BPM

Il Process Mining di InformaticaGestionale.it

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Nel contesto aziendale attuale, caratterizzato da processi sempre più complessi e da una crescente disponibilità di dati, comprendere come funzionano realmente i processi operativi è diventato un fattore critico di competitività.
Il Process Mining di InformaticaGestionale.it (IG) nasce proprio con questo obiettivo: trasformare i dati già presenti nel gestionale in conoscenza operativa, supportando decisioni basate su evidenze oggettive.

Cos’è il Process Mining e perché è strategico

Il process mining è una disciplina che consente di ricostruire, analizzare e ottimizzare i processi aziendali reali (AS-IS) partendo dai dati generati dai sistemi informativi.
A differenza delle mappature teoriche o delle interviste, il process mining si basa su ciò che accade realmente, utilizzando le tracce digitali lasciate dai documenti e dalle transazioni.

Il process mining di InformaticaGestionale.it permette di:

  • individuare inefficienze e colli di bottiglia,
  • analizzare tempi e sequenze operative,
  • comprendere le relazioni tra documenti e cicli aziendali,
  • supportare la pianificazione e il forecasting.

Il tutto senza modificare il gestionale, ma partendo semplicemente dalle sue esportazioni dati.

Come funziona il Process Mining di InformaticaGestionale.it

1. Import intelligente di file Excel dal gestionale

Il punto di partenza è l’importazione di uno o più file Excel, tipicamente derivanti dall’esportazione del gestionale aziendale.
I file possono contenere:

  • documenti di testata (ordini, fatture, DDT, movimenti di magazzino, ecc.),
  • righe di documento, con dettagli su articoli, quantità, valori economici e riferimenti.

Il sistema è progettato per lavorare con strutture eterogenee, tipiche dei diversi ERP presenti sul mercato.

cliccando su carica file in alto a destra è possibile caricare uno o più excel

2. Classificazione automatica dei documenti per ciclo aziendale

Una volta importati i dati, il process mining di IG cataloga in modo intelligente i documenti, riconoscendo automaticamente il contesto operativo di appartenenza, ad esempio:

  • Ciclo Attivo (offerte, ordini clienti, DDT, fatture),
  • Ciclo Passivo (ordini fornitori, carichi, fatture di acquisto),
  • Operations e Logistica,
  • Produzione.

Questa classificazione consente di avere una visione chiara e strutturata dei flussi, anche in aziende con processi articolati e trasversali.

Una volta importati gli excel è possibile modificare i documenti nella colonna a sinistra. E’ anche possibile aggiungere documento custom

E’ possibile modificare la tipologia delle colonne per ogni documento importato. In questo modo si possono identificare le colonne che sono riferimenti verso altri documenti, le colonne “causali” che creano nuove connessioni con il documento di destinazione, le colonne di tipo quantità, valore economico, valore data.

3. Riconoscimento automatico delle colonne e analisi dei collegamenti

Uno degli elementi distintivi del process mining di InformaticaGestionale.it è la capacità di riconoscere automaticamente il significato delle colonne Excel, anche quando i nomi non sono standard.

Cliccando su una connessione si apre una finestra di dialogo in basso a sinistra con i dettagli della transazione dal documento di origine (ordine cliente) a quello di destinazione (DDT): la causale che ha generato la transazione, i nomi dei documenti, il volume dei dati che passano da quella transazione ed il lead time medio della connessione

Il sistema identifica, ad esempio:

  • quantità (qty, quantità, qta),
  • valori economici (prezzi, importi, costi),
  • riferimenti ad altri documenti (numero ordine, riferimento DDT, documento origine).

A partire da queste informazioni, il process mining:

  • ricostruisce i collegamenti tra i documenti,
  • evidenzia i cicli operativi completi,
  • mostra i colli di bottiglia,
  • analizza il timing tra un documento e l’altro (lead time, attese, ritardi),
  • visualizza le connessioni in base a causali, stati e sequenze reali.

Il risultato è una rappresentazione chiara e oggettiva dei processi aziendali, basata sui dati.

Nell’immagine sopra sono stati selezionati due valori diversi sull’asse delle ascisse (quantità e valore economico)

Cliccando su forecast AI è possibile verificare il forecast dei dati (per il forecast viene utilizzato l’algoritmo che ha un errore di predizione minore)

4. Dashboard, analisi avanzata e forecast per singolo documento

Il process mining di IG non si limita alla mappatura dei flussi.
È possibile selezionare uno specifico documento o una tipologia di processo e accedere a una dashboard dedicata, che mostra:

  • indicatori chiave (KPI),
  • valori aggregati,
  • trend storici.

