, coinvolgere gli utenti operativi fin dalle prime fasi del progetto rappresenta uno dei migliori investimenti possibili.
Sessioni frequenti, configurazioni costruite insieme, verifiche continue e confronti durante tutto il percorso permettono di intercettare esigenze che difficilmente emergerebbero leggendo soltanto un documento di analisi. Inoltre gli utenti sono già preparati per la messa in produzione del sistema informatico evitando spiacevoli sorprese.
Nelle PMI questa dinamica pesa ancora di più, perché i processi sono generalmente meno standardizzati e molto legati all’esperienza dei singoli operatori.
3. Includere sempre le integrazioni in fase contrattuale
Quando si acquista un gestionale, normalmente si acquista il gestionale.
Può sembrare una frase banale, ma spesso ci si aspetta che il nuovo ERP o sistema informatico comunichi automaticamente con tutti gli altri sistemi presenti in azienda. In realtà, se queste esigenze non vengono esplicitate durante l’analisi, difficilmente saranno considerate nel progetto.
Le integrazioni sono molto importanti nell’ottica di rendere efficiente un processo operativo. Senza integrazioni il flusso informativo si interrompe e spesso si richiede un intervento manuale.
Ad esempio, un agente commerciale prepara un offerta su un CRM. Una volta accettata dal cliente deve passare a ordine sul sistema gestionale.
Quindi, supponiamo che questo è il processo: OFFERTA-> OFFERTA ACCETTATA -> ORDINE DI VENDITA
Ci sono 3 strade per gestire questo processo:
- manualmente: una volta accettata, l’offerta passa all’ufficio vendita che crea a mano l’ordine (generalmente da una email inviata dal commerciale o da altri canali). Soluzione poco efficiente in termini di tempo di processo e con persone dedicate alla creazione dell’ordine di vendita. Con tanti ordini il personale può realmente diventare un collo di bottiglia. Tutto questo rischia di bloccare il processo di vendita.
- integrazione CRM-gestionale: una volta accettata l’offerta, l’integratore passa automaticamente le informazioni al gestionale che prepara l’ordine di vendita. Soluzione più veloce e l’operatore dovrà solo controllare che l’ordine di vendita sia conforme. In questo modo si evita il collo di bottiglia del personale ma aumenta il costo di infrastruttura informatica. Infatti, anche l’integratore è un software come gli altri e dovrà essere aggiornato e manutenuto esattamente come gli altri.
- Sistema centralizzato (ERP): l’offerta viene generata sullo stesso sistema che poi genera l’ordine di vendita. Generalmente questi software hanno una procedura interna che permettono di creare l’ordine di vendita direttamente dall’offerta senza utilizzare passaggi manuali e senza integratori. In questo caso si riduce il tempo di processo ed il costo di infrastruttura
Altro esempio molto comune riguarda le aziende manifatturiere.
Si sostituisce l’ERP che gestisce acquisti, vendite e magazzino, ma in produzione continua a essere utilizzato un software MES specializzato.
Se ERP e MES non vengono integrati correttamente, gli operatori finiscono per copiare dati da un sistema all’altro. E quando le informazioni iniziano a viaggiare con il classico “copia e incolla”, l’efficienza prende spesso una strada diversa.
Le modalità di integrazione possono essere molteplici, ma la necessità di integrarsi con gli altri sistemi aziendali deve essere chiarita fin dall’inizio del progetto.
4. Il budget si costruisce conoscendo davvero il progetto
Tempi e costi di una migrazione gestionale sono spesso più difficili da stimare rispetto a quanto si immagini.
Non perché il progetto sia fuori controllo, ma perché un ERP è uno strumento ricco di funzionalità e ogni azienda ne utilizza soltanto una parte, spesso in modo molto specifico.
Se durante la pianificazione non vengono considerate l’analisi dei processi, il coinvolgimento degli utenti, le integrazioni e tutte le attività necessarie alla configurazione del sistema, è facile che le previsioni iniziali si discostino dal consuntivo finale.
Un progetto gestionale richiede infatti una visione sia informatica sia funzionale. Non basta conoscere il software: bisogna comprendere anche come lavora l’azienda e quali funzionalità saranno realmente utilizzate.
In fondo, un ERP non è una calcolatrice. Le funzioni disponibili sono molte, ma nessuna azienda le utilizza tutte. Quelle che servono davvero, però, è fondamentale conoscerle a fondo.
Conclusioni
Se dovessi riassumere decenni di progetti in una sola frase direi questa: la migrazione di un gestionale non è un progetto software, è un progetto aziendale.
Tecnologia, processi, persone e organizzazione devono procedere insieme.
