Progetto ERP in azienda, best practice per massimizzarne i vantaggi

Viste le domande che negli anni mi sono pervenute direttamente sul blog InformaticaGestionale.it provo a scrivere qui alcune considerazioni sul tema ERP in azienda.

Inizierei la discussione a partire dalle prime domande alle quali deve rispondere chi gestirà il progetto di migrazione (project owner) del gestionale: chi promuove l’ERP in azienda? quali sono i principali obiettivi che si vogliono raggiungere? quali sono i reali bisogni?

Questo perchè è necessario rendersi conto sin da subito che massimizzare i vantaggi di un progetto ERP in azienda dipende da tantissimi fattori che non riguardano semplicemente una determinata applicazione software.

BEST PRACTICE PER IL CLIENTE PRIMA DI INIZIARE IL PROGETTO

  1. fare una buona analisi AS-IS partendo dall’osservazione diretta dell’operatività e produrre un documento TO-BE con le soluzioni proposte: in alcuni casi, dopo una buona analisi, ci si può rendere conto che non per forza adottare un sistema ERP può essere la soluzione più adatta
  2. automatizzare ed ottimizzare il più possibile i processi aziendali. Un software ERP è più facilmente adattabile su processi ottimizzati e standardizzati. In generale, la reingegnerizzazione dei processi è sempre una buona pratica aziendale.
  3. coinvolgere tutta l’organizzazione nel progetto di migrazione: informare i vari reparti (anche quelli meno impattati) su come cambieranno i processi e quali sono i risultati che si vogliono ottenere. Creare, laddove possibile, enfasi e promuovere in maniera positiva il cambiamento. Quest’attività deve essere fatta in qualsiasi momento ed in qualsiasi situazione, anche (o sopratutto) in caso di “fallimento” del progetto: un fallimento può essere gestito nel tempo in modo da correggere gli errori e cercare di migliorare. La valutazione negativa delle persone al primo ostacolo in merito al cambiamento rende i miglioramenti più difficili da affrontare.
  4. partner e software selection: soltanto dopo aver affrontato la fase di analisi si può procedere con la software e la partner selection. Esistono tantissimi software ERP presenti sul mercato; ognuno ha una propria copertura funzionale che dovrà essere studiata dal responsabile del progetto per capire come integrare l’ERP in azienda e, sopratutto, da dove iniziare.
  5. incaricare un responsabile del progetto: affidare il progetto ad un esperto del settore ERP che lavori per conto del cliente. Può essere un interno oppure un esterno. Non deve essere una persona legata al fornitore per evitare problemi di conflitto di interessi. La persona indicata dovrà conoscere i processi aziendali (abbia almeno partecipato alla fase di analisi), dovrà saper dialogare sia livello tecnico (riesca ad intervenire in caso di soluzioni tecniche non idonee o non ottimizzate) che a livello decisionale sia con i partner che con gli stakeholder aziendali. Dovrà lavorare e collaborare in stretto contatto con i fornitori in modo da mettersi a disposizione per qualsiasi domanda, per visualizzare gli stati di avanzamento, per dare valuazioni sui MVP, per dare feedback, per trasferire le nuove esigenze dei clienti ecc…
  6. contrattualizzare con il fornitore un approccio “agile” che promuova una stretta collaborazione ed una flessibilità tra le parti al fine di raggiungere gli obiettivi prefissati nei tempi e nei costi stabiliti. In buona sostanza: non più “raccolta esigenze”, “sviluppo”, “test” e “deploy” ma un approccio che si basa su continui feedback di valutazione MVP ed in modo che le decisioni possano essere prese anche in tempo reale. Prevedere in questa fase anche le attività di formazione del personale e degli utenti chiave.
  7. contrattualizzare con il fornitore (o includere nel contratto) la manutenzione del software (manutenzione ordinaria meglio se a canone, quella straordinaria di solito definito come “costo a giornata”) specificando chiaramente i campi di applicazione: interventi di aggiornamento del software, bug fixing, prevenzione guasti, adeguamento normative ecc.

BEST PRACTICE PER IL FORNITORE

Il cliente soddisfatto di un progetto ERP è fonte di profitto di lungo periodo ed anche di tanti altri progetti satelliti di innovazione che necessariamente dovranno interagire con l’ERP. Quindi, mantenere un’alto grado di soddisfazione del cliente, si rileva molto vantaggioso in termini economici. Al contrario, avere un basso grado di soddisfazione del cliente equivale anche ad esporsi a problematiche di tipo legale (nel caso in cui il cliente si ritenga danneggiato) e di tipo economico (nel caso in cui il sistema presenta molti bug e necessita di continui interventi per funzionare correttamente. Interventi che, in buona parte, sono a carico del fornitore).