Inoltre, il sistema integra un modulo di forecasting avanzato:

  • il forecast viene calcolato utilizzando l’algoritmo con errore di predizione minimo, selezionato automaticamente,
  • viene mostrata anche una descrizione del modello utilizzato, a supporto della trasparenza decisionale.

Questo consente di passare dall’analisi AS-IS a una visione predittiva, utile per pianificazione, controllo di gestione e operations.

Caso d’uso: azienda produttrice di bicchieri di plastica

Immaginiamo un’azienda manifatturiera che produce bicchieri di plastica per il settore alimentare.

L’azienda utilizza un gestionale per gestire:

  • ordini clienti,
  • pianificazione della produzione,
  • approvvigionamenti di materia prima,
  • logistica e fatturazione.

Analisi AS-IS con il Process Mining di IG

Esportando dal gestionale i documenti in Excel, l’azienda utilizza il process mining di InformaticaGestionale.it per:

  • ricostruire il flusso reale dall’ordine cliente alla fattura,
  • analizzare i tempi tra ordine, produzione, spedizione e fatturazione,
  • individuare colli di bottiglia, ad esempio ritardi nella produzione o nell’approvvigionamento del granulo plastico,
  • comprendere le relazioni tra ordini, lotti di produzione e DDT.

Valore per il business

Grazie alle dashboard e al forecasting:

  • il responsabile operations può prevedere i volumi futuri di produzione,
  • il controllo di gestione ottiene stime affidabili dei ricavi,
  • la direzione individua aree di miglioramento basate su dati oggettivi.

Il risultato è una maggiore efficienza operativa, una migliore pianificazione e decisioni più rapide e informate.

Conclusione

Il Process Mining di InformaticaGestionale.it rappresenta uno strumento strategico per tutte le aziende che vogliono:

  • capire davvero come funzionano i propri processi,
  • ottimizzare tempi e costi,
  • trasformare i dati del gestionale in valore concreto.

Partendo da semplici file Excel, IG consente di passare dall’analisi AS-IS a una gestione evoluta, predittiva e data-driven dei processi aziendali.

Come fare lo studio dei processi operativi aziendali

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Guida pratica per migliorare efficienza, controllo e digitalizzazione


Lo studio dei processi operativi aziendali è una delle attività chiave per migliorare l’efficienza, ridurre i costi e supportare l’innovazione digitale. In ambito di informatica gestionale, analizzare correttamente i processi significa creare le basi per sistemi informativi efficaci, ERP ben configurati e decisioni basate su dati reali.


In questo articolo vedremo come affrontare in modo strutturato lo studio dei processi operativi, quali strumenti utilizzare e quali errori evitare.


Cosa si intende per processi operativi aziendali?
I processi operativi sono l’insieme delle attività che permettono all’azienda di creare valore per il cliente.

Alcuni esempi:
– Gestione ordini e vendite
– Produzione e logistica
– Acquisti e approvvigionamenti
– Amministrazione, finanza e controllo
– Assistenza clienti

Ogni processo coinvolge persone, informazioni, strumenti informatici e regole decisionali.

Perché studiare i processi operativi?
Lo studio dei processi non è solo un esercizio teorico, ma un’attività strategica che consente di:
– Individuare inefficienze e colli di bottiglia
– Migliorare la qualità dei dati aziendali
– Supportare l’implementazione di software gestionali (ERP, CRM, BI)
– Standardizzare le attività
– Aumentare controllo e tracciabilità
In molti progetti IT falliti, il problema non è la tecnologia, ma processi non analizzati o mal definiti.
Le fasi dello studio dei processi operativi aziendali

