Come sapete, un progetto di migrazione di un sistema informatico in un’azienda ha successo quando si conoscono i processi aziendali che devono essere supportati. Se sostituisco un sistema informatico, molto probabilmente è per essere più efficiente, sfruttando anche le ultime tecnologie.
Per conoscere i processi esistono diversi metodi: intervistare direttamente gli operatori oppure leggere le tracce lasciate dai sistemi informatici durante l’esecuzione di questi processi, direttamente dai database o da altri sistemi di conservazione dei dati.
Per questo motivo, informaticagestionale.it ha costruito un sistema capace di disegnare i flussi dei processi direttamente dalle estrazioni Excel dei gestionali.
Basta infatti un’estrazione anche di breve periodo per poter ricostruire il comportamento dei processi aziendali attraverso un flusso. In questo modo è possibile verificare analiticamente ciò che già si conosceva dell’azienda, ovvero quali erano i colli di bottiglia, i processi più lenti e quelli più veloci. Com’è possibile fare questo?
Considerate che le estrazioni contengono informazioni molto importanti per questo tipo di analisi:
- data del documento,
- riferimento al documento precedente,
- causale del documento
- ID del documento.
Attraverso un’analisi intelligente è possibile riconoscere la tipologia del documento, distinguendo se si tratta di ciclo attivo o passivo e, in particolare, di ordine, fattura, spedizione e così via. È poi possibile costruire le relazioni tra documenti attraverso le chiavi primarie (numero del documento) e i riferimenti ad altri documenti.
È inoltre possibile valutare la durata media di esecuzione di un flusso direttamente dalle date dei documenti collegati, raggruppandoli in base alla causale, e visualizzare sinteticamente i flussi più lenti e quelli più veloci.
Inoltre, abbiamo aggiunto anche la possibilità di analizzare l’andamento dei valori sulla linea temporale e di fare un forecast.
Il sistema permette anche di correggere eventuali errori di analisi intelligente dando la possibilità di modificare la tipologia dei documenti e la tipologia dei campi.
Credo sia molto utile prima di iniziare un percorso di sostituzione dei sistemi informatici.
Di seguito un esempio concreto del funzionamento:
Facciamo finta di aver estratto i documenti dal sistema gestionale di un’azienda che vende caramelle. Abbiamo offerte, ordini di vendita, spedizioni, fatture e incassi. Quindi analizziamo il ciclo attivo del business aziendale.
Accedendo al process mining di informaticagestionale.it
cliccando su upload document possiamo caricare i primi documenti estratti dal gestionale
Selezioniamo tutti i documenti ed attendiamo la creazione del flusso
Questa è la prima analisi fatta dall’IA
Controlliamo ora il risultato ed eventualmente correggiamo
Come vedete il sistema ha identificato erroneamente la tipologia di questo documento: sales_orders.xlsx è stato individuato come un’offerta. Può succedere, motivo per cui è necessario sempre controllare.
Impostiamo quindi la categoria corretta
Ora controlliamo che le colonne siano state identificate correttamente per ogni documento importato. Iniziamo dalla prima, la quotation order
In questo caso le colonne sono state correttamente identificate
Volendo possiamo aggiungere le tipologie su altri campi per analizzare altri aspetti del flusso. Ad esempio, posso inserire la causale anche sullo stato in modo da aggregare i documenti e valutarne la velocità.
Controllando il documento successivo abbiamo correttamente valorizzato anche il riferimento esterno che permette il collegamento con gli altri documenti.
Ecco il risultato
Si è generato un flusso dalla quotation fino al payment.
Le freccie verdi sono quelle più veloci, le rosse invece più lente. I casi esaminati coincidono con la causale che è stata inserita sul documento di destinazione. Ad esempio, osservando la freccia verde dalla quotation al order. La causale esaminata è l’area geografica
Cambiando la causale abbiamo un’altra situazione
In questo caso osserviamo che le caramelle liquirizia hanno un processo tra offerta e ordine più lento rispetto le gommose. Il motivo è quindi da indagare a livello di processo.
Il sistema permette anche un’analisi delle dashboard cliccando sul documento stesso. Guardando il fatturato:
Da questo grafico notiamo un aumento del fatturato sulle 4 tipologie di prodotti (selezionati come causali sulla mappa delle colonne)
Possiamo anche fare una previsione per i prossimi mesi attraverso i più moderni algoritmi di previsione.
Il sistema ti mostra l’algoritmo utilizzato e l’errore di predizione individuato.
E’ possibile in tempo reale modificare anche le causali in modo da poter analizzare nel dettaglio la situazione.
Per qualsiasi altra informazione non esitate a contattarci attraverso i nostri canali!
