Informaticagestionale.it mette a disposizione degli utenti il proprio BPM creator. Uno strumento utile per creare diagrammi di processo prima di eseguire una migrazione del sistema informatico
Il vantaggio è che questo strumento è possibile farlo girare direttamente sul proprio PC senza dover condividere nulla all’esterno della rete aziendale. Di seguito una panoramica delle principali funzionalità
All’apertura il sistema presenta diversi oggetti grafici a disposizione per la tipologia di diagramma che si vuole realizzare.
E’ possibile creare process diagram, event diagram, business behaviour flow, process flow. A seconda della tipologia è possibile selezionare l’oggetto di riferimento.
E’ possibile creare transazioni, usare differenti colori, esportare o importare il lavoro fatto.
Nel contesto aziendale attuale, caratterizzato da processi sempre più complessi e da una crescente disponibilità di dati, comprendere come funzionano realmente i processi operativi è diventato un fattore critico di competitività. Il Process Mining di InformaticaGestionale.it (IG) nasce proprio con questo obiettivo: trasformare i dati già presenti nel gestionale in conoscenza operativa, supportando decisioni basate su evidenze oggettive.
Cos’è il Process Mining e perché è strategico
Il process mining è una disciplina che consente di ricostruire, analizzare e ottimizzare i processi aziendali reali (AS-IS) partendo dai dati generati dai sistemi informativi. A differenza delle mappature teoriche o delle interviste, il process mining si basa su ciò che accade realmente, utilizzando le tracce digitali lasciate dai documenti e dalle transazioni.
Il process mining di InformaticaGestionale.it permette di:
individuare inefficienze e colli di bottiglia,
analizzare tempi e sequenze operative,
comprendere le relazioni tra documenti e cicli aziendali,
supportare la pianificazione e il forecasting.
Il tutto senza modificare il gestionale, ma partendo semplicemente dalle sue esportazioni dati.
Come funziona il Process Mining di InformaticaGestionale.it
1. Import intelligente di file Excel dal gestionale
Il punto di partenza è l’importazione di uno o più file Excel, tipicamente derivanti dall’esportazione del gestionale aziendale. I file possono contenere:
documenti di testata (ordini, fatture, DDT, movimenti di magazzino, ecc.),
righe di documento, con dettagli su articoli, quantità, valori economici e riferimenti.
Il sistema è progettato per lavorare con strutture eterogenee, tipiche dei diversi ERP presenti sul mercato.
cliccando su carica file in alto a destra è possibile caricare uno o più excel
2. Classificazione automatica dei documenti per ciclo aziendale
Una volta importati i dati, il process mining di IG cataloga in modo intelligente i documenti, riconoscendo automaticamente il contesto operativo di appartenenza, ad esempio:
Ciclo Passivo (ordini fornitori, carichi, fatture di acquisto),
Operations e Logistica,
Produzione.
Questa classificazione consente di avere una visione chiara e strutturata dei flussi, anche in aziende con processi articolati e trasversali.
Una volta importati gli excel è possibile modificare i documenti nella colonna a sinistra. E’ anche possibile aggiungere documento custom
E’ possibile modificare la tipologia delle colonne per ogni documento importato. In questo modo si possono identificare le colonne che sono riferimenti verso altri documenti, le colonne “causali” che creano nuove connessioni con il documento di destinazione, le colonne di tipo quantità, valore economico, valore data.
3. Riconoscimento automatico delle colonne e analisi dei collegamenti
Uno degli elementi distintivi del process mining di InformaticaGestionale.it è la capacità di riconoscere automaticamente il significato delle colonne Excel, anche quando i nomi non sono standard.
Cliccando su una connessione si apre una finestra di dialogo in basso a sinistra con i dettagli della transazione dal documento di origine (ordine cliente) a quello di destinazione (DDT): la causale che ha generato la transazione, i nomi dei documenti, il volume dei dati che passano da quella transazione ed il lead time medio della connessione
Il sistema identifica, ad esempio:
quantità (qty, quantità, qta),
valori economici (prezzi, importi, costi),
riferimenti ad altri documenti (numero ordine, riferimento DDT, documento origine).
A partire da queste informazioni, il process mining:
ricostruisce i collegamenti tra i documenti,
evidenzia i cicli operativi completi,
mostra i colli di bottiglia,
analizza il timing tra un documento e l’altro (lead time, attese, ritardi),
visualizza le connessioni in base a causali, stati e sequenze reali.