AS-IS e TO-BE
  1. Definizione degli obiettivi
    Prima di iniziare, è fondamentale chiarire perché si sta analizzando un processo:
    Riduzione dei costi
    Digitalizzazione
    Miglioramento del servizio
    Adeguamento normativo
    Obiettivi chiari evitano analisi dispersive.
  2. Mappatura del processo “as-is”
    La mappatura descrive il processo così com’è oggi, senza giudizi.
    In questa fase si raccolgono informazioni tramite:
    Interviste agli operatori
    Osservazione diretta
    Analisi di documenti e report
    Studio dei flussi informativi nei sistemi
    Strumenti utili:
    Diagrammi di flusso
    BPMN (Business Process Model and Notation)
    Swimlane diagram
  3. Analisi critica del processo
    Una volta mappato il processo, si analizzano:
    Attività ridondanti
    Attese inutili
    Errori frequenti
    Dipendenze manuali
    Scarsa integrazione tra sistemi
    Domande chiave:
    Questa attività aggiunge valore?
    Può essere automatizzata?
    È necessaria o solo storica?
  4. Progettazione del processo “to-be”
    Il processo “to-be” rappresenta come dovrebbe funzionare il processo dopo il miglioramento.
    In questa fase si introducono:
    Automazioni
    Nuovi strumenti informatici
    Regole decisionali chiare
    Migliore integrazione dei dati
    È importante che il processo “to-be” sia realistico, sostenibile e condiviso.
  5. Validazione e condivisione
    Il nuovo processo va discusso con:
    Responsabili di funzione
    Utenti operativi
    IT e controllo di gestione
    La condivisione riduce la resistenza al cambiamento e migliora l’adozione.
  6. Implementazione e monitoraggio
    Lo studio dei processi non finisce con il disegno:
    Il processo va implementato nei sistemi informativi
    Devono essere definiti KPI di monitoraggio
    È necessario un miglioramento continuo
    Un processo non misurato è un processo non governato.
    Il ruolo dell’informatica gestionale
    L’informatica gestionale trasforma i processi in flussi di dati strutturati, permettendo:
    Automazione operativa
    Reporting in tempo reale
    Supporto alle decisioni
    Scalabilità del business
    Un buon processo è il prerequisito di qualsiasi sistema informativo efficace.
    Errori comuni da evitare
    Analizzare solo il software e non il processo
    Coinvolgere troppo tardi gli utenti
    Disegnare processi ideali ma irrealizzabili
    Non documentare le decisioni prese

Conclusione
Lo studio dei processi operativi aziendali è un’attività fondamentale per chi si occupa di gestione, organizzazione e sistemi informativi. Un’analisi strutturata consente di migliorare le performance aziendali e di sfruttare appieno il potenziale delle tecnologie digitali.
In un contesto sempre più competitivo, processi ben progettati e sistemi informativi coerenti fanno la differenza.

Industria 4.0: Nodered + BPM + IdempiereERP + FlowItems

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InformaticaGestionale.it ha trovato per voi una soluzione completamente opensource per la gestione dell’IIOT (industrial Internet Of Things). Una soluzione per la quale è possibile richiedere anche i super incentivi messi a disposizione dal governo.

Questa soluzione è l’insieme di diverse tecnologie open source riconosciute a livello internazionale:

IdempiereERP: classico ERP per la gestione di diverse aree aziendali in maniera centralizzata (centralizzazione ed ottimizzazione delle informazioni aziendali; dai dati di amministrazione, fino alla gesitone dei materiali ecc…)

IdempiereBPM: è un plugin installato sull’ERP Idempiere per la gestione dei flussi operativi, direttivi e strategici aziendali. E’ possibile assegnare una sequenza di stati a qualsiasi flusso informativo.

NodeRed: è il prodotto opensource che permette l’integrazione degli “oggetti” industriali al nostro ERP. Sfruttando il plugin IdempiereBPM è possibile assegnare un flusso di stati (con le condizioni di avanzamento) direttamente sugli oggetti (macchine industriali o asset aziendali)

FlowItems: è un’applicazione web-oriented per smartphone che rende più agevole l’accesso alle informazioni direttamente sugli “oggetti” aziendali attraverso NFC o QRCode.

grazie a questa soluzione i campi di applicazione possono essere di vario tipo: gestione dei beni aziendali, gestione delle macchine industriali, gestione di qualsiasi oggetto fisico che produce costi e ricavi per l’azienda, gestione stati di avanzamento, gestione dello storico di avanzamento.