Concludo individuando 3 punti di best practice per il fornitore

  1. interagire continuamente con il cliente ad ogni milestone raggiunto per capire se si sta andando nella direzione corretta e se, nel frattempo, le esigenze non sono cambiate.
  2. eseguire adeguate sessioni di formazione rilasciando anche manuali d’uso. Un cliente che non sa usare l’applicativo, anche se fatto bene, sarà sempre insoddisfatto.
  3. contrattualizzare il lavoro con il cliente focalizzandosi su un approccio di stretta collaborazione e di flessibilità. Il cliente è da considerarsi un partner.

Analizza i tuoi processi aziendali

Vogliamo riproporre a tutti i nostri utenti un test semplicissimo e molto intuitivo su come analizzare i propri processi aziendali.

Il funzionamento è semplice; basta scegliere un processo aziendale,  compilare i campi indicati e rispondere alle domande del quiz.

Alla fine l’applicazione rilascerà un report di analisi del processo valutato.

Il servizio è completamente gratuito. InformaticaGestionale.it non conserverà i dati inseriti e non sarà necessaria alcuna registrazione. Tutte le informazioni inserite servono solo per potervi fornire un buon risultato.

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Informatizzazione Aziendale

Uno dei principali motivi che spinge un’azienda ad adottare un nuovo sistema informatico è l’esigenza di migliorare il proprio livello di informatizzazione. Ciò si tradurrà in una più efficiente gestione dei propri processi e, di conseguenza, in un netto miglioramento dei tempi e dei costi di processo.

Vogliamo ricordare, sopratutto alle piccole e medie imprese che non hanno competenza in materia di sistemi informativi, che non è detto che cambiando un sistema informatico (magari acquisendo un sistema molto più costoso) si possa riscontrare un netto miglioramento dei processi aziendali; anzi, talvolta abbiamo assistito anche a veri e propri peggioramenti.

Per eseguire una buona informatizzazione aziendale sono due le domande alle quali dobbiamo saper rispondere:

1. Qual è la nostra reale esigenza

2. Qual è il software più adatto alla nostra esigenza

Più rispondiamo correttamente a queste domande e più il processo di informatizzazione avrà buon fine.

Per rispondere alla prima domanda è necessario conoscere fino in fondo la nostra reale situazione. Ciò vuol dire che, oltre a ”sentire” l’esigenza per colpa di inefficienze facilmente individuabili (ad esempio: personale oberato di lavoro, mancanza di informazioni tra i vari reparti…), è necessario eseguire un’ analisi dettagliata della propria organizzazione come correttamente illustrato in questo articolo.

Solo con una buona analisi della reale situazione aziendale si avranno in mano le informazioni necessarie per poter avviare progetti di miglioramento. A volte non sarà neanche necessario adottare nuove soluzioni software. Semplicemente, basterebbe modificare alcune impostazioni aziendali per migliorare di molto il flusso informativo e di conseguenza rendere più efficienti i processi.

Devo dire, per esperienza personale, che molte aziende fanno l’errore di passare direttamente alla seconda domanda rischiando, inconsapevolmente, di non beneficiare degli adeguati vantaggi di un software gestionale.

Per rispondere alla seconda domanda è necessario conoscere molto bene i software gestionali presenti sul mercato. L’obiettivo è di “acquisire” un software che risponda esattamente all’esigenza della prima domanda.

Di ogni software bisognerebbe conoscere ad esempio: la copertura funzionale, i dettagli tecnici, i fornitori, la flessibilità, la possibilità di creare facilmente estensioni…Tutto ciò serve ad avere una valutazione oggettiva e decidere se adottare o meno un gestionale.

Bisogna anche tenere in considerazione che di solito, i software gestionali, saranno impiegati in azienda per un periodo medio lungo. Ciò vuol dire che se un software non è adeguato l’azienda dovrà comunque mantenerlo per diverso tempo senza mai ottenere i risultati sperati.

Rispondere alla seconda domanda non è affatto semplice, sopratutto per le piccole e medie imprese che non lavorano nel campo dell’informatica.

Quello che intende fare questo blog è proprio di aiutarvi a rispondere alla seconda domanda:

Quali software sono più adatti alla mia esigenza?

Mettendo in vetrina gestionali di diverso tipo con le caratteristiche funzionali ed i contatti dei fornitori e dandovi la possibilità di effettuare una ricerca accurata attraverso il servizio CercaSoftware

 

Alfresco, un aiuto alla gestione documentale aziendale

Un’altra caratteristica presente in molte aziende PMI è la gestione documentale: fatture, bolle, documenti vari ecc…
Più la quantità dei documenti cartacei è alta e più le aziende si troveranno in difficoltà a gestirla.

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