Il risultato è una rappresentazione chiara e oggettiva dei processi aziendali, basata sui dati.
Nell’immagine sopra sono stati selezionati due valori diversi sull’asse delle ascisse (quantità e valore economico)
Cliccando su forecast AI è possibile verificare il forecast dei dati (per il forecast viene utilizzato l’algoritmo che ha un errore di predizione minore)
4. Dashboard, analisi avanzata e forecast per singolo documento
Il process mining di IG non si limita alla mappatura dei flussi. È possibile selezionare uno specifico documento o una tipologia di processo e accedere a una dashboard dedicata, che mostra:
indicatori chiave (KPI),
valori aggregati,
trend storici.
Inoltre, il sistema integra un modulo di forecasting avanzato:
il forecast viene calcolato utilizzando l’algoritmo con errore di predizione minimo, selezionato automaticamente,
viene mostrata anche una descrizione del modello utilizzato, a supporto della trasparenza decisionale.
Questo consente di passare dall’analisi AS-IS a una visione predittiva, utile per pianificazione, controllo di gestione e operations.
Caso d’uso: azienda produttrice di bicchieri di plastica
Immaginiamo un’azienda manifatturiera che produce bicchieri di plastica per il settore alimentare.
L’azienda utilizza un gestionale per gestire:
ordini clienti,
pianificazione della produzione,
approvvigionamenti di materia prima,
logistica e fatturazione.
Analisi AS-IS con il Process Mining di IG
Esportando dal gestionale i documenti in Excel, l’azienda utilizza il process mining di InformaticaGestionale.it per:
ricostruire il flusso reale dall’ordine cliente alla fattura,
analizzare i tempi tra ordine, produzione, spedizione e fatturazione,
individuare colli di bottiglia, ad esempio ritardi nella produzione o nell’approvvigionamento del granulo plastico,
comprendere le relazioni tra ordini, lotti di produzione e DDT.
Valore per il business
Grazie alle dashboard e al forecasting:
il responsabile operations può prevedere i volumi futuri di produzione,
il controllo di gestione ottiene stime affidabili dei ricavi,
la direzione individua aree di miglioramento basate su dati oggettivi.
Il risultato è una maggiore efficienza operativa, una migliore pianificazione e decisioni più rapide e informate.
Conclusione
Il Process Mining di InformaticaGestionale.it rappresenta uno strumento strategico per tutte le aziende che vogliono:
capire davvero come funzionano i propri processi,
ottimizzare tempi e costi,
trasformare i dati del gestionale in valore concreto.
Partendo da semplici file Excel, IG consente di passare dall’analisi AS-IS a una gestione evoluta, predittiva e data-driven dei processi aziendali.
Guida pratica per migliorare efficienza, controllo e digitalizzazione
Lo studio dei processi operativi aziendali è una delle attività chiave per migliorare l’efficienza, ridurre i costi e supportare l’innovazione digitale. In ambito di informatica gestionale, analizzare correttamente i processi significa creare le basi per sistemi informativi efficaci, ERP ben configurati e decisioni basate su dati reali.
In questo articolo vedremo come affrontare in modo strutturato lo studio dei processi operativi, quali strumenti utilizzare e quali errori evitare.
Cosa si intende per processi operativi aziendali? I processi operativi sono l’insieme delle attività che permettono all’azienda di creare valore per il cliente.
Alcuni esempi: – Gestione ordini e vendite – Produzione e logistica – Acquisti e approvvigionamenti – Amministrazione, finanza e controllo – Assistenza clienti
Ogni processo coinvolge persone, informazioni, strumenti informatici e regole decisionali.
Perché studiare i processi operativi? Lo studio dei processi non è solo un esercizio teorico, ma un’attività strategica che consente di: – Individuare inefficienze e colli di bottiglia – Migliorare la qualità dei dati aziendali – Supportare l’implementazione di software gestionali (ERP, CRM, BI) – Standardizzare le attività – Aumentare controllo e tracciabilità In molti progetti IT falliti, il problema non è la tecnologia, ma processi non analizzati o mal definiti. Le fasi dello studio dei processi operativi aziendali
Definizione degli obiettivi Prima di iniziare, è fondamentale chiarire perché si sta analizzando un processo: Riduzione dei costi Digitalizzazione Miglioramento del servizio Adeguamento normativo Obiettivi chiari evitano analisi dispersive.