E’ possibile integrare le funzionalità di un normale ERP (presenze dipendenti, turni di lavorazione, anagrafiche clienti e fornitori…) con la lavorazione delle macchine industriali oppure con asset e materiali di altro tipo.

per chi volesse approfondire

http://www.interofthings.com/contacts/

 

FlowItems: come tenere traccia dei propri asset aziendali

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FlowItems è una webapp che consente la tracciabilita e la condivisione di qualsiasi bene aziendale.

https://youtu.be/2RK2XVTB4NM

Funziona con un normalissimo smartphone ed attraverso qrcode o Tag NFC applicato su un particolare dispositivo è possibile:

  1. tenere traccia in ogni momento dello stato in cui si trova l’oggetto
  2. Fare un check in sull’oggetto in modo da prenderlo in carico
  3. Consultare i dettagli dell’oggetto
  4. Conoscere lo storico dell’oggetto

Per qualsiasi informazione consultare il sito web di riferimento:

www.interofthings.com

How to use BPM for Idempiere: create a template

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  • first of all we have to create the states of this process: request, send, purchase order

1_createStates

  • create a new template for the business process
  • open the “process configurator” window and create new one like in the picture
  • insert some metadata

 

2_createTemplate

  • now pass in the “transaction” tab and create new lines fro each transaction: 1. contact -> request
  • insert an error message in case of transaction is blocked. In our example the transaction will blocked if the customer info is not inserted to theprocess window

3_transactionContactRequest

  • then open the condition tab and create the condition about the customer info. The knowledge of the database is recommended

4_conditionContactRequest

  • go back to the transaction tab and insert the others transaction: 2. request -> send

5_transactionSend

  • this transaction will be done only if the product requested by the customer has quantity > 16 items in the storage. Otherwise the transaction goes to “purchase order”
  • this transaction is a fork and in the process configurator is represented by two transaction from the same to different states.
  • in the condition on this transaction the product qty in the storage has to be > than 16

6_conditionSend

 

  • so we have to insert another condition line where we specified that the qtyOnHand must to be > than 16

 

6a_conditionSend

 

  • the next transaction: 3. request->purchase order

7_transactionPurchaseOrder

  • the transaction is verified only if the product qty in the storage is minor of 16

15_conditionRequestPurchase

BPM Idempiere: try the template and create the first instance of the process

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In this demonstration we want to start some instance process using the purchase process template created before.

Try to start a process without inserting customer info. If we press on the “next step” button the system show us the error “no customer info” configurated on the template .

9_newInstanceProcess

10_error

Now we start other instance of the same template for seeing the next step of the process.

Try to insert inside the process window a product with a qty<15 in the storage. If we press the “next step” button the system automatically bring the process on the “purchase order” state (as we have configured in the process configurator)

13_POTransactionProductQty

If we try to insert inside the process window a product with a qty>15 in the storage and press the “next step” button the system automatically bring the process on the “send” state (as we have configured in the process configurator)

 

12_sendTransactionProductrQty

 

at the finish we can check all the process state history inside the process window

14_history

Idempiere e configuratore di processo: un BPM completamente integrato in un ERP

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InformaticaGestionale.it ha adattato il configuratore di processo anche per il sistema ERP IDempiere.

Il plugin consente di ottenere enormi vantaggi in termini di riduzione dei tempi e costi di processo. In seguito abbiamo inserito alcuni video per l’installazione sul sistema opensource Idempiere eper la configurazione di un semplice processo operativo.

esempio di un processo
esempio di un processo

E’ ora possibile scaricare il plugin ed installarlo direttamente sulla vostra istanza IDempiere senza nessun problema.

installazione configuratore di processo su IDempiere

https://www.youtube.com/watch?v=Gs2o3Ht3Ync

 

esempio di utilizzo del configuratore di processo

https://www.youtube.com/watch?v=PBT6DFL3ujM

 

pagina di download su SourceForge

http://sourceforge.net/projects/idempiereprocessconfigurator/

Adempiere BPM – Caso d’uso: gestione processo per un’azienda di logistica

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Con questo tutorial mostreremo come configurare un processo per un’azienda di logistica con Adempiere process Configurator. Il motore BPM creato sul gestionale Adempiere 380.

processo logistics company

Il processo prevede 5 stati. Dal “pick up” presso il cliente alla spedizione verso “big warehouse” nel caso in cui il prodotto pesi più di 100 kg, o verso “small warehouse” nel caso in cui il prodotto pesi meno di 100 kg.

Primo step

Customizzazione della finestra per la gestione del processo a partire dal processo template “Business Process Configurator”.

