In che modo evitare il fallimento di un gestionale aziendale?

Un gestionale aziendale può considerarsi fallito se non raggiunge gli obiettivi per i quali è stato avviato il progetto.

Un gestionale può considerarsi fallito non solo se non risponde alle esigenze aziendali ma anche se ha peggiorato la sua situazione AS-IS. Quindi, se ha complicato i processi operativi, se non viene sfruttato per tutte le sue potenzialità, se oltre a sfruttarne le potenzialità non vengono ottimizzati i processi aziendali…

Per capire meglio il problema del fallimento di un gestionale aziendale immaginiamo che un’impresa voglia ristrutturare tutto il sistema informativo aziendale. L’azienda acquista a questo punto il gestionale migliore presente sul mercato.
Fino ad oggi l’organizzazione ha sempre gestito la maggiorparte dei propri processi in maniera non informatizzata. L’obiettivo della ristrutturazione è quindi l’automazione dei propri processi con conseguente miglioramento della qualità, dei tempi e dei costi di processo.
Purtroppo, a distanza di qualche mese o anni dalla ristrutturazione, ci si rende conto che il nuovo sistema gestionale non solo non ha raggiunto gli obiettivi ma ha anche ottenuto l’effetto contrario.

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Per la mia azienda è meglio un gestionale costruito ad-hoc oppure un gestionale integrato?

Si potrebbe dare una risposta rispondendo a quest’altra domanda: preferite un gestionale che a partire da zero (o da un modulo già installato in azienda) venga a poco alla volta sviluppato per le nuove necessità aziendali oppure un gestionale che a partire da una vastità di funzionalità venga a poco alla volta ritagliato e configurato per le effettive necessità aziendali?

Per aiutarvi nella risposta vi forniremo alcuni spunti di riflessione.

Il primo parametro che incide molto sulla risposta potrebbe essere il costo dell’ investimento.  “Costa di meno farmi costruire un gestionale ad-hoc soltanto per le mie necessità piuttosto che comprare da subito un gestionale integrato e poi farmelo ritagliare su misura”. Questo è quello che pensano molti imprenditori prima di affrontare un investimento. In realtà non è detto che costa di meno farsi costruire da zero un gestionale aziendale.

Faccio un esempio,
se un imprenditore volesse gestire il suo magazzino in modo tale che al di sotto di un certo valore di soglia minima in stock parta in automatico un ordine di acquisto materiali, in che modo potrebbe affrontare il progetto?

Potrebbe decidere di costruire un software ad-hoc. Sicuramente gli costa poco e segue perfettamente le specifiche da lui richieste. In realtà, però, in questo modo non è stato previsto lo sviluppo di tutta una parte che è intrinseca nei gestionali aziendali ma che l’imprenditore non conosce: il controllo degli accessi al sistema, la limitazione alle maschere d’inserimento soltanto ad alcuni utenti, il controllo sulla sicurezza e qualità dei dati. Sono tutte caratteristiche che un sistema gestionale dovrebbe avere e che costerebbe molto svilupparle da zero. Molte volte infatti non sono neanche prese in considerazione dagli sviluppatori di software ad-hoc.
Tutte queste funzionalità aggiuntive, invece, sono già presenti in un gestionale integrato perchè sono il frutto di anni di sviluppo. Non solo sono già presenti ma sono anche già state testate dai professionisti in modo tale da rendere più stabile il sistema. Quando si acquista un gestionale integrato, quindi, si acquista anche questo tipo di garanzia.

Tutti gli ulteriori sviluppi del gestionale integrato sono fatti all’interno di un contesto affidabile con la consappevolezza che qualsiasi nuova implementazione non renda instabile il sistema.
I gestionali integrati sono sicuramente più costosi rispetto ad un software ad-hoc.

L’imprenditore potrebbe, comunque, scegliere di acquistare un solo modulo di un gestionale integrato e, nel caso un domani dovesse servire, acquistarne altri all’interno dello stesso sistema.

Nell’esempio di prima un imprenditore potrebbe acquistare soltanto il modulo di magazzino di un gestionale integrato e, in un secondo momento, configurare tale modulo per le esigenze aziendali: configurazione delle locazioni di magazzino, dei piani di riapprovvigionamento, dei gruppi di prodotto, dei processi di entrata ed uscita dei materiali.

Acquistando un gestionale integrato gli verranno fornite anche tutte le garanzie che dovrebbe necessariamente avere un gestionale aziendale: controllo degli accessi utente, controllo della qualità ed affidabilità dei dati, ottimizzazione delle performance del sistema, reportistica, modulo delle anagrafiche ed un alto livello di configurabilità (a livello utente) senza aver bisogno di chiamare il fornitore del gestionale.

Con quale spirito affrontare un nuovo progetto informatico?

Uno degli errori più comuni di un imprenditore che vuole portare in azienda un software gestionale è di non avere la percezione della complessità del progetto. Per questo motivo, molte  volte, i progetti devono essere rifinanziati o addirittura falliscono.
Se il progetto di un nuovo sistema informativo all’interno di un’azienda viene correttamente gestito e pianificato, con il lungo periodo si avranno notevoli miglioramenti in termini di riduzione dei costi e tempi di processo.
Alcuni consigli utili per chi intende affrontare un nuovo progetto informatico:

  1. Fare un’analisi AS-IS dei processi aziendali.
  2. Capire come ottimizzare tali processi al fine di ridurre le criticità aziendali. Esistono numerosi esperti che fanno consulenza su questo tipo di attività.
  3. Capire quale prodotto informatico sarebbe il più adatto con le proprie esigenze aziendali. Anche per questo tipo di attività esistono consulenti esperti.
  4. Affidarsi ad un buon partner aziendale che gestisca, insieme a personale interno aziendale, tutta la migrazione del sistema informatico.