Mappatura del processo “as-is” La mappatura descrive il processo così com’è oggi, senza giudizi. In questa fase si raccolgono informazioni tramite: Interviste agli operatori Osservazione diretta Analisi di documenti e report Studio dei flussi informativi nei sistemi Strumenti utili: Diagrammi di flusso BPMN (Business Process Model and Notation) Swimlane diagram
Analisi critica del processo Una volta mappato il processo, si analizzano: Attività ridondanti Attese inutili Errori frequenti Dipendenze manuali Scarsa integrazione tra sistemi Domande chiave: Questa attività aggiunge valore? Può essere automatizzata? È necessaria o solo storica?
Progettazione del processo “to-be” Il processo “to-be” rappresenta come dovrebbe funzionare il processo dopo il miglioramento. In questa fase si introducono: Automazioni Nuovi strumenti informatici Regole decisionali chiare Migliore integrazione dei dati È importante che il processo “to-be” sia realistico, sostenibile e condiviso.
Validazione e condivisione Il nuovo processo va discusso con: Responsabili di funzione Utenti operativi IT e controllo di gestione La condivisione riduce la resistenza al cambiamento e migliora l’adozione.
Implementazione e monitoraggio Lo studio dei processi non finisce con il disegno: Il processo va implementato nei sistemi informativi Devono essere definiti KPI di monitoraggio È necessario un miglioramento continuo Un processo non misurato è un processo non governato. Il ruolo dell’informatica gestionale L’informatica gestionale trasforma i processi in flussi di dati strutturati, permettendo: Automazione operativa Reporting in tempo reale Supporto alle decisioni Scalabilità del business Un buon processo è il prerequisito di qualsiasi sistema informativo efficace. Errori comuni da evitare Analizzare solo il software e non il processo Coinvolgere troppo tardi gli utenti Disegnare processi ideali ma irrealizzabili Non documentare le decisioni prese
Conclusione Lo studio dei processi operativi aziendali è un’attività fondamentale per chi si occupa di gestione, organizzazione e sistemi informativi. Un’analisi strutturata consente di migliorare le performance aziendali e di sfruttare appieno il potenziale delle tecnologie digitali. In un contesto sempre più competitivo, processi ben progettati e sistemi informativi coerenti fanno la differenza.
InformaticaGestionale.it ha trovato per voi una soluzione completamente opensource per la gestione dell’IIOT (industrial Internet Of Things). Una soluzione per la quale è possibile richiedere anche i super incentivi messi a disposizione dal governo.
Questa soluzione è l’insieme di diverse tecnologie open source riconosciute a livello internazionale:
IdempiereERP: classico ERP per la gestione di diverse aree aziendali in maniera centralizzata (centralizzazione ed ottimizzazione delle informazioni aziendali; dai dati di amministrazione, fino alla gesitone dei materiali ecc…)
NodeRed: è il prodotto opensource che permette l’integrazione degli “oggetti” industriali al nostro ERP. Sfruttando il plugin IdempiereBPM è possibile assegnare un flusso di stati (con le condizioni di avanzamento) direttamente sugli oggetti (macchine industriali o asset aziendali)
FlowItems: è un’applicazione web-oriented per smartphone che rende più agevole l’accesso alle informazioni direttamente sugli “oggetti” aziendali attraverso NFC o QRCode.
grazie a questa soluzione i campi di applicazione possono essere di vario tipo: gestione dei beni aziendali, gestione delle macchine industriali, gestione di qualsiasi oggetto fisico che produce costi e ricavi per l’azienda, gestione stati di avanzamento, gestione dello storico di avanzamento.