Secondo step

Creazione del flusso operativo ed utilizzo da parte di un operatore.

per informazioni contattate: info @ informaticagestionale.it

http://www.slideshare.net/giocaf/use-case-adempiere-bpm-logistics

BPM – Adempiere Process Configurator – Caso d’uso: Autofficina riparazione veicoli

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Caso d’uso

Gestione del processo di riparazione dei veicoli in un autofficina.

  1. customizzazione della maschera del processo
  2. configurazione del processo operativo con stati e condizioni
  3. gestione del processo da parte degli operatori: dalla chiamata del cliente fino alla riparazione complet

 

1. Customizzazione maschera di processo

Entrare in SystemAdmin, aprire la maschera Window/Tab e creare una nuova finestra “Repairs“. Copiare tutti i tab e field dalla finestra template Business Process Flow.

 

2. Configurazione del processo di riparazione

Vogliamo configurare il seguente processo

processo di riprazione veicolo in un autofficina
processo di riprazione veicolo in un autofficina

La configurazione dei processi avviene in due fasi:

  • inserimento degli stati del processo
  • inserimento delle transazioni tra gli stati con relative condizioni di avanzamento

Nel flusso operativo lo stato “in house” possiede una ramificazione: verso “Repair” se il pezzo di ricambio (nel nostro esempio il motore) è presente in magazzino . Verso “Waiting for spare parts” se il motore non è presente in magazzino. In questo caso sarà possibile prelevare tutti i processi in stato “waiting for spare parts” e creare automaticamente ordini di acquisto ai fornitori.

 

3. Gestione processo di riparazione da parte degli operatori

La gestione operativa del processo avviene da qualsiasi operatore abilitato attraverso una sola maschera (la maschera customizzata al punto 1).

Su questa maschera è possibile inserire tutte le informazioni di cui necessita il processo

Nel video un esempio di configurazione del processo ed esecuzione da parte di un operatore.

Vedremo come verranno effettuati i vari passaggi di stato. In particolare dallo stato “in house” mostreremo come si comporta il sistema nel caso il motore non è disponibile con qty > 1 in magazzino. Dopo di che, facciamo entrare in magazzino altre 100 unità motore, rimettiamo lo stato su “in house” e vedremo come si comporta il sistema nel caso in cui il motore è disponibile.

SlideShare:

http://www.slideshare.net/giocaf/use-case-adempiere-bpm

Adempiere Process Configurator (BPM) su Adempiere 380

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Informaticagestionale.it con il suo team di lavoro ha appena rilasciato Adempiere Process Configurator per la versione 380.

Il configuratore di processo di Adempiere può essere utilizzato anche stand-alone, quindi, senza l’integrazione con gli altri moduli ERP.

Punti chiave del configuratore di processo:

  1. disegno dei processi aziendali
  2. implementazione dei workflow operativi con stati e transazioni
  3. implementazione delle condizioni per il passaggio da uno stato all’altro completamente integrate nel sistema ERP. (in ogni condizione è possibile selezionare qualsiasi tabella e colonna dell’ERP. In questo modo è possibile creare condizioni sulle tabelle delle anagrafiche clienti)
  4. storico per ogni avanzamento di processo
  5. gestione delle ramificazioni dei processi in base alle condizioni verificate
  6. facilmente customizzabile per qualsiasi tipo di processo: possibilità di personalizzare le maschere ed adattarle al proprio processo.
  7. gestione delle eccezioni di processo
  8. semplice e veloce implementazione dei processi disponibili in tempo reale su tutta l’azienda

Obiettivi del configuratore di processo:

  1. ottimizzazione dei processi aziendali
  2. standardizzazione dei processi
  3. riduzione dei tempi e dei costi di processo
  4. controllo puntuale su tutti i processi operativi
  5. gli operatori dovranno soltanto eseguire il proprio lavoro e poi cliccare sulla maschera “avanza processo“. Al resto ci pensa il sistema. Oltre ad avere tutte le informazioni sulla maschera (il sistema avvisa l’operatore nel caso in cui manchino i dati) l’applicativo gestisce l’avanzamento degli stati senza creare spiacevoli eccezioni.
  6. Ottimizzzione dei flussi informativi aziendali

http://www.slideshare.net/giocaf/adempiere-process-configurator

per informazioni contattateci: info @ informaticagestionale.it