E’ possibile integrare le funzionalità di un normale ERP (presenze dipendenti, turni di lavorazione, anagrafiche clienti e fornitori…) con la lavorazione delle macchine industriali oppure con asset e materiali di altro tipo.
first of all we have to create the states of this process: request, send, purchase order
create a new template for the business process
open the “process configurator” window and create new one like in the picture
insert some metadata
now pass in the “transaction” tab and create new lines fro each transaction: 1. contact -> request
insert an error message in case of transaction is blocked. In our example the transaction will blocked if the customer info is not inserted to theprocess window
then open the condition tab and create the condition about the customer info. The knowledge of the database is recommended
go back to the transaction tab and insert the others transaction: 2. request -> send
this transaction will be done only if the product requested by the customer has quantity > 16 items in the storage. Otherwise the transaction goes to “purchase order”
this transaction is a fork and in the process configurator is represented by two transaction from the same to different states.
in the condition on this transaction the product qty in the storage has to be > than 16
so we have to insert another condition line where we specified that the qtyOnHand must to be > than 16
the next transaction: 3. request->purchase order
the transaction is verified only if the product qty in the storage is minor of 16
In this demonstration we want to start some instance process using the purchase process template created before.
Try to start a process without inserting customer info. If we press on the “next step” button the system show us the error “no customer info” configurated on the template .
Now we start other instance of the same template for seeing the next step of the process.
Try to insert inside the process window a product with a qty<15 in the storage. If we press the “next step” button the system automatically bring the process on the “purchase order” state (as we have configured in the process configurator)
If we try to insert inside the process window a product with a qty>15 in the storage and press the “next step” button the system automatically bring the process on the “send” state (as we have configured in the process configurator)
at the finish we can check all the process state history inside the process window
InformaticaGestionale.it ha adattato il configuratore di processo anche per il sistema ERP IDempiere.
Il plugin consente di ottenere enormi vantaggi in termini di riduzione dei tempi e costi di processo. In seguito abbiamo inserito alcuni video per l’installazione sul sistema opensource Idempiere eper la configurazione di un semplice processo operativo.
esempio di un processo
E’ ora possibile scaricare il plugin ed installarlo direttamente sulla vostra istanza IDempiere senza nessun problema.
installazione configuratore di processo su IDempiere
Con questo tutorial mostreremo come configurare un processo per un’azienda di logistica con Adempiere process Configurator. Il motore BPM creato sul gestionale Adempiere 380.
Il processo prevede 5 stati. Dal “pick up” presso il cliente alla spedizione verso “big warehouse” nel caso in cui il prodotto pesi più di 100 kg, o verso “small warehouse” nel caso in cui il prodotto pesi meno di 100 kg.
Primo step
Customizzazione della finestra per la gestione del processo a partire dal processo template “Business Process Configurator”.
Secondo step
Creazione del flusso operativo ed utilizzo da parte di un operatore.
per informazioni contattate: info @ informaticagestionale.it
Gestione del processo di riparazione dei veicoli in un autofficina.
customizzazione della maschera del processo
configurazione del processo operativo con stati e condizioni
gestione del processo da parte degli operatori: dalla chiamata del cliente fino alla riparazione complet
1. Customizzazione maschera di processo
Entrare in SystemAdmin, aprire la maschera Window/Tab e creare una nuova finestra “Repairs“. Copiare tutti i tab e field dalla finestra template Business Process Flow.
2. Configurazione del processo di riparazione
Vogliamo configurare il seguente processo
processo di riprazione veicolo in un autofficina
La configurazione dei processi avviene in due fasi:
inserimento degli stati del processo
inserimento delle transazioni tra gli stati con relative condizioni di avanzamento
Nel flusso operativo lo stato “in house” possiede una ramificazione: verso “Repair” se il pezzo di ricambio (nel nostro esempio il motore) è presente in magazzino . Verso “Waiting for spare parts” se il motore non è presente in magazzino. In questo caso sarà possibile prelevare tutti i processi in stato “waiting for spare parts” e creare automaticamente ordini di acquisto ai fornitori.
3. Gestione processo di riparazione da parte degli operatori
La gestione operativa del processo avviene da qualsiasi operatore abilitato attraverso una sola maschera (la maschera customizzata al punto 1).
Su questa maschera è possibile inserire tutte le informazioni di cui necessita il processo
Nel video un esempio di configurazione del processo ed esecuzione da parte di un operatore.
Vedremo come verranno effettuati i vari passaggi di stato. In particolare dallo stato “in house” mostreremo come si comporta il sistema nel caso il motore non è disponibile con qty > 1 in magazzino. Dopo di che, facciamo entrare in magazzino altre 100 unità motore, rimettiamo lo stato su “in house” e vedremo come si comporta il sistema nel caso in cui il motore è disponibile.
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